档案管理的现代化方式

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1分析当前单位档案管理工作的优化

1增强专业性培训在档案管理的优化过程中,尤其是要突出对整个现代化技术的综合平衡运用,要从多方面加强档案工作人员的综合素质和业务能力,在全面认同档案管理重要性的基础上,聘请专业的档案管理人员进行现场的分类指导,鼓励管理人员参加各种档案管理的业务知识培训,从提升自我学习能力、业务处理能力等,提高管理者的各项综合素质,规范档案管理的整个管理过程。2规范档案管理机制单位档案管理是一项综合管理的技术运用,同时要依托强有力的规章制度,建立科学有效、系统化的管理体系,管理手段上也要进行及时的更新,在严格各项规章制度的基础上,明确管理人员的职责,进行统一的管理。在全面形成规范化的业务能力的基础上,进行各种技术的培养,进行统一管理,保证档案管理工作与事业单位的考核和发展同步。

2探讨档案管理的现代化路径

1规范化管理的统一运用模式档案管理要是综合的管理方法,就需要健全各项规章制度,并通过严格的管理机制,从多方面细化管理渠道,形成综合性的运用。一是健全制度规范管理。参照先进档案管理的做法,健全档案转递、借(查)阅、实时登记、保密等有关制度,做到统一档案袋,统一档案材料目录,统一建立花名册、档案登记簿、接收档案登记簿。并督促单位实行专人专管、专柜专存,档案管理步入规范化轨道。二是落实责任巩固成效。将档案管理工作纳入工作年度考核,要求把档案的科学保管作为一项重要基础工作,在人力、财力上给予保障。明确第一责任人、具体责任人。对违反阅档规定和保密制度,利用档案材料营私舞弊者,视情节严格追究责任。同时,成立合督察组,全面督查指导档案管理工作,对工作不力,问题较多的单位进行通报批评。2档案目录与检索的现代化模式建立相应的档案目录是档案管理工作中是一个重点。如今计算机普及事业单位的各个角落,档案目录也完成了手写向计算机打印的转变。在档案目录的管理中,我们可以利用专门的档案管理软件,对档案目录和目录下的相关资料分门别类,然后输入计算机,用软件对录入的内容进行统一规整。如果要调用某个档案,只要输入相关名称,那么档案管理软件就会显示档案的具体目录位置和简要概括,这无疑大大缩短了档案检索的时间。事业单位的档案管理人员在分析各类档案的同时,应划分不同的目录与之对应,以提升检索的准确率。3软件辅助的现代化管理模式在当前的档案管理中,要通过建立各种软件辅助系统,尤其是在档案信息不断规范化的大背景下,对于出现的各种全新信息,要利用计算机软件进行辅助管理,在这样的情况下,能形成综合的管理模式,从当前的现代化技术运用技术来看,比较广泛的档案软件包括有档案归还、借阅系统等,在此基础上可以更好的实现管理上的突破,形成优化的路径。现代化技术主要是应用计算机和网络,文档分离问题和网络安全问题比较严重。因此，在当前的档案管理中,一方面内部应该保证文档的一体化,让档案与文件统一；另一方面,对网络要实施密码控制,及时对网络安全进行测评和安装杀毒软件等来保证档案的安全。并通过“查、补、健、固”四步曲,进一步规范档案管理,有效扭转档案“脏、乱、杂”等现象,发挥出档案的有效作用。

3结语

档案管理离不开现代技术的综合运用,在结合计算机软件开发与单位实际情况的基础上,积极做好档案管理的各项基础工作,包括数据处理、档案规整、查漏补缺、更新处理等多方面的综合措施,尤其是要结合档案管理人员对现代技术的运用能力展开各种技能培训,形成现代化技术综合运用的有效模式,充分发挥出档案管理现代化技术手段的整体功能,提升档案管理的效率。

作者：张丽单位：兖州矿区职工大学