研究档案管理现代化营建

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一、事业单位档案管理的现状

（一）现代化电子办公设备配置不到位现阶段，大多事业单位的档案管理电子设备配置不到位，没有达到电子化档案管理的基本要求，与科学化和规范化的管理的要求存在差距，有一些办公环境较艰苦的事业单位档案室内的物品存放杂乱，必要的防腐、防盗措施没有相应建立，影响了信息的安全性与完整性，也影响了相关信息需求者查询档案的速度与取得信息的可靠性[2]。（二）档案管理体制不够完善网络化、信息化的发展是促使档案管理工作顺利进行的有力保障，现阶段各事业单位在这方面缺少相应的规章制度，科学的管理程序没有完全建立，制约了事业单位档案管理的网络化、信息化的发展步伐。无法充分调动档案室管理工作人员工作的热情，从而影响了工作人员的工作质量。（三）档案查询效率相对较低在现代信息数字化时代，计算机搜索正逐步替代传统的手工搜索方式，但事业单位手工形式档案查阅管理仍然占有较大的比重，这在一定程度上影响了档案查阅的准确度和速度。由于手工查阅档案有一定的局限性，所以在一定程度上也降低了工作人员的工作效率。

二、档案管理网络化、信息化建设路径

在制定事业单位档案管理总体设计规划时，应该结合事业单位整体发展战略规划，制定科学有效的档案管理网络化程序和相应的规章制度，确保工作的顺利开展。重庆生产力促进中心是以促进企业生产力和向社会提供信息化服务为发展目标的事业单位，该中心面向社会提供以下服务：科技交流与培训、为科学技术开发提供投融资服务、为高新电子技术提供公共支持平台、受理与复审各类科技计划项目、为各企业提供信息咨询服务等。该中心在进行档案管理网络化、信息化建设时，首先，应该结合工作职能和规划要求，在应用设备的选型上，购买与之相匹配的软硬件，在专业的管理和维护人员的配备上，注意提高相应的工作技能；其次，在相关档案信息的整理与录入时，要按标准程序的要求，准确和完整录入相关数据，做好相应的数据安全管理工作。

（一）档案管理信息网络化设备选型要与网络化要求相匹配首先，事业单位所选用的设备系统应该具有良好的存储功能和升级能力，使用者可以通过增加扩展模块来提高系统的存储量。这样的存储系统也应该具有较高的扩展性，使用者可以通过网络在线，扩大存储量，同时这样的存储系统也要有很好的自我保护能力。其次，事业单位所选用的系统应该具有较高的可靠性。所采用的陈列产品的磁盘在硬件组成上应该是完全的冗余设计，使系统不存在有单点故障，确保系统的安全运行。最后，事业单位所选用的系统应该具有很好的性能。事业单位所选用的系统应该采用光纤磁盘储存资料，在系统进行升级时不必停机，可进行在线升级。同时，该系统也应该具有良好的开放性，厂家之间能够通过互联了解彼此的产品。（二）提高档案信息的管理人员技能随着时代的发展，网络技术的应用十分广泛，势必要求档案管理人员除了熟练的掌握人工收集纸质文件技能以外，还需要工作人员具备在网络上进行收集各类信息，利用计算机将收集来的信息进行电子化的整理、编目，供需求者查阅等能力。从重庆生产力促进中心人员现状看，工作人员素质普遍较高，具有较好的计算机应用基础，只要中心定期采取多种形式，对工作人员进行相应的培训，不断的更新工作人员的知识结构，就能够使工作人员较快的掌握新的计算机网络应用技术，适应档案室工作数字化管理的要求。（三）重视档案资料整理工作重庆生产力促进中心作为多元化高科技服务单位，应当及时全面的收集各种政治、经济、科技、金融等方面的资料，将收集回来的各种形式的档案按文件的性质和类别进行分类，将相关系的文件整理到一起，以备后期电子化处理。（四）利用高科技术将档案文件及时转换成数字信息档案是记录人类原始实践活动的，它有着丰富的信息资源。事业单位应该利用高科技术和网络系统将收发文件及档案管理融为一体，将各类形式的档案存储为各种形式的电子文档，通过局域网或广域网将计算机内的信息共享，使需求者可以通过文件的名头或相关信息查询到所需资料，并能够下载、打印所需求信息文件，以达到档案信息共享的目的，提高档案使用者查询信息的工作效率，更好的服务于社会。（五）确保事业单位电子档案信息安全重庆生产力促进中心是为社会提供信息服务的机构，同时，也为一些企业解决生产经营过程中发生的问题，这就关系到一些档案资源是不可被共享的，是需要中心为其保密的。为了保证信息共享的同时又能为一些特殊的信息资源保密，就要将档案管理系统里的档案数据与综合档案网络服务器进行分开设置和操作，对于数据库的使用和查询操作应该设置相应的操作权限和口令，防止数据信息被修改和删除，还要建立使用者识别程序，限制无权使用人员查询数据信息，这样不但能够保证保密信息不被泄漏，也能够防止非法破坏者对档案数据施行破坏行动。现代社会是网络化、信息化的社会，人们坐在家里就能够轻松的解决许多问题。大多数电子信息都建设都是在网络化、信息化的平台上展开的。事业单位档案的建设与发展也正向网络化、信息化这样的道路上前行。但是，要实现这样的目标，事业单位的档案服务还要做大量的工作，循序渐进的开展工作，使档案管理向信息管理和服务职能转变，不断满足社会各类主体的需要。

作者：袁亦方单位：重庆市科学技术信息中心