档案管理建设若干问题探究

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一、什么是档案信息化管理

1.数字化的管理模式。所谓档案管理信息化，从字面上就可以明显的看出，它与数字信息有着极为密切的联系。对档案进行信息化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。2.网络化的基础。实现档案的信息化管理，很重要的基础就是网络。档案信息化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。3.一体化的利用方式。对档案进行管理，最终的目的是对档案的信息进行使用。采用信息化管理的模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对档案信息化管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，档案信息化管理的推进还有着一定的现实意义，档案信息化管理的实现不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，拓宽相关的利用空间之外，还能促进整个社会的档案意识的形成。由此可见，档案管理工作的信息化是我国档案改革势在必行的重要改革措施。

二、档案管理信息化过程中应注意的问题

从上文中我们已经看到对档案管理工作实行信息化管理的必要性，那么在具体的信息化建设中应注意哪些问题呢？1.要有明确的规划。档案的信息化管理建设是建立在计算机的基础上，建立相关的数据库，对所有的档案进行归类和整理。因此在信息化建设开始之前，一定要进行明确的规划，比如比较详尽的分类目录，或者是归类整理。档案的管理者在这一过程中应该承担起相应的职责，尽量避免差错。2.较高的技术要求。网络技术是一项新型技术，而档案本身具有“三保”的特性，即保真性、保密性以及保养性，这三个特性对于技术操作有着较高的要求，因此对于网络的专业操作，一定要配备专业的技术人员，同时在设施设备的配置上，也应尽量完善。3.制度方面的规范。对档案进行有效的管理，实现信息化的基础上，同样不能忘了制度上的规范。档案管理上层应建立较为完善的信息管理制度和规范。即对档案的管理者进行要求，也对档案的使用者进行相关的规定，这样才能保证在档案的使用过程中，不会被人为的损坏或者某些社会个人或团体的刻意危害。

三、建设档案管理信息化的有效途径

综合上文中提到的在档案信息化管理过程中需要注意的一些事项，那么在具体的档案信息化管理建设的过程中，都有哪些比较有效的途径呢？1.管理系统的标准化构建。档案管理的信息化建设并不是一项容易的工作，它涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此，在具体的信息化建设过程当中，相关档案主管部分应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案信息化管理系统进行科学合理的构建。2.资源的有效化利用。档案信息化管理的优势之一就是提高档案资源的有效利用率，扩展利用空间。因此在档案管理信息化建设的过程中，应密切注意优化使用程序，减少繁琐的环节，提高资源的使用率。但在资源的使用这一环节应注意一下几个问题：2.1资源的准确性。档案本身就具有严肃性的特性，对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。2.2资源的完备性。档案资源信息化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此，在信息的录入过程中，相关的监督人员应履行相应的职责，避免资源遗漏现象的出现。2.3定期的检查和更新。随着我国人口流动性的加大，对于档案管理工作的更新速度方面也有了新的要求，虽然档案资源信息化建设提供了一些资源使用上的便利，但是对于档案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在档案管理的信息化建设当中，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门的部门开展档案的更新工作。2.4规范相关的管理机制。相较于传统的档案管理，档案的信息化管理建设过程中，同样应该完善相关的管理机制，无规矩不成方圆，不管是对于档案管理层的制约还是档案资源使用者的规范都有着极为重大的意义。制定相关的管理机制，不仅能规范相关的操作步骤，更能有效促进档案资源的使用效率。2.5软硬件设施的统一配备。相关软件硬件设施的完善，是档案信息化管理建设正常进行的基础保障，它会直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。2.6提高管理工作者的工作素质。档案信息化管理虽然实现了从人力到电脑的过渡，但是仍然需要一部分管理人员进行相关的操作，较以前的方式来看，进入信息化管理体系的工作人员承担的责任更大，所以，对于相关管理人员工作素质的提高也是必不可少的保障措施。

四、结语

综上所述，我们可以看到，互联网的发展大大提高了人们的工作效率和生活节奏，对于信息的利用上来讲，同时也面临这一次速度上和有效性上的新的冲击，因此档案管理信息化建设不仅是优化我国档案管理体系的重要措施，更是时展的快节奏对档案资源管理工作提出的新要求。因此，相关政府部门的档案管理机构应不断完善相关的管理机制，提高管理的技术水平，构建完整的信息化管理体系，优化我国的档案资源管理，为我国信息工程的发展提供持久的发展动力。

本文作者：初娜工作单位：烟台市福山区道路运输管理处