高校重大活动档案管理研究

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一、高校重大活动档案管理现状分析

(一)校园中的大档案意识较差

目前，一些高校相继出台了本校重大活动档案管理办法，并且都明确界定了重大活动的涵义及重大活动档案材料的范围，同时也为档案业务管理部门的作用、职责进行了明确定位，因此，重大活动收集难的问题从政策方面已基本得到解决。然而，在实际工作中，由于开展重大活动档案管理工作涉及到多个部门、多个环节甚至每一个参与者，是一个繁杂的系统工程。同时，由于档案对学校长远发展的作用较为抽象，使一些相关的部门或个人还存在有对重大活动档案工作认识浅薄、重视程度不够的现象，其表现为只注重活动本身而忽视其中的材料归档工作，使全面收集、科学管理重大活动档案工作还不能完全落到实处。

(二)档案管理部门介入不够，监督指导缺乏力度

部分高校或院系活动虽然开展得轰轰烈烈，但活动主办单位却缺乏收集、整理重大活动档案的主动性。各高校制定的《高校重大活动档案管理办法》虽然提出了档案管理人员要与有关重大活动组织单位协作，提前参与重大活动档案收集管理工作，但在实际操作过程中还存在诸多困难和问题。档案管理部门提前或直接介入重大活动了解活动动态，通常还得不到有关承办单位(或部门)的认可，档案部门自行派人员参加重大活动进行档案的收集在权限上还不能名正言顺。并且在实际工作中，档案部门一般还不能从重大活动一开始就参与其中，导致档案部门不熟悉重大活动的整个过程，不能及时把握相关材料，做到心中有数。同时档案部门仍不能真正对一些重大活动档案管理工作进行有效的监督、检查与指导，特别是由于各种因素的影响，造成活动组织或承办单位虽有活动中形成的各类档案，但存放无序，收集、整理和归档处于茫然状态，更谈不上制度化和规范化。

(三)管理措施不到位，各项法规执行不力

各高校的重大活动管理办法对重大活动档案管理内容均有明确规定，并对重大活动档案的收集、归档工作制定了相应的管理办法。这为档案行政管理部门加强对重大活动档案的管理提供了依据，对硬件防范措施作了有益的补充。但是因对重大活动的范围界定过宽，对整理的要求又太过笼统，还有待细化和完善，致使重大活动档案在收集、整理、保管和利用环节中出现了一系列的问题。如，将重大活动档案作为一个独立体予以管理还需要较以前的分散管理形式缺乏更具体、可操作的技术指标;一些高校档案管理人员更换频繁，或者兼职太多，对重大活动档案的收集、整理认识不足等。这些问题已严重影响到档案资料的收集、归档与管理。

(四)高校重大活动档案管理与资源建设现状

不容乐观据目前高校现有馆藏档案情况来看，存在重大活动形成的专题案卷较少，馆藏档案从门类到内容上较为单一的状况，不能全面反映学校各项教育事业发展现状。目前许多高校重大活动档案没能做到集中统一管理，仍呈现多头、分散状态，一些院系重大活动材料分别停留在各院，而且大部分档案材料收集、归档不完整、不规范，收集到的一些档案仅有少量照片、声像材料和文字材料，更有甚者有的重大活动仅在学校年终总结中被提及，而没有相关的图片、表格和文字材料。并且，有关学校重大活动的照片部分长时间散存在摄影人员手中。档案移交时，常因历史的原因以及管理工作人员的多次转换未能及时整理，给后来的管理工作带来重重困难。同时，一些高校声像档案保管条件不达标，随着时间的流失已出现自然损毁的趋势。学校早期主办的一些重大活动中的纪念品、礼品等实物档案未能做到登记移交而分散各室，管理无序。

二、做好高校重大活动档案管理工作的措施

(一)加强宣传力度，提高大档案意识以促进档案资源建设

促进和加强重大活动档案管理工作，一方面需要档案管理部门自身的努力，另一方面还要积极争取得到有关部门的大力协助和支持。因此，档案管理部门要通过举办展览、出版图册和制作档案文献等具有创意又有影响的活动，以扩大校内影响，引起各方关注，不断增强师生的档案意识，从而为重大活动档案管理工作谋求一个更为有利的外部环境，促使其持续有效的开展，推进档案资源建设。

(二)建立档案管理部门的参与机制，提高其监

督职能以加强档案资源建设要做好高校档案管理工作必须由学校统一进行综合协调管理，同时建立健全档案管理部门参与重大活动的机制，采取事前、事中介入的方式，参与重大活动档案管理，从根本上确保重大活动档案的齐全与完整。同时，高校档案行政管理部门要全面推行档案行政执法责任制，定期进行有针对性的档案执法监督检查，及时发现问题，及时督促整改，以加强档案资源建设。

(三)强化档案管理措施，制定更具体和可操作的技术指标

高校档案管理部门要出台和不断完善本校的《重大活动档案管理办法》，进一步规定档案管理部门提前或直接参与重大活动档案收集与管理工作的具体职责范围，进一步明确档案管理部门给予指导的具体方式和工作程序，进一步细化有关管理的标准与规范，进一步落实检查指导、督促检查、考核制度和管理措施。通过不断完善管理体制和工作机制，真正做到从根本上解决具体操作的体制机制问题。

(四)创新工作，科学管理以推进档案资源建设

在信息化的今天，作为档案管理工作者要站在档案事业的长远发展、档案资源建设的角度，正确认识高校重大活动档案管理的重要性和必要性，正确理解档案资源建设与馆藏档案质量和数量的关系，创新档案管理工作。要采取科学的管理方法，以确保高校重大活动收集与整理的档案实体的安全，维护高校重大活动档案的完整性与准确性，最大限度地延长高校重大活动档案的保存年限，尤其对电子档案的安全性和保密性要慎重对待，采用专项技术进行加密，防止黑客破坏攻击和信息外泄，并且对移动硬盘、U盘、光盘等移动存储为载体的重大活动档案要及时进行信息备份和整理，重新归档保存。同时，各部门要加强协作，加大在管理、技术和资金等方面的投入，不断适应档案信息化快速发展的需要，推进高校重大活动档案资源建设。

(五)科学整合，开发利用档案资源

高校档案管理部门要根据《高校重大活动档案管理办法》，结合各校重大活动档案资源的分布及收集管理状况，以构建科学的档案资源体系为目标，认真规划出近期、中期和长期包括重大活动档案在内的档案资源建设管理方案，创造档案资源管理、开发、利用效率的最大化，努力实现档案资源的“全面发展、科学管理、合理利用和共建共享”。比如通过各类档案的科学整合与管理、以及馆际间档案资源的交流等多种形式，积极开展档案资源整合;充分依靠校内外部门与部门之间的横向联合实现档案资源共享，为高校的教育教学、科学研究以及校园文化的传承、学习等提供更便捷、更优质的服务。

本文作者：黄雅君工作单位：河南大学