提高计划生育档案管理水平分析

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一、人口和计划生育档案的重要作用

一个国家制定出人口和计划生育政策所依据的标准就是人口计生档案，是提高人口和计划生育的基础性工作一直，所以，想要不断提高人口计生档案管理水平，必须给予档案管理高度的重视，对其重要性做到充分了解。人口计生档案的工作范围不仅仅只针对于为育龄女性提供良好优质的服务，而且也表现在对流动人口的服务，政府部门可以通过人口计生档案中的信息，及时掌握流动人口的行动方向，对流动人口的婚育情况做到充分的了解，并能够及时满足其各种生育需求。人口计生档案还可以反映出人民大众的需求，并针对需求、疑问、建议等做好服务，有效的改善计划生育工作的手段方法，尽最大努力为人民大众提供更为优异的服务，提高群众的满意指数。而且，人口计生档案可以有效地改善群众的生育问题，控制人口数量的增长，为人口计划生育工作提供政务公开以及民主管理等服务，维持了人民群众的知情权，杜绝一切不公平、不公平的情况发生，使我们国家全面建设小康社会，带领人民群众走上致富的道路。

二、档案管理过程中普遍存在的问题

随着我国人口数量的不断提高，在人口和计划生育工作持续进行的过程中，在人口计生档案管理工作中也普遍存在若干问题，政府部门相关人员必须高度关注相关问题，找到合理解决这些问题的途径和方法。自从颁布计划生育政策转眼已经过去三十多年的时光，现在很多政府部门工作人员针对计生政策问题在认识上已经存在偏差，整体的管理思想比较松懈，工作态度不认真，很多单位当中的资料真假值得怀疑和考究，假文件和假信息频繁出现，对档案自身的真实性造成了很大程度上的影响。相关检查和监督部门工作人员对资料监督不到位，走马观花的工作方式随处可见，工作人员素质较低，人员不合理分配任务，工作内部人员调动比较频繁，对计划生育档案管理都造成了很大程度上的影响，严重地制约了档案管理的不断发展。在计生档案管理人员当中，很大一部分工作人员年龄趋于老龄化。同时，计生档案管理不规范，立卷不合理，储藏室当中资料杂乱无章，大量案卷胡乱堆放，硬件基础设施比较落后。这些都会对计生档案管理带来很大不便，若想把计生档案管理水平提升到一个崭新的高度，一定要针对这些问题给予解决，完善硬件设施，从根本上解决面临的问题。

三、提高计生档案人员的综合素质

在计划生育档案管理工作中，工作人员的素质高低直接影响到档案管理水平的优劣，想要让人口和计划生育档案工作快速的发展，必须首先提高计生档案管理工作人员的综合素质，之后在此基础上提高档案的管理水平。很多传统的档案管理模式已经不能适应当前的发展趋势，我们现在处于信息化时代，应该把信息化引入到计生档案管理当中，招揽具有专业计算机技能的高素质复合型人才，要求这些工作人员不但具有管理计生档案的能力，而且应该熟练掌握计算机应用技术，具备扎实的信息处理能力。所以，相关档案管理部门应该不断加强档案管理人员的素质培养工作，在聘请具有专业技能的人才外，还应该对在职人员进行再教育，使其掌握相关技能，开设专门的培训机构，将培训的重心放在理论和实际工作相结合的内容上，在此基础上不断鼓励工作人员进行再学习，不断提高自身的学术水平和职业技能，通过各种途径提高档案管理人员综合素质，让其可以站在一个新的高度分析自身的重要性和态度理念。同时，政府各部门应该派遣和调配专业人员融入档案人员集体，不断优化人才力量，使其能够相互配合、相互督促，让计生档案可以发挥出最大作用。在档案管理人员不断提高自身技能和知识的时候，相关的领导人员也应该理清自己的观念思想，与时俱进。在不断提高人口计生档案领导人员的基础上，周期性进行档案管理的宣传教育，做到政策和实际相结合，从整体角度完善档案管理的工作氛围。

四、实现档案管理的规范化和标准化

在计生档案管理过程中对人口计生档案的程序和措施进行规范有着重要的意义。工作当中每一个环节和步骤都应该按照统一的程序和标准进行。档案管理工作人员应该周期性对档案信息等进行检测和查看，整理档案并删除冗余，对新添入的信息进行建档。在整个过程中做好案卷的分类和保存，通过分类号、性质和内容的不同进行整理。在现代化管理模式下的计生档案管理中，每一个步骤和环节都应该使用计算机进行准备工作，其中使用最频繁的是信息的著录。人口计生档案管理的准备环节中，不能够操之过急，应该循序渐进，从主到次，以分级的方式进行著录，而且应该按照其类别不同进行分类，在原有的资料信息基础之上进行工作，不但可以相对地减少工作量，而且大大提高了工作效率。档案管理工作人员在准备过程中，应该使用关键字为主要的查找方式，避免顺序的查找方式带来时间的浪费和资源的浪费。在这一系列准备工作完成之后，算是完成了档案管理中最重要的环节，其他部分在认真细致的基础上逐渐完成。我国是世界上人口数量最多的国家，人口问题和计划生育档案管理问题不可小觑，为了可以让人口计划生育工作面向法制、规范、系统等方向发展，对人口计生档案管理水平应该有一个较高的要求。只有不断完善和加强行之有效的管理办法，才可以在信息化的今天不断提高计生档案管理水平，从实际出发，更好地开展人口和计划生育档案管理工作，促进我国社会经济不断发展，为我国可持续化发展奠定良好的基础。

本文作者：魏晓英工作单位：凌源市人口和计划生育局