略论档案信息电子化

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一、档案信息电子化的发展势不可挡

办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。

二、档案信息电子化有其不可替代的优势

档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。

三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化

1.忠于文件归档方式和途径的选择。纸质档案比较稳定，没有电子档案那样容易出现损坏的情况，电子档案的损坏往往是不可逆的。所以归档方式需要慎重选择。磁盘和脱机采集数据的介质移交很容易出现数据丢失的情况，特别是磁盘和载体的质量有问题的时候。其实归档工作可以采取多种方式来完成，但是必须是在电子文件进行统一格式编目后，由产生电子文件的单位传送给档案部门，尽量不要让档案部门自己去网上下载，以免破坏档案信息的真实性和完整性。并且档案部门收到电子文件后最好使用光盘来存储，磁盘容易造成数据丢失和损坏。2.做好原纸质档案立卷工作与电子文件归档的有力衔接。过去我们都是采用纸质档案归档，因此在此基础上积累了很多经验和骨干队伍，要想做好电子文件归档工作，也必须从这些骨干入手，以人为本。因此，借助原有档案立卷骨干队伍的经验，按比例重新建设归档工作队伍，在队伍中安插现代信息计算机管理人员，形成一支综合性的档案归档队伍。这样能够平缓的从手工归档过度到电子文件归档。3.“双轨制”归档法有其现实操作意义。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

本文作者：陈冬菊工作单位：黑龙江省黑河市爱辉区统计局