如何实现档案管理思路探析

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一、建立科学的管理体系是档案规范化的保证

（一）明确归档制度。学院的档案属于学院所有，每个教职员工都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。相关人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。（二）用标准化强化企业质量档案动态管理。标准化是实现规范化、制度化和信息化的基础和前提。坚持基础工作标准化，就是要以标准化的要求来强化企业质量档案的动态管理工作。经过多年的努力，各地的企业质量档案基本已建立，目前主要是加强企业质量档案的动态管理。要注意通过进一步统一登记软件来统一数据标准，提高数据质量，提供高质量的统计分析；统一档案管理标准，确保登记档案完整、规范。要继续通过自查和交叉检查的方法，补充、完善解决历史遗留问题，逐步实现企业质量档案计算机管理；准确划分企业类型，推行经营范围用语标准化。

二、完善健全的规章制度是档案规范化的源泉

（一）建立健全档案管理制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。在工作中坚持照章办事，才能确保档案的质量。要根据挡案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。并在实践中逐步的加以完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。（二）要规范档案管理操作流程。严格立卷归档标准，提高案卷质量。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以。同时，对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，都要严格遵守档案管理制度，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。

三、创新档案规范化管理方式

（一）服务经济，积极开发档案信息资源。档案工作要服从和服务于经济建设，就必须适应新形势，经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，档案工作要在经济建设中发挥作用，关键在于开发档案信息资源。通过开发档案信息服务，使档案工作的使用价值和作用充分体现出来，才能显示出档案工作的活力和生气，我们要扭转重保管，轻利用的观念，以提价档案信息服务取得的社会效益和经济效益来衡量档案工作。（二）建立文档一体化管理系统。实现办公自动化环境下的文档一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件和档案工作的要求一同嵌人管理系统，实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案管理软件所设置的OA接口，与高校文书部门连接，实现文档一体化管理，确保电子公文及时高效、安全保密地运行，使文书部门文件整理与归档工作一次完成，避免重复劳动以提高工作效率，实现高校档案为教学、科研、招生就业、评估与文化传递提供集约的便捷的服务。五、结束语做好高校档案管理工作，有效地为学校的教学、科研等各项管理工作的建设和发展服务，这是学校档案工作者义不容辞的职责。因此，学校档案管理人员应积极探索新形势下档案管理的新模式，以提高档案实体质量，为档案实施规范化管理打下牢固的工作基础。

本文作者：黄雪工作单位：黑龙江工程学院