档案信息资源的开发利用解析

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1新疆电科院信息资源开发利用的现状

新疆电科院信息资源开发利用的现状是采用公司统一推广使用的协同办公档案管理系统，这就要求档案管理人员在最初的收集、整理过程中必须形成电子档案才能完成移交。新疆院是新疆电网和电力生产企业的专业技术监督、技术服务、技术改造和技术开发中心，是一个知识密集型单位，由于所处地位和条件决定了电力科研行业信息资源需求量大。电科院信息资源的搜集手段有一个变化的过程，在计划经济时代主要依靠各单位之间的相互交流，无偿提供。随着计划经济逐步向市场经济过渡，各单位知识产权意识的不断增强，信息交流刊物的锐减，单位之间互为封锁信息导致资源收集的难度越来越大。随着信息化工作的不断发展，网络技术的不断成熟，人们又从一条新的途径可以获取信息资源，而且感到更加便捷，当然收集的手段也是形式各异。因此出现了信息收集的不少，有用的不多，由于种种原因，到目前为止，电科院与其它单位相比信息化水平仍然有差距，在今后的工作中我们可以借鉴其它单位先进的信息资源成果进一步推动电科院的信息化工作的开展。

2新疆电科院信息资源开发利用的发展趋势

电力科研单位的技术信息资源分两部分，一部分是自产信息资源，如：生产试验报告和科技项目成果，这部分也称科技档案，它的作用有两个，一是信息功能，它的信息功能主要通过现有的档案管理系统来实现，某个生产试验项目的报告在另一个相似的项目中可以借鉴利用，二是依据和凭证功能。它的信息功能主要通过网络来实现，它的依据和凭证功能目前主要由纸质材料来实现。另一部分信息资源是从外单位收集来的科技信息，以前主要是纸介质，现在逐步过渡到数字化信息在网络上利用，从科研单位来讲，外来信息资源主要是技术标准、技术规范、专业会议论文、科技期刊等，尤其是技术标准、技术规范的有效版本要及时更新，因为一方面试验要采用有效版本，在质量论证评审时，论证机构要审查单位是否有失效的技术标准，对单位出具的试验报告质量、资质和信誉度都息息相关。我们的设想是将自产信息和外来信息集成，形成一个完整的信息资源系统，建立起一个以网络为支撑以数据库为核心的一个新的平台，也就是我们常说的数字档案馆(类似于数字图书馆)，或者叫数字化中心，这一信息资源系统的建立必将提高各单位的档案利用率，最大限度的发挥信息资源的作用。这也是电科院档案信息资源利用工作的发展趋势。

3信息资源开发利用应该注意的几个问题

信息资源及其开发利用在国家信息化建设中具有越来越重要的地位和作用，引起了社会各界的广泛关注。发展是健康的，当然在开发利用工作中也应注意以下几个问题：5.1进一步提高和深化对信息资源开发利用重要性的认识。信息时代的一个本质特征是信息资源成为重要的战略性资源，但我国对信息资源的开发利用从整体上认识不足，在信息化建设中，重硬件、轻软件；重网络、轻信息，而且，有的单位领导人重生产、轻信息管理的现象普遍存在，有路无车，有车货少的现象比较突出，要解决这些问题就要进一步提高对信息资源开发利用的认识。5.2处理好信息资源开发与应用的关系，信息资源开发的目的在于应用，应用也是检验信息资源开发的手段和标准，如果信息资源、数据库放之不用或者利用率不高，数据库就会变成死库，只有在不断的使用中才能体现它的价值。在实践中经过不断的修改、补充、完善，才能使数据库的利用价值得到进一步的提高。要提高数据库的利用率，开发商与用户必须相互配合，开发商要了解客户的需求，客户应该有针对性的提出单位的工作性质及信息资源利用的侧重点。行业与行业、单位与单位之间有差异，如电力科研行业和施工、安装行业及业主他们的需求都有所不同，只有供求达到一致信息资源开发的成果利用率才会提高。5.3信息资源的开发利用与网络建设要协调发展。网络的应用特别是档案管理系统的应用，是信息资源开发利用得以发展的重要条件。如果有了好的信息资源成果而受到网络的制约，便与前面所说的“有车无路”同样影响到信息资源的开发利用工作。

4结语

加强档案信息化工作，将目前的大部分电子档案处于数据积累阶段提升到档案信息化管理阶段。对扫描成电子版的所有历史档案进行重新梳理、核对和整编，将积累的电子档案数据处理成可靠的档案信息资源，实现资源共享的信息系统。数字档案是指运用当代信息技术，自动收集在生产、管理过程中产生的的电子文件信息，并对其进行管理，以网络化的方式相互连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。也就是说，只有通过计算机程序自动收集在管理和生产试验中产生的文件，并最终进行有效的管理，才是真正意义上的数字档案工程。档案管理从卷册延伸到每份资料、自动链接电子文件、在系统内实现对全部各类载体档案的自动检索。在电子档案信息完整、准确、系统的基础上，逐步对库存档案中的文本文件进行扫描，探讨各门类载体档案的数字化方式和方法。加强对外交流，学习先进的数字化档案的新技术。不断完善现有系统，特别是对归档的各种档案的电子版自动收集和处理。当然还有些问题不是一下能解决的，如：深层次开发形成二次文献问题、信息资源的深加工问题等，有待进行研讨。总之档案信息资源的开发利用工作是一个持续发展的过程。继续发扬与时俱进、开拓创新的精神，不断探索档案工作的新思路、新方法，创造性地做好档案工作。不断更新档案服务理念，完善服务机制，改进服务方式，丰富服务手段，促进电科院档案管理水平不断提高，使电科院档案管理工作不断向前迈进。

本文作者：高艳单敏工作单位：新疆电力科学研究院