创新档案运用模式的探究

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一、医院档案管理利用模式与信息时代不相融合

1.档案的原始性、唯一性与档案信息扩散性需求矛盾。档案原件的唯一性，载体应该受到特别的珍视和保护，但档案价值的实现在于充分利用，因此必然会在的藏与用之间产生矛盾。对档案载体理化性能保护来说，是利用越少越好，对档案信息扩散性要求来说某份档案上的信息被传播次数越多越好。2.档案的保存环境与利用者需求环境相矛盾。档案库房的防光、防鼠、防虫等致使库房昏暗药虫味剌鼻，一触即破的纸张与生硬的编研材料很难再吸引住人，在信息时代人们追求的大多是在清爽的办公环境中从电脑上、网络上寻找更多的综合信息。他们需要信手拈来，方便地利用档案。从供需环境看，要想提高利用率，必须贴近群众，消除距离感，增加亲和力与时俱进。鉴于此，档案管理服务模式的创新已大势所趋，医院档案管理者不能只是将档案保管起来便万事大吉，而是要充分挖掘自身潜能，通过不断完善、丰富、创新工作内容，从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变。

二、创新医院档案服务新模式势在必行

（一）加强人才培养，更新服务观念

医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质，通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平。档案人员要从思想上正确认识档案工作自身的社会使命，树立正确的指导思想，转变观念以适应新形势下的档案管理新模式。医院档案服务对象主要是医院管理者及医护人员，他们是知识型人才，工作负荷重，压力大，时间紧，所以医院档案管理员要根据服务对象的利用特点积极探索档案服务新路子，加强档案实体管理向信息管理转变、管理手段由手工向技术型转变、档案服务由单一向综合型服务转变工作的探讨，不断深化档案管理服务工作的创新思路。

（二）利用现代技术，创新服务手段

对档案信息有需求的群体都是我们的客户，他们的满意度直接体现档案服务水平，医院档案管理员要立足客户需求不断创新服务手段为广大客户提供更优质的服务。1.建立档案信息主页，提供网络专题利用。现代化技术在医院管理中的应用，使许多大型医院都建立了办公自动化系统，实现网络无纸化办公，档案部门要顺应时代潮流利用局域网络建立档案信息主页，根据医院不同时期工作重心需求，将综合性的、专题信息进行网络，让“死档案”变成“活资源”，为利用者提供丰富鲜活的档案信息，同时利用档案信息主页做好档案工作多方面宣传，以提高医院档案室的公信度及全院员工档案意识。2.建立档案查询平台，提供档案远程利用。在档案室利用档案管理软件建立档案目录数据库及档案原文数据库形成档案查询平台，对需要频繁参阅档案的职能部门直接建立客户端，通过医院局域网实现档案远程利用。医院各个职能部门是医院档案资料的主要形成者和制造者，是档案利用者的重要群体，档案的远程利用让他们足不出户便可查阅相关的目录、索引和全文，既方便又快捷，档案信息资源得到共享的同时减少了对档案实体的利用，实现了档案实体管理向信息管理转变。3.针对不同用户需求，提供个性服务。个性化服务就是根据利用者需求提供有针对性的档案信息服务，主要从服务时间、服务方式、服务内容等进行个性化服务。档案室根据自身信息资源的特点，针对不同的层次、不同的对象设计不同的服务提供方式和途径，例如利用网络公告、电子邮件、现场专家咨询、电话咨询、专题报告会等服务形式，有针对性地开展档案信息服务，使用户能够各取所需，各得其益。4.整合档案信息资源，提供知识服务。社会信息化的发展使利用者将不再满足于一般信息的获取，经过筛选、整合、优化的档案信息是他们的首选。因此，档案人员要充分挖掘和发挥档案资源，加大档案编研的工作力度，适时把相关的信息转化成编研成果，直接为客户工作服务。档案编研是档案管理的重要环节，以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势成为档案知识性服务，它融入了档案人员的思维过程和专业性意见，弥补了利用者的知识空缺，对利用者来说更具实用性。知识性服务是一种更加主动的服务，同常规的服务相比，其技术“含金量”更高，对于利用者进行创造性劳动的辅助作用更大，从而更容易受到利用者的青睐。5.搭建服务平台，拓展服务新领域。医院日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面，而对本单位档案如何主动为患者、为社会公众服务方面还做得很不够，考虑得也很少。因此，医院档案部门要充分利用现代科学技术，多渠道、多途径地开发档案资源，在不涉及单位机密、个人隐私前提下，尽量向本单位甚至社会开放更多档案资料，实现更多档案资源共享。

三、结语

医院档案管理工作只有按照现代管理的人本理念，变被动服务为主动服务，拓宽服务领域，创新服务方式，档案工作才能有高度、有特色，档案事业才能真正实现可持续发展。因此，医院档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到人无我有，人有我优，人优我新，使档案工作常常变，时时新，才能更好地为医院、患者及社会公众服务。

本文作者：韩瑛代华工作单位：湖北省十堰市太和医院