养老保险档案管理探究

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一、加强养老保险档案管理的现实意义

1．为领导科学决策提供依据社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。目前，我国正在进行社会保险制度改革，社会保险政策的出台，保险待遇、缴费基数、缴费比例、缴费期限等的确定，都得从实际出发，都必须查阅各种历史档案资料。因此，档案资料准确完整与否，直接影响到领导的科学决策，从而影响到参保职工的利益，影响到政府的形象。所以，档案的原始保存在来源于实践又服务于实践的过程中，具有不可缺少的基础地位和举足轻重的重要作用。2．为参保职工服务提供方便为职工服务，是单位社保经办人员工作的出发点和归宿。其中方便参保职工查阅本人的参保信息，提供政策服务，都依赖于社会保险档案。如何提供方便、快捷、准确的查阅方式，利用档案资源为参保职工提供优质服务，搭建起社保经办机构与参保职工沟通和服务的桥梁，也是社会保险档案管理人员的职责所在，更是社会保险档案管理的发展方向。3．为社保基金安全提供保证社保基金是广大参保职工的“养命钱”。职工养老保险的完整保存、规范管理，也可以有效预防基金的挤占、挪用，保护参保职工合法权益不受损害。如果忽视档案工作的重要性，缺乏系统的档案管理机制和管理手段，那么，基金安全就不会得到有效保障，给参保职工一个明白账就无从谈起，为广大参保职工提供优质服务就难以实现，社会保险科学发展观就无法贯彻落实。4．为职工信访原始资料提供依据如某单位参保职工向有关部门举报社保部门养老金计发待遇有误，理由是他和另外一个人同时参加工作，也是干的同一种工作，只是不在一个单位，退休后他们的养老金待遇却大相径庭。接到举报信后，相关部门立即组织人员开展调查工作。经调阅两退休人员档案和有关退休审批手续以及两人的社会保险缴费记录，并和有关政策对照，发现两人确是同时参加工作，工龄相同，但两人的缴费时间和金额各不相同，所以养老金待遇也就不同了。向举报人反馈情况，同时进行了政策宣传解释，得到了举报人的理解。

二、养老保险档案管理体制创新的前景

1.健全网络，集中管理，强化档案工作管理体制立足实际，高标准、高质量做好养老保险档案管理的基础工作。传统的档案管理方式，主要是根据本单位的工作需要而进行档案的收集和整理，档案的借阅也仅限于本单位工作人员和参保单位的劳资人事专干，利用率普通不高。把本应该属于参保职工知情的社会保险政策、个人缴费情况、社会保险待遇等档案束之高阁，或者以保密需要等种种理由予以搪塞和推诿。造成了参保职工不了解政策而上访事件时有发生，给领导和参保人带来了不必要的麻烦。因此，养老保险档案管理应该是一个开放性的管理模式，它的宗旨应是为参保职工服务，如何提高档案利用率，应从以下几方面着手：首先要转变服务观念，改变机关衙门作风，从求我办事到为您服务；其次要提高检索技术，材料归档后，为便于检索，建立符合规范的全宗卷，绘制档案存放示意图，编制室藏全部档案的检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录，配备了适用的档案管理软件系统，实现全部档案的计算机检索。2．从纸制媒介逐步实现电子数字化管理所谓数字档案，就是以计算机、数据库和网络为基础，把纸介文字和数据、图像、声音等档案资源存贮在计算机和光盘中，以计算机和网络等方式为各项工作服务，它具有档案资源共享化、信息传输网络化和服务对象广泛化的数字化的基本特征。相对传统纸介档案以阵地服务为主，通过档案室案卷内各种文本文件来提供服务的手工管理办法，更具有存储量大、检索方便、便于提供利用的特点。实现档案管理数字化，是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高单位经办人员管理服务水平的必然要求、紧迫任务和发展方向。因此，建立社会保险电子档案势在必行。一是要选择合适档案管理软件，将档案信息录入微机系统，便于检索。二是要开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件根据档案自然形成规率养老保险档案是按照基本的体系整理和存放的，而档案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，这就需要有科学的利用途径和方式，为此，我们利用清晰快捷的自动化档案检索办法，实现了档案的利用价值。

三、档案管理工作的特征与地位

1．不断加强档案管理人员综合素质力求构建一支高质量、高素质的档案管理队伍。伴随着档案管理工作的发展与变化，传统的档案管理相对知识已经不能够满足现行档案管理的需求，因此，这就需要采取有效措施不断加强档案管理人员的综合素质，首先要企业定期的给予档案管理人员专业技能培训，切实保障其管理人员能够学习到先进的相关技能；其次是顺应时展潮流，熟练掌握电子计算机技术和网络信息技术，为实现档案管理现代化提供基础保障；再次是号召并鼓励档案管理人员树立终身学习的意识，确保能够紧跟时展步伐；最后是建立健全的考核激励机制，根据档案管理人员所做的贡献，给予相应奖励，进而，充分调动档案管理人员的工作积极性、自主性以及创造性。2.不断完善养老保险档案管理制度整理养老保险档案应遵守的三个特点是：严肃性、完整性和以及唯一性。健全的档案管理制度为不断提高档案管理水平发挥着至关重要的作用。总结来说，不断完善档案管理制度应从两方面进行，一方面是在旧档案管理制度的基础之上，立足于档案的收集、归档、保密、保管、利用以及鉴定等方面，结合现行档案管理的需求和特点，构建健全的档案管理制度；另一方面是按照档案管理的发展趋势，立足于电子档案和纸质档案一体化管理基础之上，以现行先进的档案管理技术为依据，不断完善档案管理机制。3．具备良好的职业道德素质职业道德素质是档案管理人员的核心部分，培养档案管理人员的职业道德素质，首先要求档案管理人员在日常工作中详细观察、分析以及收集有价值信息，争做工作有心人；其次是培养自身艰苦奋斗的良好品质，善于发展问题、分析问题以及解决问题；最后是树立自身高度的责任感，积极进取，不断创新，为保障档案管理工作顺利开展充分发挥自身应有的职能。社会养老保险档案是社会养老保险工作中具体业务活动所形成的有完整规范的原始依据，做好社会养老保险档案管理工作，对维护职工的根本利益，体现社会的公平正义，保持国家的和谐稳定，具有十分重要的作用。正因为社会保障档案是社会保障管理的重要依据事实,可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况，保证了社会的政治稳定以及社会经济的可持续发展，所以说养老保险档案管理工作是一项责任重大的社会保险工作。做好养老保险档案管理工作要有一种信念，要有一种精神。

本文作者：王丽萍工作单位：泉州市市政工程管理处