谈中专学校档案管理与服务

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一、当前中专学校、档案管理存在的主要问题

第一，重管理、档案管理上注重收集、整理、归档，但是摆在档案柜内几年不动是常有的事，不少学校的档案员自认为只要做到不丢、不失、不坏就可以了。还有的单位把档案室看得过分神秘，定位为机要部门，因而，远离热火朝天的改革开放，远离扎实推进的教育教学实践，这样的档案室大家也就敬而远之了。第二，档案资料的收集、整理、保存仍然停留在计划经济体制下的认识上。我们知道，新中国成立后的档案室均由政治部、人事部或办公室负责管理，档案室门上常常贴着一张“机要重地、闲人免进”的警示条，在极左路线盛行的社会条件下，大多数教职工宁可绕道走，决不靠进它，那时进入档案室查档案、完成外调材料等均需严格登记，而有的档案管理员也自认为高人一等，因为是“机要人员”，一般教职工也是对其敬而远之。改革开放后，这些情况发生了根本的变化，但是档案室仍然是“门庭冷落”，变化不大，根本原因在于管理做得不好、服务上不去，不少学校的档案管理根本看不到改革开放的新做法、新思路、新气象。第三，在档案资料收集方面，方法基本上是老一套，重人事政工、干部档案的收集、整理，轻教育教学业务档案资料的收集、整理、归档。政工性档案资料（包括机要类资料）的严格管理是非常必要的，不能有丝毫的松懈，但是学校教育教学政策、教师与学生的创新这些生动活泼，且带着改革开放浓重气息的档案资料却未纳入归档范围，如果造成流失，那才是真正可惜的事情。

二、中专学校档案管理应走管理服务并重之路

中专学校在我国改革开放伟大事业中肩负着极为重要的培养一批又一批德才兼备中等专业技术人才的任务，档案管理必须顺应历史潮流，走管理与服务并重的道路。为了实现这一目标，各级各类中专学校应该有新的思路、新的理念、新的做法，让档案管理发挥出更大的作用。笔者认为应从以下几方面做出努力：第一，中专学校的档案管理必须打破计划经济体制下的旧观念，突破重政工人事干部档案管理，轻专业技术教育教学业务档案管理的认识，并在内部档案管理体制上进行改革、充实、完善，在制度、程序设计上确保“并重”，同时体现经济建设为中心（对学校来讲是教育教学为中心）这一改革开放的核心理论。应该指出：改革开放不是一句空话，也不是形式，而是实实在在的工作，有的中专学校教育教学改革硕果累累，学校重视规模、质量，已真正体现了改革开放，但在学校的档案管理上仍然是老一套。学校的改革开放是一个整体、一个系统，不能只注重一方面，而偏废另外一方面，这是不全面、不彻底的改革，学校领导、档案部门和一级管理人员首先应改变认识、改变观念，走管理与服务并重的道路。第二，学校的档案管理必须打破“管好”就行的思想，树立“管好”同时“用好”的理念，打破档案管理区域“静态”“静止”“安静”的局面，只要让档案资料动起来、活起来，其作用也就发挥出来了。当然，如何活、怎样活，哪些资料可以纳入“活”的范围、哪些不能，都要进行设计、思考。比如，人事政工、干部、保安类档案必须严格执行保密规定，千万不能放松放手，但属于专业业务类的则应放开，纳入服务范围。第三，努力建设符合管理服务并重的档案室设施设备。档案室过去一直属于机要区域，改革后，这一块必须重视，但开发区又必须建立，这样必然涉及到设施设备问题。比如，可以考虑分设若干管理室，或分设管理区，在确保安全前提下做好服务工作。第四，培养专业水平管理人员。在计划经济体制下，档案员属于政工人员。一般来讲，这些同志对教学业务不涉及也不专业，而远离火热的教育教学使这些同志脱离广大教职工，脱离了学生，也脱离了教育教学业务，这些同志即使有教学经验，时间一长也会变成“外行”，因此要实现服务，必须加强这些同志的培养。笔者认为，应该让这些同志走出档案室，真正参与到教育教学活动中去，使他们切实掌握了解学校的重大工作、重大活动，便于收集资料、提供信息。另外，要给档案管理创设良好的工作、学习环境，使他们真正和广大教职工打成一片，融为一体，成为高素质、专业化的管理者。第五，要切实改变档案收集的范围、内容和办法，不能只注重干部人事政工类，而忽视专业性业务性资料的收集。应该说，在观念、制度建立后，这是一个基础工作，手中无东西用什么去服务？但是，资料的积累又是一个长期的、逐步的、循序渐进的过程，不可能一步到位，也不能只做一阵子，这就要求档案人员一要敬业，二要专业，否则是做不成的。第六，开展档案服务是一件全新的工作，必须发扬扎实、严谨、认真的工作作风，来不得半点马虎。凡做过档案管理工作的同志都知道，这项工作繁杂、麻烦，要求十分仔细、认真，而且制度性又强，真正做好不容易，如果开展了档案服务，工作量决不仅仅是加大一倍的问题，因此，档案工作人员不仅要“收”进来，还要“放”出来，必须努力学习，认真工作。总之，要树立全心全意为教育教学服务的思想，在档案管理、归类上要科学、系统、使用，要引进现代化管理设备和管理手段。比如，电子档案的使用完全不同于纸质档案的使用，其办法程序是不同的，这方面大家要共同研究，有了服务的知识，有了服务的技能，相信中专系统档案管理与服务并重之路一定越走越宽敞，档案功能越来越大。档案管理是一项几十年进行的工作，论文目的在于要使这项工作适应改革开放大潮流，发挥新功能、新作用。

本文作者：张建新工作单位：太原财政金融学校