学校档案工作的新思考

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面对档案工作中的一系列问题。应该用创新的思维开展高等院校档案工作，使档案工作更好的服务于院校建设，总结以下几点:

(一)理念创新

理念的提高是档案工作发展的重要基石。思路决定了事业的发展方向，档案工作管理应该坚持创新的理念，运用先进的档案管理理念，在科学发展观的指导下，建立科学规范管理观念、培养广积档案资源意识，从而更好的服务于整个院校建设。高等院校的档案是学校重要资源，必须引起广大工作人员的重视，这也是做好档案工作的第一要务。建立科学规范的管理观念也就是在认识档案重要性的基础上发挥其服务作用。档案工作具有一个明显的特点，即时间越久档案越多，那么怎样把日渐增多的档案管理井井有条，是高等院校档案工作中突出的问题。这就要求档案管理建立规范化的理念，按照原则和相关规章制度的要求合理的规整档案。同时，也要做到具体问题具体分析，按照各自院校实际情况科学的制定管理要求，这样才能促进高校档案的可持续发展。档案的最大价值不是有序的放置在仓库中，而是如何更好的提高它的利用价值，如何更好的利用这一资源。这就要求转变管理观念，主动开发档案的价值，加强档案的研究工作，使档案文件资料“活跃”起来，在院校培养人才、科研教学中发挥最大的作用和效益。在这个基础上，就要求把档案工作的落脚点定位于服务院校建设。身为院校的一个部门，理应服务于院校和广大师生。这也是档案工作的最大价值体现。多数院校由于存在档案意识薄弱现象，因此应当充分利用校内外宣传媒体和工具，大力宣传档案工作的重要性，改变和提高部分师生的传统观念，提高对档案的认识层次，强化档案意识，促进档案工作又好又快发展。

(二)机制创新

高等院校档案工作只有提升了管理水平，才能更好地满足服务要求，特别是在档案工作中具有关键作用的归档工作。相对来说，档案部门在高等院校中处于边缘低位，因此人力和财力也相对薄弱，所以，注重档案工作机制的创新，建立有效的档案运行工作机制势在必行。档案部门在履行管理职能时力度不够是普遍存在的问题，因此，用制度规范档案部门的工作是可行的办法，这其中包括对档案部门的检查监督、批评表扬以及指导意见。尽快把相应的制度落实到档案管理工作的每一个方面，避免无序化带来的工作失误。同时做到责任明确、分工明确，以便档案工作的持久发展，同时减少了责任摩擦。责任明确要体现在档案部门的每一位工作人员。上到馆长，下到小职员。充分健全人才评价和惩罚机制。做到奖惩分明，奖惩力度要大，特别是责罚的力度更要加大，有效地个人激励措施也是开展档案管理工作的必要手段，当然激励措施应当根据院校的具体情况，可以是物质上的奖励，也可以是精神上的鼓励。

(三)制度创新

档案工作虽然是院校建设的一部分，但是它的发展是多数人参与的整体性工作。是一项高度规范化的管理工作。因此，制度创新是可以有效的促进档案工作发展。完善的、有效的、合理的制度是高等院校档案工作发展的重要保障。比如，针对不同的门类，应当采用不同的管理方法，包括教学档案、会计档案、学生档案、人事档案、科技档案等等。针对它们的诸多特点，应当采取相应的管理方法。在档案立卷归档方面，应当制定有效地制度，越具体越有利于工作人员的操作，同时方便广大服务对象。与此同时，还应制定相应的内部管制制度，这包括不同工作人员的具体职责和档案的具体管理制度，如何使档案合理的分类，如何保管档案，如何统计档案，如何鉴定档案等等。这些制度及工作规范是学校档案管理体系科学、合理、有序运行的基本保障，可以使新的档案管理体系得到应有的导向和约束，积极谋取、促进上级部门建立完善检查(督查)、评比、评估、评级和有关高校档案行政制度［1］。具体的管理制度是完善高等院校档案整体水平的可靠保障。

(四)素质创新

“创新是指把旧知识加以重新组合，形成观察、认识世界的新知识、新视窗”。我们知道高校档案工作时刻都处于时代的前沿，因此必须要与时俱进，必须打破因循守旧的老思想老模式，开创新的局面。要想尽快实现新的目标，首先要求高校档案工作人员的综合素质具有创新性。必须具有创新意识、创新能力、创新策略。特别是在高科技迅猛发展的今天，各种载体都呈现多样化趋势的情形下，高校档案工作凸显重要。档案工作人员首先必须克服“保管员”的思维定势，依据规章结合实际，不断探究、不断创新、不断加强调研与思考，从中发现工作中的新问题，通过对新问题的分析与处理找出新办法，从而提高档案工作人员开拓创新的实际能力综合素养。总而言之，作为高校的档案工作人员从意识上、技能上、服务上都要准确把握规律富于创新，以提高档案工作的服务效率和服务质量为己任;以不断发掘高价值的档案信息为宗旨;让高校档案不断释放它特有的文化底蕴、人文精神、潜在的经济效益，实现高校档案工作的高效能发展。

(五)知识创新

知识经济时代，档案是知识的存储器，档案本身也是一种知识的观念得到广泛认同。以特里•库克(TerryCook)为首的档案学者们呼吁，档案人员应该“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，实现从传统档案服务到知识服务的过渡，从而“重新坐回上帝的身边”［2］。传统意义上的档案管理工作仅仅是档案馆藏的资源，资源比较单一，但是在现代化的档案管理中必须要转变档案的传统意义，提炼知识，以便于提供更高层次的知识服务。建设有国际化水平的现代数字化档案体系应当是每一个高等院校档案工作的目标。必须要实现这一目标。建设智慧化的知识性档案馆。第一，必须将档案数字化重视起来，运用院校信息化这一服务平台，增强档案的开放数据和托管力度，同时应当保证档案的有效性和安全性。这样，就要将档案数字化建设纳入到整个院校的现代化建设中。第二，学校应当加大对档案部门的财政支持，完善硬件设施。第三，利用这些先进的设施。集中管理学校各部门在教学、管理、科研活动中产生的各种类型的、具有参考价值的数字档案资产，包括:党政文件材料、人事、财务、基建房产、仪器设备、教学、学生管理、科学研究、外事、出版、后勤服务、网站资讯、新闻声像资料等。利用信息技术手段，对数字档案资产进行存储、管理、挖掘和再利用，进一步提供开放查询服务。实现档案信息资源的主动推送与共享，为学校的学科建设、科研教学、行政管理、文化生活等提供支撑和服务，进一步增强学科创新能力，推动创新拔尖人才培养［2］。只有通过这种高科技的管理手段才能更好的发挥作用，使高校档案资源真真正正的成为档案资料管理中心，从而促进整个学校的信息化建设。

(六)服务创新

为学校服务是档案工作的宗旨，树立以人为本的服务理念。强化以广大师生为主体的档案资源基础设施建设，在服务方式和服务手段上有所转变，因此必须要在传统意义上档案工作服务水平上有创新性提高。第一，增强档案服务意识，树立主动服务的思想观念，真心实意的热爱档案管理工作，全身心的投入档案服务中，增强工作的责任心和事业心。第二，提高档案工作人员的整体素质，加强工作人员的服务能力，特别是要提高工作人员编研能力，同时，各个部门应该配备稳定的档案管理人员，对于一些非专业毕业的人员应当加大培训，定期学习国内外先进院校的档案管理经验，加强档案管理人员的职业道德素质的培养。这也是档案工作数字化管理的重要人才保障。浙江大学就采取内部培养和外部引进相结合的方法，创造良好的研究性和服务性人才。建立一支优秀的信息化的现代管理队伍。第三，注重高等院校档案教育功能的拓展，档案是展示大学文化的平台，具有一种与生俱来的文化内涵，在精神文化教育方面，起到一定的促进作用:同时，充分利用文字档案、电子档案、实物档案的有利资源切合时宜的开展文化教育活动，这样可以在轻松的氛围中达到很好的效果:档案部门还可积极参加学校校史编研、宣传资料编辑等有利于发展的工作，更加充分的发挥档案的资源优势。总之，转变服务方式，用创新服务开展院校档案工作，将会进一步推进档案事业的蓬勃发展。

传承文化，服务院校是高等院校档案工作发展的内在价值。随着时代的发展，社会的进步，高等院校工作需要转变原有的模式，做到理念创新、机制创新、制度创新、知识创新、服务创新，为院校的建设做好积极的贡献。在社会新一轮的发展机遇中，积极主动迎战，发挥高等院校档案的独特优势，巩固档案工作在院校发展中的地位，实现二者的全面发展。

本文作者：张娟工作单位：濮阳职业技术学院