探究文书档案的信息化管控

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文书档案信息化管理的缺点

虽然电子档案有着纸质档案无法比拟的优点，但由于其形成方式及载体的特殊性，也有着自身难以克服的缺点。1、电子档案的真实性受限制。电子文件都在是电脑上形成的，人们可以对它进行反复的编辑和修改。并且文本的格式，包括字体、字号、段落等，都可以以一定的方式形成而看不出原作者，这就为一些人伪造、仿造、变造文件提供了可乘之机。人们无法根据笔迹等纸质档案所特有的属性来作出判断，这在一定程度上影响了电子档案的真实性。2、电子档案的安全性和保密性有待提高。网络的发展给我们的生活提供了很多的便利，但同时也带来了隐患。网络黑客及网络犯罪现象时有发生，这对存在于网络上共享的电子档案信息也构成了一定的威胁。计算机木马的植入和计算机病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，从而使电子档案被丢失或被篡改。3、电子档案的信息化管理对档案管理人员提出了更高的要求。在办公自动化条件下，文书档案的管理不仅要求工作人员懂得纸质文书档案管理的相关理论、操作方法等，还要求档案管理者要熟练使用电子计算机及档案管理软件。这就要求我们的档案管理人员要具备较高的知识水平。目前，我国能够熟练掌握档案信息化工作技能的管理人员还远远不能满足实际工作的需要，人才缺乏也成为档案信息管理工作进一步发展的软肋。4、电子档案存在不兼容问题。各软件开发公司由于经济利益的需要或发展方向的不同，很多电子设备之间都是不兼容的。电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成不同的电子文件，相互不能通用，或是不能实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了一定的工作量和一笔不菲的支出。

建议和意见

针对以上种种在文书档案信息化管理应用中出现的实际问题，结合专家的意见及工作实践，本人提出以下几点建议，以供商榷。第一，要从源头上对电子文书档案的真实性进行控制，与打印出来的文稿核对一致后进行存档。在归档过程中，要做好档案的加密工作，由档案人员一手进行归集、整理，不要交由其他不相关的人员经手，防止信息的丢失与误操作。第二，在电子档案的传输与共享过程中，对电脑进行必要的定期杀毒和维护，做好档案的保密工作，对密级较高、不宜公开的档案进行特殊保护和处理，不能共享的文件绝不能泄漏出去。在档案共享的过程中，也要做好档案的保护工作，对档案管理软件要进行定期升级和维护管理，这样才能更好地发挥档案应有的作用。第三，对档案管理人员进行定期和不定期的教育培训，提升业务素质。不断学习是获得知识、提高素质的根本途径。要建立自学为主、培训为辅的学习模式，逐步形成可持续终身教育机制，以保证档案管理人员的素质随着时代变化而不断提高。建立一定的学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分，提高档案管理人员学习的积极性和主动性。加大档案部门间、区域间系统合作的力度。通过各种形式的交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源的先进经验，不断增加档案部门和档案人员的信息源，拓展其创新思维。第四，在计算机硬件和软件建设和投入上下功夫，不断改善硬件和软件的使用环境。增加对硬件和软件的投入，找到适合本单位的软硬件设施，能解决大部分的文档不兼容问题，并且可以寻求相关的软件专家的帮助。同时，由于科学技术的不断发展，原有的计算机硬件及软件下产生的文件已不能适应现有条件下存贮的需要。对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以适应更高载体的要求。

文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载着一个单位在一定时期的发展轨迹，同时也客观真实地反映着社会发展进程中的某些重要事件。随着信息化时代的到来，科学技术的不断进步，档案信息化管理已成为当前社会发展中主要的档案管理手段。文书档案信息化管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，做好电子档案管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，可以使档案发挥更大的社会价值，提供更多的经济效益，使其在社会生活中发挥更大的作用。

本文作者：刘莉工作单位：淮安市淮阴区城市资产经营有限公司