医院电子档案管理探索

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档案管理工作在社会生活的各个工作领域都必不可少，真正做好档案管理工作对其他工作的顺利开展具有促进作用。与纸质档案有所不同，电子档案更加注重对计算机技术的应用，在医院的相关档案管理工作中，电子档案的采用是与时俱进的表现。

一、档案管理工作的电子化趋势

随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。

二、实现档案管理电子化的诸多益处

（一）充分利用最新技术，与时展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。

（三）可以实现资源的最大化利用。档案管理工作注重对信息的加工，以往的纸质档案模式受经费的影响，很多工作难以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁重，如果只运用纸质档案费用很高，档案管理工作电子化的实现，解决了这一难题。除此之外，电子信息还具备可以拷贝的特性，改变了原有纸质档案手抄的形式，在进行查阅的时候，能够通过拷贝轻松实现档案备份。这使得档案工作者的劳动成果得以体现，也使得档案管理工作服务的范围更加广泛，从而实现了资源的最大化利用。

（四）加强了档案信息的实效性。档案信息具有时效性，医院的档案信息更是如此。应用以往的纸质档案，实现对档案信息的再加工，所耗时间较长，不利于实现档案信息价值的最大化。电子档案的出现，极大缓解了这一难题，因为通过对计算机的操作，人们能够顺利实现对原有档案信息的查阅与修改，从而实现档案管理工作的良好开展。

三、规避电子档案管理工作中的风险问题

档案管理工作采取电子化模式，与原有模式相比，在带来诸多便捷的同时，亦存在着一定的风险，作为档案管理工作者，要有规避风险的意识，使档案信息实现最大的应用价值。

（一）是电子档案管理工作存在风险的原因。

1.与电子档案的特性有关。保障档案信息安全是档案管理工作不容忽视的问题，特别是电子档案的出现，档案信息安全问题更是应该加强，这与电子档案的自身特点有极大关系。医院的档案信息众多，电子档案的信息安全受到影响，无疑会对档案管理工作本身以及其他工作造成重大影响。所以，在日常工作中，注重电子档案管理中的安全工作，有着极其重大的意义。

2.档案管理工作中规范性不强。档案管理工作中安全问题是人们较为容易忽视的问题，在对档案管理工作的规范上表现的也不够充分。突出表现为管理计划的制定较为随意，风险评估不够彻底，档案安全现状不能保持等几个方面。加强档案管理工作中的规范性是社会新时期发展的要求，是做好档案管理工作的有力保证。

（二）规避电子档案管理工作中风险的措施。

1.提高档案管理工作人员的工作素质。为了规避电子档案管理过程中的风险问题，提高工作人员的业务素质是良好举措。除引进一些高学历、高能力的档案管理专业素质人才之外，还要注重对单位的所有档案管理工作人员的素质教育，举行定期的培训，提高其专业、负责的精神，真正形成忠于本职工作，实现部门间的合作互动的良好局面。

2.不断完善适用于本单位的档案管理机制。为更好完成档案管理工作，完善医院的档案管理机制十分必要。笔者认为，为确保档案信息的安全，在人员参与上，应指定专人来负责此项工作。唯有如此，才能够实现工作的保密度与连续性。在电子档案制作的过程中，能够保证严格按照单位的规定来进行。

3.采用科学的档案管理方法。档案信息具有可读性和可用性的特点，保有档案信息的这两种特性，是档案管理人员应做的工作。这涉及到信息资源的长期留存问题，采用科学的档案管理方法是实现这一目标的有效手段。对于电子档案的管理要实现全程管理，保持电子档案数据的有效性，注重档案的形成、流转与移交，并保证电子档案的长期可读性。