水利工程档案工作策略

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水利工程具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，在其建设及管理过程中会产生大量的稗文件材料，经过归档后即成为水利工程档案。水利工程档案是指水利工程项目在可行性研究、立项、审批、勘察设计、决策、招投标、生产准备、施工、监理、竣验收、试运行等工程建设及工程管理全过程中形成并对国家和社会具有保仔价值，应当归档保存的文字、表格、声像、图表图纸、计算材料等各种载体材料的总和。它是水利～工2程建设活动的真实记录和历史见证，具有种类繁多、价值高、技术性强的特点，对以后水利工作及经济建设有着重要作用，必须做好相关管理作。

一、要真正落实水利工程档案工作领导责任制

档案工作人员要加强业务指导，从源头把关，在项日开始项时，丰动与技术人员一起参照国家关于科技档案归档范同的规定，根据所从事的项目性质和来源，初步确收集文件材料的内容，确保关键性材料的有效控制。接收时，根据事先制定的归档范同，仔细阅渎该项目的任务书或合同书，进一步搞清该项目的隶属关系、完成方式、本单位承担的主要工作内容以及技术人员应当形成的文件材料，从整体上检查该项目的收集材料是否符合归档要求，哪些部分还残缺不全；按照工程项目的一般过程，还应形成哪些文件材料，有无其他载体；对材料不全的促其补交，从而达到收全该项日材料的日的。

二、要将水利工程档案按性质和项目进行分类，在任务下达时就同步进行

即}1项同负责人到档案室领取ll工程档案号(工程总号、分类号、袋卷号)，使之在利用汁算机设计过程中就反映在设计文件和每一张设计图纸上。这样，不管这些文件和图纸是单一还是散乱，都能很快归纳到它应在位置，不仅有利于开展文件资料的收集、整理以及保证档案的完整性、系统性，还为归档工作打下良好基础，无须N-多作处理，即可在按档案号进行清点、填写卷内目录、著录、记架后，进入提供利用阶段。此外，需要统计的数据大多数都反映在档案号和明细账}，不必专门去进行。当以丁作完成之后，科技人员利工用检索工具查找所需档案，只要把档案号告诉档案人员，数分钟之1人工即可准确无误地提供给对方。这样既节省时问，又节省人力．

三、要体现水利工程档案管理工作的及时性

水利工程档案管理工作要与工程建设进程同步进行，水利程档案材料的完整性、准确性和系统性。水利工程建设有严格的运行程宇，不同阶段形成的文件一般可以分为依据性文件材料、施工文件材料与竣工图、监理文件材料、竣工验收文件材料四大类。在工程准备建设阶段，档案业务指导人员应及时了解程建设项的汁划、规模、性质、进度等，并经常程资料人员保持联系，使档案的跟踪收集]作从工程项开始就工程同步进行，特别是对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、账册、备忘录、协调文件等文件材料进行及时整理归档。要认真实行档案工作与科研、设计、基建、勘察等工作的“四同步”管理：即下达计划任务时，同时要提出文件材料的归档要求；榆查计划进度时，同时要检查文件材料的形成情况；评审鉴定成果时，同时要验收、鉴定档案材料的完整、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果及科技人员提职考核时，档案部¨要同时具专题归梢情况证明材料。为此，各业主单位与施工企业签订有关工二程协议(合同)时，必须要对其应归档材料提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，必须检查有关档案材料的收集、整理情况；进行验收时，必须同时验收应归档材料的完整、准确程度与整理质量。对于各阶段档案收集达不到要求的要限期整改，整改后仍不合格的，按工：程质量不合格处理，业主单位不能返回程(项目)质量保证金，更不能进行工程验收。

四、要注重施工现场文件资料的收集

水利丁程档案当中有一部分是在施工现场产生的，只有随时随地注意收集现场所产生的资料，才能系统地收集齐全所需归档材料。在一线跟班作业的技术人员，要坚持做好施工记录，工程阶段验收以后，即将记录移交档案室归档。一是施工厂企业在施工过程中对资料的收集。有的2[2程在施工过程中会有一些变动、调整或完善，这往往都是在现场临时产生的，所形成的资料很容易被人忽略。二是在日常工作中对于图纸资料的修改和完善以及施_丁过程中所产生的一些会议记录工：程进度、资金安排、质量要求、完成情况等都要有完善的文字记录或原始材料。业主方在注重文件资料收集的同时，要督促施二工企业在工程进展过程中收集相关的工程资料，如果资料不齐全，坚持不拨款、不验收工程。

五、要注重水利-工程档案的真实性

规范水利工程档案管理工作，杜绝事后补充、完善，甚至弄虚作假伪造：[程档案的现象。要高度重视工程档案的移交工作，防止遗失。即应做到：必须在规定的时间内移交；必须按照规定方式和程序进行移交；施工单位资料必须经监理单位审查合格后移交；审查和移交必须履行必要的签字手续。