当前水利工程的档案的管理

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水利工程档案是水利部门在水利工程建设运行中所形成的各种载体的档案,是水利工作真实的历史记录,是在工作中进行查考、研究、决策的重要依据,更是水利工程信息的源泉。在重大旱、涝灾害面前,在国家财产、人民生命受到威胁的时候,档案中一个小小的数字,一句简单的文字,就能帮助决策者们做出正确的抉择,以保护国家财产、人民生命的安全。所避免的损失无法用数字衡量。因此,管理好水利工程档案,使其在水利工程建设和水利工程管理中充分发挥作用,更好的为水利事业服务是各级领导和档案部门的重要职责。

1提高建档意识,从基层抓起

水利部门要把基层水利单位建档、升级工作作为年终先进单位考评内容之一。同时,基层水利单位管理档案成绩的好坏也要作为领导政绩的考核条件。水利主管部门要建立健全工作责任制,要指定每个基层水利单位的主管领导为档案管理负责人,每个单位设一个档案员,做到一级抓一级,层层抓落实。基层单位主管领导在日常工作中,要督促档案员肩负起档案资料收集的责任,健全档案工作的各项规章制度。档案员要严格按照各种水利工程档案的管理制度、岗位责任制等积极履行自己的职责。

2建章立制确保档案资料的系统性、完整性水利工程建设项目的各参建单位必须建

立、健全项目档案各项管理制度,在工程建设开始,就应根据国家《档案法》及水利部《水利工程建设项目档案管理规定》,结合本项目管理的特点,编制本项目详尽的档案收集、整理、分类编号、竣工图编制办法。制定档案的利用、保管、保密等制度。只有通过制定项目档案管理制度,统一标准与要求并加以落实,及时指导各施工监理单位,才能使档案收集归档有序开展,分类整理有章可循,才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范,保证施工技术材料记录齐全、签署完备,原材料质量有保证,资料真实可靠,竣工图与实物相符。

3从源头确保水利工程档案管理的规范化

水利工程一般建设规模大、时间长、要求严,在施工中还会创造许多新工艺、新技术,如不及时记录、收集、归档,对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。所以,对水利工程按性质和项目进行分类,在工程开始即由项目负责人到档案室领取工程档案号,使之在设计过程中就反映在设计文件和每一张设计图纸上。这样,不管这些文件和图纸是单一的还是散乱的,都能很快地归纳到它应在位置,不仅为文件资料的收集、整理,以及档案的完整性、系统性提供了保证,同时也为归档工作打下了很好的基础,无须再作另外的处理,只要按档案号进行清点后(一个档案号也就是一个案卷),填写卷内目录,著录、登记完毕即可按号上架,进入提供利用工作。此外,需要统计的数据大多数都反映在档案号和明细帐上了,不必专门进行。所有这些,既节省时间,又节省人力。当以上工作完成之后,科技人员利用检索工具查找到所需档案,只要把档案号告诉档案员,数分钟之内既可准确无误地提供给对方。另外,详细、全面地记载施工过程,并及时收集归档,还要有领导的高度重视,施工一线技术人员的认真负责,档案人员的勤奋敬业,否则是不可能做到的。

4改善保管条件,保证档案安全

加强档案室建设,配备档案密集架等一系列设备,保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等“八防”要求。同时,还应配备录像机、照相机等现代化管理设备,基本实现档案管理与利用的现代化,使各类档案资料条目清楚,存放有序,管理规范,防止档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。

5加强学习,提高档案人员管理水平

对于水利工程的建设,在基层工作的同志一般都很少参与全面的工作,对其中的档案管理也比较陌生。因此,基层的水利工程档案管理人员要不断加强业务学习,注重提高业务素质和工作能力,增强责任心和荣誉感,在工作中注意遵循档案材料形成规律,保持材料之间的有机联系,使水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。

6实行利益驱动,建立归档责任制

只有完整、准确、系统的档案,才能满足水利工程建设、管理工作对档案利用的要求,而做好档案管理工作是提供利用的基础和保证。因此,领导应加以重视和关注,使其在制度上、资金积累上、人员配备上得到支持和保证,使档案工作纳入科技、生产管理之中,明确项目档案的分管领导及各部门职责分工,将项目文件的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围或岗位责任制。把水利工程档案的形成、积累、整理工作形成制度并与个人的经济利益挂钩。即工程设计、施工或竣工,项目负责人在资料形成过程中对资料的收集和整理负责;之后,又必须对档案进行鉴定、整理,并完整地移交档案室,凭移交单才能报销或结算各种费用。档案管理人员也必须时时督促和指导档案的收集、整理工作,一旦发现问题,及时更正。

7积极利用现代化手段管好档案

实现档案管理现代化是社会发展的必然趋势,引进计算机技术对水利工程档案进行自动化管理无疑是使原有管理方法和手段更上一层楼。同时,档案管理现代化不仅是实现档案的加工、存贮、检索计算机化,更应该是向着数字化、局域网方向发展,运用现代化办公手段,实现水利工程档案网络化管理。从而适应档案信息化建设和水利工程档案事业发展的需要。