有关水利建设档案管理实践思索

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水利工程技术档案是工程历史过程中所形成的针对具体工程对象的技术文件、图样、照片、原始记录的原本或代替原本的复制本,包括规划设计任务书、协议书、技术指标、审批文件、规划设计计划、研究方案、规划设计大纲和技术措施、技术调查资料、设计计划书、试验项目、试验方案、试验记录、试验数据、设计图纸及施工全过程的质检验收和峻工验收和交付管理后运行等,其内容真实、准确,可为后人提供借鉴。

济南市长清区崮头水库除险加固工程总投资4225万元,分四年实施。作为济南市长清区一项重点水利工程,从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量的档案资料。做好这些资料的收集与管理,对促进工程建设,保障水库工程今后的运行与管理,具有十分重要的意义。本文立足崮头水库除险加固工程建设,对工程建设中档案资料的搜集、管理、利用等方面进行初步探讨,以期对水利工程建设中的档案管理工作有所裨益。

1加强领导,确保档案资料的系统性、完整性

崮头水库位于长清区马山镇崮头村南,始建于1959年,控制流域面积100平方公里,总库容1305(改建后1530)万方,兴利库容373(改建后676)万方,是一座以防洪、灌溉、涵养水源、改善生态为主的中型水库。水库下游是104省道和华东输油管道,涉及三个乡镇15万人,地理位置十分重要。由于该库的前身是小拦河坝,经过三次较大的施工,施工质量较差,在运行中出现大坝裂缝、坝基渗水等问题,给下游人民生命财产安全带来严重威胁。为此,我局于2000年5月编制了崮头水库安全鉴定报告,并通过省水利厅组织的专家评定。同年9月,国家水利部大坝安全管理中心批准为三类险坝。2001年10月编制了可行性研究报告,省计委进行了批复。2002年5月,省水利厅审查批复了初步设计。

在申请立项工作中,市、局领导多次明确指示,一定要做好立项过程中产生的档案资料的整理归档工作,确保档案资料的系统性、连续性和完整性。在组建工程建设处时,同时设立了工程档案管理领导小组,由处主任任组长,有关科室负责人任成员,并明确了一名专职、四名兼职档案管理员,具体负责工程项目资料的整理归档工作。对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、帐册、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料悉数归档。

在一线跟班作业的技术人员,坚持做好施工记录,工程阶段验收以后,即将记录移交档案室归档。对一时难以判定的材料,先整理归档,三个月后经主任或分管主任审查后再决定取舍。利用磁带、光盘、胶卷、实物等多种形式,尽量全面、系统地记录工程建设原貌,展现建设风采。

水利工程一般都是国家重点工程,其建设规模大、时间长、要求严,在施工中还会创造许多新工艺、新技术,如不及时记录、收集、归档,对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程,并及时收集归档,没有领导的高度重视,没有施工一线技术人员的认真负责,没有档案管理人员的勤奋敬业,是不可能做到的。

2健章立制,确保档案管理规范化、标准化

为规范档案资料的管理,工程建设处根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规,制订了《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度,对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。为提高工程档案管理水平,建设处采取走出去、请进来的办法,派人赴其他水库学习档案管理经验,到档案局参加档案业务培训,并请档案业务专家指导、帮助建档立册。

为改善档案保管条件,我们注重加强了档案室的建设,配备了铁制橱、灭火器、吸尘器、空调、装订裱糊等一系列设备,保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等八防要求。同时,还配备了计算机、录像机、照相机等现代化管理设备,基本上实现了档案管理与利用的现代化,使各类档案资料条目清楚,存放有序,管理规范,从未发生过档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。

为做好档案管理工作,工程档案管理人员不断加强业务学习,注重提高业务素质和工作能力,增强责任心和荣誉感,在工作中注意遵循档案材料形成规律,保持材料之间的有机联系,力争将水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。特别在工程档案移交工程管理单位使用以后,要注意从计算机管理入手,利用网络和多媒体技术,丰富信息资源,建立专题数据库,逐步实现档案管理的自动化、现代化,减轻管理人员的工作强度,提高存档质量和工作效率。

3用活档案,发挥档案存史资政的积极作用

除险加固工程开工建设以后,增加了许多新的档案材料,同时,查询、借阅、复制档案资料的工作明显增多。围绕工程建设的实际,档案管理人员广泛收集资料,尽力提供资料,注意用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。在工作中,他们注意腿勤、口勤、手勤,讲究热心、细心、耐心。不论是领导还是一般技术人员查阅档案资料,他们都热情服务,不仅提供直接材料,还根据需要提供相关材料;不仅提供文字材料,还尽量提供图片、录像等直观材料;不仅提供现有工程材料,还相应提供外地优质工程材料。在严格履行审批手续,切实做好安全保密工作的同时,注意发挥档案的服务功能,在服务中收集档案,在服务中完善档案,努力提高档案的管理水平。

水利工程的档案资料不同于一般的历史资料,对工程的运行、安全有直接影响。因此,搜集与管理好工程建设时期的档案资料至关重要。档案管理者要增强服务意识,注重运用、发挥好工程档案,实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变,在档案的利用与服务中体现档案价值,维护水利工程的安全运行。