企业技术革新背景下档案信息化构建

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信息对于企业技术创新活动的发生、展开与实现，有着重要的作用，同时，企业技术创新是资源重新组合的活动，不仅需要物质与能量资源，而且需要对信息资源的重新配置整合，达到创造新事物的目的。只有积累到一定数量、质量的信息，才能保证创新选择的正确和创新的顺利进行。

1企业技术创新中的档案信息需求

企业在创新过程中产生了很高的信息需求，只有全面了解企业的信息需求，档案信息服务机构才能更好地提供具有针对性的档案信息服务，才能确定提供的服务是否有效、适用。企业在技术创新过程中的档案信息需求是多种多样的，其中最主要的信息类型包括：

1.1市场信息

市场信息在企业竞争中起着引领技术竞争、促进技术创新的关键作用。企业从事技术竞争，其着眼点在于进入和占领国内外市场，获取市场信息则是开拓市场的强有力手段。

1.2政策信息

企业技术创新活动依托于国家的国情国力和国际创新趋势等大环境，受到国家有关政策的调控和约束。了解政策信息是企业进行技术创新的基础。

1.3技术信息

为避免因信息闭塞造成重复开发、结构趋同和防止因技术上难以逾越的困难而导致创新的失败，技术创新必须有技术信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本来前景难断的创新项目转变为成功在握的可控工程。

1.4管理信息

管理信息是促进企业技术创新的钥匙。企业技术创新不仅仅是技术问题，更是管理问题。一方面建立现代企业制度需要信息技术的支持，另一方面企业信息化的实施也将推动企业组织结构和管理模式的变革。

1.5人才信息

经济的竞争和技术的竞争归根结底是人才的竞争，是人才数量和质量的竞争。在企业技术创新中，人才是一个至关重要的因素。没有创新人才，技术创新就无从谈起。企业的人才信息档案应能够反映各种人才的基本情况，如简历、专长、教育背景等。

在企业技术创新过程中，企业档案是一项重要的信息资源。档案是保存与延续企业文化的载体，展示和传播企业文化是档案信息资源开发利用的目的。档案资源只有通过信息化，建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源，才能真正实现档案资源的价值和使用价值，使档案信息服务体系满足企业创新的要求，最大限度地为企业提供准确、超前和多样性的资料信息，从而提升管理层面，提高企业整体的现代化管理水平。

档案信息化建设是信息化建设的一部分，企业内部某个部门的信息化也不是真正意义上的信息化。因此，信息化进程中要注重档案信息整合，优化企业档案信息资源的布局，把档案信息化看作是企业信息化的重要组成部分。把企业各部门的档案信息纳入相同结构的数据库中进行管理，如“手册报关核销系统”、“人力资源管理系统”、“订单管理系统”、“生产管理系统”等，采取统一的软件对档案及档案数据进行计算机处理和网络化管理，以整体优势实现企业内部信息资源共享，从而达到我们所需要的企业高层与部门管理环节紧密联系的目的。利用计算机和网络技术，通过对信息资源的深度开发和广泛应用，不断提高生产、管理、决策的效率和水平，让企业中高层电脑用户能够在轻松的人机对话中完成计算机任务的管理与决策，从而提高企业经济效益和企业竞争力。

2企业技术创新中的档案信息服务

档案信息服务就是为了让人们能够在特定时间获取所需要的特定档案信息而采取的服务措施。企业，作为专门的信息用户，满足其创新过程中的信息需求的关键是通过一切可能的途径提供适当的各种形式的信息，供其选择、使用，这就需要档案信息提供者提供系统化的信息服务。档案信息服务部门应该充分运用信息化、网络化的优势和手段，综合集成，充分整合信息资源，增强服务手段，扩大服务内容，开拓服务领域，提升服务水平，提高服务质量，为技术创新服务体系发挥科技信息服务的有效支撑作用。笔者认为可从以下几方面入手：

2.1档案信息数据库开发服务

在为企业提供文献档案信息服务时，档案信息服务部门拥有的丰富的信息资源不可能原封不动地传递给企业，因此应根据企业的具体需求，选择相应的服务器。企业内部局域网配备交换机和操作平台，建立有系统、完整的专题档案数据库，以便向用户提供特色服务。例如可以建立文件级开放目录中心，首先由企业确定出需要包含档案信息数据源的范围，然后根据用户需求，从国内外专利数据库中套录企业需要的所有专利信息，制成专利数据文件和图片，最后根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查，编制开放档案目录，把专利文件转换成档案数据库（包括摘要和全文信息）提供给用户。

应用标准化的档案管理系统，企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息了。标准化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。

2.2定题信息服务

定题信息服务，是档案信息服务机构根据一定范围内的用户对某领域的信息需求，确定服务主题，然后围绕主题进行信息的搜集、筛选、整理，以定期或不定期形式提供给用户的一种服务。档案信息服务人员在广泛调查企业创新信息需求的基础上，选择适用面广的主题作为服务课题，然后主动与用户联系，根据用户需求，建立信息用户服务档案，从而针对性地提供信息服务；或者根据企业用户的个性化需求，及时有效地向用户推送实用信息，帮助用户有效地解决科研、生产和经济活动中的一系列难题。当用户将自己所需要的档案信息通过网络向系统数据库提交以后，由专职的信息服务人员确定检索词，搜寻相关网站，经过初步的分析、筛选、归纳、总结，最终形成用户需要的档案信息资源，并将这些资源以一定的语言格式进行有序化整理，编辑成一个或多个方案，并通过E-mail发送到用户邮箱中，或者上传到服务人员个人主页、定题信息服务主页等，方便用户直接上网浏览、下载、打印课题最新文献。

2.3档案信息咨询分析与情报研究服务

情报研究和咨询服务是科技信息服务最主要的服务模式之一，也是企业技术创新信息服务中应重点发展的一项服务内容。档案信息服务部门应该利用自身优势，不断跟踪、编译世界各国重大科技计划、政策、管理、创新与发展战略等方面的最新资料，建设专题数据库，进行基础性情报资料的积累与分析，为开展信息咨询与情报研究工作奠定基础。进而结合企业自身情况，进行不同层次的研究与开发，包括项目跟踪研究、技术发展趋势预测研究、评估研究、发展对策研究等，直接参与企业的科研生产活动，起到企业经营者的参谋、“耳目”、“尖兵”的作用。

随着企业创新机制的加强，企业知识产权保护力度在不断加大，企业档案信息服务部门要相应加强对科技档案和知识产权档案的保护，积极为企业自主创新服务。企业技术创新的最终目的是促使企业形成持续自主的技术创新能力，是培育企业的持续市场竞争优势。而有效利用信息情报在技术创新中相当重要，信息情报的收集、整理、分析和预测已成为技术创新的必要手段。企业档案信息服务部门应调整自身的工作方法和方式，围绕市场经济所关注的科技、经济、社会发展问题，开展调查，提高分析水平，为企业决策提供服务。

2.4提供培训服务

提高员工的信息素质是增强企业技术创新能力的重要手段之一。档案信息服务部门可以定期举行各种活动，通过开办网上课堂，或是利用电子阅览室定期授课等方式为企业提供档案信息技术、信息理论、信息检索等方面的培训，进而提高企业员工的档案信息素质，使其了解档案信息资源的种类、形式和检索方法，掌握档案信息的社会地位、作用、影响，利用档案信息进行科学研究，利用文本和多媒体报告研究成果，从而推动企业技术创新的进程，更有效地实施档案信息化管理工作，为企业自主创新和实施知名品牌战略服务。

企业档案信息部门要加强学习，摸清家底，开拓进取，超前介入企业管理流程，全方位参与企业信息化建设，将自身融入信息系统，使档案工作与企业设计、生产、施工、管理等工作流程相衔接，以加强对企业各种类型文件材料运行的监控。还应积极参与国际质量认证体系的贯标活动，实现档案信息资源的制度化、规范化管理，建立和完善企业档案自动化系统，积极主动地从各个渠道获取并综合处理各类信息，编制出有一定水平的综合性、专题性的报告供企业决策者分析和判断，提高服务水平。