职工人事档案监管问题和对策

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职工档案是记录职工个人学习、工作、参加各项保险、工作变动等情况的原始资料,是证明个人工作年限、文化程度、学识水平、技术状况、功过奖惩和用人单位评判的重要依据.它关系到职工的切身利益,也是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据.随着市场经济的建立和社会的发展,原有的企业职工人事档案管理办法已经不能满足新型劳动力市场的需求,在工作中遇到了很多问题.

1现行人事档案管理体制与市场经济发展不相适应企业职工档案由多个部门管理,职责分工交叉重叠,对职工人事档案管理要求不一致.如大中型国有企业领导班子成员档案,由各级组织部或企业工委代管;部分企业中层以上职工的档案,由人才中心或职业介绍所代管.还有的企业依然按计划经济时期的管理方式将企业职工档案分成干部、工人档案分别管理.职工在企业中只有岗位上的区别,没有身份上的差别,这种管理方式,有悖于企业依法实行的全员劳动合同制度,给企业的职工人事档案管理工作带来诸多不便.

2企业对职工人事档案管理不够重视有些行政管理部门要求企业在保管职工档案时,将职工原始招工、用工手续、劳动合同书等材料拿出来,理由是干部档案中不存放这些材料,造成职工档案中原始材料遗漏、损坏、丢失.个别企业由于管理不善,竟然将上百名职工档案丢失,致使职工无法办理接续保险或享受退休待遇手续.有的企业经营者为了达到控制职工流动目的扣留职工档案,造成职工上访.有些企业由于企业管理松懈,个别职工档案长期滞留在个人手中.这些问题的出现,严重侵害了职工的个人利益,有损于人事档案管理工作的严肃性,造成由于档案引发的各种不必要的纠纷.

近年来,因用人单位扣留人事档案发生的争议多了起来.有的职工辞职后,不愿将档案移交到人事、劳动和社会保障部门托管(因为托管要收费);有的人认为人事档案对自己求职没有什么用,干脆不管;也有的用人单位因职工没有赔偿给原单位造成的经济损失,故意扣留员工的人事档案.当然,还有用人单位不愿为与自己没有劳动关系的职工无偿保管档案,希望员工将其档案尽快转走.

3企业职工档案材料保存的准确性和完整性差有一些企业,尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处,不给新招用的职工建立档案,职工新增加的档案内容不能及时归档,致使职工的档案材料不准确、完整.如某企业技师张某即将到退休年龄,听说还可以申请晋升高级技师,兴冲冲地来到劳动保障部门查找自己当年评审技师的档案资料,因当年的资料没有入档,企业经历改制,本人又无保管,有关技师档案不知去向,张某只能望洋兴叹.

4民企档案畸轻畸重一些国有企业改制为民营企业后,很多职工认为档案似乎没有原来那么重要了.有的人舍弃档案,有的企业则不愿意管理档案,致使人事档案管理面临一系列问题.据了解,在很多民营企业中,职工档案一般都让办公室主任兼管,这样的结果是职工人事档案管理流于形式.加之目前人员流动频繁,有些人离开单位后,对档案基本置之不理,也不办理转移手续;有些人干脆自己保管,档案在民营企业没了章法.在一些企业和从业人员看轻档案的同时,很多人又很重视档案,甚至是过度畸重.有的企业在为申报社会保险费的时候,往往借口职工没有档案而拒绝为职工参加社会保险和接续社会保险等.

5从业人员认为档案已不再重要据了解,很多人认为档案已不再重要.认为企业员工在国有集体企业看重档案,是因为当时档案是职工增加工资、晋级提拔、调动的必备依据.现在不同了,在民营企业,一切都是老板说了算,跳槽自己说了算,晋升靠本事,有无档案不碍事.新进入就业领域的大中专以及技校的毕业生,不管到哪个工厂打工,只要填张表格,拍张照片,签份合同就完事了,档案不是那么重要.实际上,人事档案管理与就业还是有着一定的关联,人事档案在办理工作调动、研究生入学、考取国家公务员调档、退休等很多场合还是很重要的.

6加强人事档案管理的措施

(1)建立与市场经济发展相适应的企业职工人事档案管理体制,以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,并由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理.劳动保障行政部门与档案行政部门尽快制定企业职工人事档案管理办法,进一步明确企业职工人事档案管理范围、内容、方式、标准等,并以中组部《干部人事档案工作目标暂行办法》等有关文件为依据,使企、事业单位的职工档案管理走向科学,走向规范.

(2)针对目前企业职工人事档案管理存在的诸多问题,各级劳动保障行政部门应高度重视企业职工人事档案管理,制定规范有效的管理制度,加强督促,定期检查,发现问题及时解决,定期对人事档案管理人员进行培训,不断提高人事档案管理人员业务水平.并在规定时期内对所有企业职工档案进行全面清理、规范,确保职工档案的完整、真实、准确.另外也要求所有从事人事档案工作的领导和同志提高思想认识,全力做好档案收集整理、规章制度和基础设施建设,提高职工人事档案工作的整体水平.

(3)使企业职工人事档案管理更加规范化、科学化.对职工档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范.有条件的地区要利用计算机网络技术逐步建立职工个人档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体系,通过科学的管理,为企业提供便利的服务,充分发挥劳动保障部门的服务职能,提高办事效率,使人事档案管理工作更加科学规范化.

(4)档案纠纷急需法律规范.目前很多国有企业都面临改制,有的还面临关闭或破产,如果用人单位将员工的档案丢失应该及时承担法律责任.又如,有的员工离职后,下落不明,原用人单位不再愿意出资为离职员工保管档案,针对这种情况应严格按照有关文件规定,原单位应在30日内将其人事档案移交党委组织部门、政府人事行政所属人才流动机构.各单位接收流动机构办理人员,必须到同级组织、政府人事行政所属人才流动机构办理有关手续.机关、企业事业单位凭同级组织部门、政府人事行政部门所属人才流动机构开具的转移手续,方可接收流动人员人事档案,流动人员跨地区流动的,接收单位需按人事管理权限向同级组织部门、政府行政部门所属人才流动机构提出申请,由同级人才流动机构向管理其人事档案的人才机构调档后方可办理有关流动手续.《企业职工人事档案管理工作规定》第6条规定":职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者,其档案由原所在单位保管,也可由当地劳动行政部门代为保管."第18条规定":企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门.职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管."用人单位保管员工档案是基于双方存在劳动关系而应当履行的附随义务;如果双方的劳动关系已经解除或终止,仍规定用人单位有保管义务,不合理的应放到相关部门.对下岗失业人员,应让政府买单,免费为下岗失业人员办理相关.

总之,在人才流动日趋频繁的今天,要解决职工人事档案诸多问题必须通过立法予以规范和完善,同时也希望广大用人单位及时合理地为员工办理人事档案转交手续.