声像档案信息化监管中困境以及决策

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声像档案是档案实体的一个重要组成部分,是人类活动中形成的真实记录,它以胶卷、磁带、光盘等材料为载体,辅以文字叙述,记载了重大历史事件和重要历史、科技活动的实况以及有关人物的活动。声像档案与文书档案相比,具有更具体、更生动、更形象、更直观的特点,可谓是“声形并貌”。因此保管好声像档案的完整性,最大限度地延长声像档案的寿命,实现其应有的价值,是摆在我们档案工作人员面前一个重要的课题。

声像档案包含多种形式,如:照片、磁带、光盘、录音带、录像带胶片等,其保管形式也多种多样,现就声像档案信息化管理的必要性、信息化管理中存在的问题以及解决问题的对策略谈几点看法。

一、声像档案进行信息化管理的必要性

1.声像档案的再现性所决定。声像档案能真实地再现历史的原貌,通过图像、声音把活动的重要内容原声、原貌地录下来,不仅能记录时间、地点、人物,而且还能如实地反映当时的环境和气氛,使人身临其境,如见其人,如闻其声的感觉。这是赋予声像档案不可替代的自身价值,从而成为档案资源中宝贵的财富。

2.声像档案的特殊性、存储性所决定。声像档案是特殊材质制成的,很容易受阳光、温度、湿度等外部因素的影响,它必须存放特殊材质筑成的库房中,能防高强度的磁场和电场,库房建筑应安有屏蔽措施,屏蔽后要有良好的接地,这样才能保证各种有害磁场不侵害声像档案。库房内要有防火设备,因声像档案的材质是由聚脂、氧化铁和二氧化铬和黏合剂组合的,都是易燃品。库房内的温度、湿度特别重要,一般要做到恒温、恒湿,温度一般在18℃~24℃,相对湿度为35℃~40℃,如果温湿度不均匀,忽冷忽热,忽干忽湿,会导致磁粉脱落,磁带卷边,声像档案在播放过程中就会有打火的现象,严重的无图像。声像档案库房应防光。光对声像档案有很大的破坏力,光线辐射破坏磁带的稳定性,促使信号衰减和加速磁带老化,因此库房窗子要放置百叶窗帘避光,照明灯应用白炽灯为宜。库房要保持清洁卫生,门窗要密封,防止灰尘进入,灰尘对声像档案有严重的腐蚀性,磁带粘上灰尘后就会使磁带磨损划伤,损坏图像,因此库房要保持清洁卫生,有效地减少库房灰尘。

3.声像档案对软硬件的依赖性。声像档案是数字化时代的飞速发展的产物,对软硬件有依赖性和不可分割性,如:数码照片依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件而具有生命力。从制作、处理以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现,离开了计算机系统,人工无法识读,更无法对其施加任何影响,管理活动便无从谈起。

二、阻碍声像档案信息化管理的主要原因

1.资金问题是制约声像档案信息化发展的主要原因。声像档案资料的信息化是一项复杂而庞大的系统工程,无论在人力、物力和财力上都有严格的要求。就物力来说进行录像带的光盘转化就需要刻录机、计算机等相应的设备,而这些设备又需要大笔开支,绝大部分单位由于经费不足,对档案馆室的投入可谓是捉襟见肘,少得不能再少。资金不足在相当大程度上限制了档案信息化建设的进程,使声像档案资料不能得到有效的利用,制约其价值的发挥。

2.档案队伍素质是制约声像档案信息化进程的关键因素。要实现声像档案资料信息化需要具备专业技术人才,对从事声像档案管理工作的档案管理人员而言,不仅要具备掌握熟悉的档案专业管理知识,而且还要掌握计算机和网络操作,只有这样才能使声像档案资料信息化建设顺利进行。然而,目前一些单位从事声像档案工作的管理人员绝大部分既不是计算机专业人士,也不是档案专业人员,他们只是“半路出家”的非专业“兼职”人员,既没有经过严格的信息化技术训练,也没有专业培训,所以运用信息技术解决档案管理工作的能力普遍较差,使声像档案的信息化管理无从下手。

3.声像档案数字化后本身所具有的易改性和可分离性以及存储的高密度性是声像档案信息化管理的主要难题。所谓易改性,就是计算机对声像档案的增、删、修改十分容易,而且一般情况下看不出什么痕迹;可分离性,例如:照片档案不具备传统的照片那种固定的物理位置,也不再对原载体从一而终。它可根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间。也就是不再具有物理意义上的实体形态,并且与载体分离,如果原本照片不备份就很难识别其真伪;高密度性,就是声像档案的存储密度大大高于以往任何可人工识读的信息介质,例如:把一家报纸一年的照片等材料可存于一张光盘上,这就是声像档案的高密度性。这些问题如果在信息化建设中不把握好,将给声像档案的管理带来极大的威胁。

三、加快声像档案信息化的应对策略

1.加强档案干部队伍建设。做好声像档案管理工作关键在于人,因此,档案部门必须把培养和使用人才,加强队伍素质建设作为档案事业发展全局来抓,要采取有效措施,抓好档案人员的培训教育工作,以能力建设为核心,以培养复合型人才为目标,尽快提高学历层次,更新知识结构,努力培养一支既懂得档案管理规律,又懂得现代信息技术的档案干部队伍。

2.加强基础业务建设。档案基础工作是档案各部门工作的根本,是发挥档案作用的前提。档案工作特别是声像档案工作要上档次、上水平产生质的飞跃,就必须搞好档案信息化建设并实现管理现代化。为此,必须加大经费投入,夯实物质基础,各档案部门要多方筹措资金,投入专项资金进行档案信息化建设。要积极引进新技术、新设备和先进的管理手段,加强数据库建设、网络建设和多媒体技术的应用。

3.对声像档案的保管、操作要规范化,并指定专人负责。1)声像档案除保存在数据库外,大都拷贝在只读光盘上。光盘也可能因破损而退化,导致信息丢失。作为声像档案管理人员在光盘整理时必须注意操作规范化。如:触摸光盘时应带无纺棉质手套;减少光盘从包装物中取出的次数;光盘必须平放在坚硬的惰性塑料包装盒内;光盘标签就贴在光盘包装盒上;光盘存放环境应清洁等等。2)对声像档案读取设备进行维护。声像档案只能通过计算机处理和阅读,声像档案读取设备维持一个好的状态很有必要,这就要求声像档案管理人员对该部门的计算机等设备和软件使用情况、更新情况进行登记,如果读取设备或软件过时了光盘存储的信息必须及时复制和迁移(原载体保留的时间不少于三年),只有定期进行检查,必要时复制,声像档案信息才会无限期的延续。3)档案部门要指定专人负责声像档案的积累、整理、分类。声像档案的分类范围要以国家归档范围为参照,还要及时登记读取设备软件环境和硬件设备环境的版本、数据类型、格式,以保证声像档案的实用性。

4.要规范声像档案图像的标准格式。声像档案是档案的一个重要组成部分。对档案信息进行数字化,采取什么样的格式和数据压缩技术,是能否成功的一个关键问题。这就需要我们从文件格式的开放性、扩展性、适应性等来规范图像处理的标准格式有多种,但必须从中选出一种处理图像。选择的标准必须符合以下标准格式,既可以运用于广泛的应用程序,又可以处理各种图像,还可允许使用者能针对一个扫描器和打印机的特性而进行自由调整。采用了这种档案图像处理的标准格式后,使用者就可以得心应手地处理各种图像了。