燃气工程档案监管工作

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随着燃气管网在城市中的不断扩建延伸、各类用户的不断增加,形成的各类资料也越来越多,燃气工程档案管理工作显得愈发重要。现代化的燃气企业,对燃气工程的档案管理应做到管理水平专业化、文件材料规范化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化。只有这样才能使燃气工程档案信息得到充分利用,实现档案为现实服务的根本目的。长期以来,对档案管理工作的重要性没有足够的认识,档案管理部门和各业务部门各自为政、相互脱节,导致各类工程资料归档不及时或不完整,从而造成档案残缺不全,给档案利用工作带来了相当的困难。因此,公司必须要转变观念,认识到档案管理工作的重要性,制定并采取相应的制度与措施,对燃气工程档案进行超前管理。

1建立完善的档案管理网络

1.1企业领导重视,并加强对档案工作的集中统一管理,是做好工程档案工作的重要保证。

1.2遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则,成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案管理工作,成立档案管理室,设立专职档案员,在各相关业务部门指定专业技术人员担任兼职档案员,形成全公司的档案管理网络。

1.3完善制度建设,制定岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关,保证各类文件、材料、资料不疏漏、不缺失。

2采取措施,对燃气工程档案进行超前管理

2.1拓宽档案收集渠道

燃气工程建设内容是比较复杂的,尤其是市政管网、各类场站及大型住宅小区的燃气工程建设周期长,从项目申报到工程竣工的程序比较多,这些工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长、稍有疏忽就可能遗漏;而商业用户、工业福利用户及小型住宅等工程大多建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案管理人员的足够重视。为了保证档案资料收集齐全、完整,档案管理人员应首先了解燃气工程建设工作的具体工作程序和工作流程,对每一阶段工作中会形成哪些档案资料做到心中有数。在此基础上,可采取以下收集方法:

2.1.1追踪收集。适用于工程周期短,形成档案材料快的工程。档案管理人员可根据生产部门提供的工程通气、点火信息,有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高。

2.1.2分阶段收集。适用于建设周期长的工程(如市政管网、各类场站工程及某些跨年度工程),要及时掌握工程进展情况,并加强催收,尽力避免原始资料的遗失,这样才能保证工程档案的连续性、完整性。

2.1.3强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位,可采用收取档案资料押金的做法。当一项燃气工程报建后,施工单位先交纳一定金额的资料押金,直到工程完工后施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。以保证档案资料不因人为因素而流失。

2.2科学系统地分类,使燃气企业工程档案管理专业化

根据燃气工程建设的实际情况,要制定相关的管理制度,使得档案管理工作稳定有序的延续下去。按照分类大纲、归档范围、保管期限等方法,可将燃气工程档案分为十类:①技术管理档案;②场站档案;③市政管网档案;④工业用户档案;⑤商业及福利用户档案;⑥民用户档案;⑦工程设计档案;⑧设备及仪器仪表档案;⑨影像档案;⑩科学研究档案。并在每一类中确定基本归档范围。在此基础上,坚持以规范化的作业方式,把应该收集归档的文件资料进行分类整理,立出预备案卷。对具备条件可以装订成正规卷的文件资料,应及时把它们装订成正规卷;对市政管网、庭院管网,应及时地补充完善到电子版资料中。使档案管理工作逐步走向科学化、规范化、电子化。

2.3依据国标、行标,使归档燃气工程文件材料规范化

结合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)、《城镇燃气输配工程施工及验收规范》(CJJ33—2005)、《城镇燃气室内工程施工与质量验收规范》(CJJ94—2009)的标准要求,结合公司内部实际情况制订《燃气工程文件归档规定》,对燃气工程竣工资料中归档文件材料的内容进行调整、补充,确定燃气工程文件的归档范围,并对归档的文件质量做出明确要求。在工程竣工验收、投入使用时,力求做到归档的燃气建设工程文件内容真实、齐全、系统,并保证归档的文件质量符合要求。只有这样,才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。

2.4利用计算机为档案工作服务,使燃气工程档案利用达到原文级水平

档案利用服务的具体内涵是:对查找信息的求全和求准需求,对利用速度的求快需求,对利用途径的求易需求,对检索和咨询的求助需求,因此相对应的档案利用服务工作的重心应当确立为:建立完备的档案检索体系以及建立完善的咨询服务体系。

目前检索速度最快、储存信息量较多的是计算机,比较快速而准确查询档案的理想模式为:档案利用者可通过计算机查看到所查档案案卷的卷内目录及卷内包含文件的内容;如果想复印档案,则由档案工作人员到库房调卷;如果不想复印,则不必调卷,也可从计算机直接输出打印,这样可节省调卷时间。这是最佳的档案利用服务方式,要想达到这一要求要从以下几点做起:

①配置计算机,应用档案管理方面比较方便、快捷、安全的城建档案系统管理软件。②按照国家规范进行档案的整理编目工作。③配备相应辅助设备(如扫描仪),尽可能对档案文件进行扫描,储存进电脑里。④档案信息的输入要完整、准确。⑤加强档案工作人员的计算机知识的学习培训工作。

3强化档案管理人员的业务培训、提高档案管理水平

由于燃气工程建设是一项专业性较强的建设项目,使得燃气工程档案管理具有其特殊性,客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事工程档案管理工作的人员,专业知识和技能应比一般单位的档案人员更全面,不仅要熟悉文书档案,还要熟悉科技档案;不仅需要掌握档案专业的知识,还需要掌握计算机管理档案的操作技能,而且还有必要了解燃气专业方面的知识。可将档案管理工作的培训和工程建设技术培训相结合,避免管工程不管资料或不懂资料,管资料不懂工程的现象。从而提高工程档案管理水平,为确保燃气工程档案的归档质量奠定良好的基础。

4积极提供服务,使档案利用人性化,促进档案管理工作

燃气工程档案的形成是全体燃气工作者劳动智慧的结晶,做好燃气工程档案管理工作是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给燃气工作者利用,为企业的经济建设服务。而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。如果能将档案信息及时提供给业务部门,当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时,会使他们体验到档案价值,了解档案工作,会增强其档案意识,从而主动及时移交档案,积极配合档案部门工作,在档案管理部门与各业务部门之间形成一种良性互动,工作上形成良性循环,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。