议独立学院开展档案管理战略

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摘要：独立学院的人事档案管理工作是独立学院人力资源的重要组成部分。本文在对独立学院人事管理制度进行了较为深入的研究之后，对聘用制下独立学院人事档案管理中的突出问题及其成因进行了分析，并提出了聘用制下加强独立学院人事档案管理的策略。

关键词：独立学院；人事档案；聘用制

一、独立学院人事制度的核心———聘用制当前，开办独立学院就成为了扩大高等教育规模、解决教育经费不足的有效途径。可以说，独立学院的诞生是由于“公办高校、地方（省级）政府、社会投资者、考生家庭”这四方的积极性会聚到一起的。独立学院一般由普通高等学校申请成立，并负责其教学管理，申请学校不需要国家财政支持，转为依靠社会资金，按民办机制运行。这种办学形式相对独立，并具有较大自主权。

学校不仅负责日常教学管理工作，而且，还可以自由评聘教师。很多教师都是从母体高校中聘请，即使聘用专职教师，也与原有母体高校并无实质上的联系，而只是以独立学院的名义实行聘用制。这种聘用制也正是独立学院人事制度的核心。

二、聘用制下独立学院人事档案管理方面存在的问题及成因（一）存在的问题1.

档案意识淡薄。良好的档案意识是加强档案管理工作的主观基础。

如果组织成员普遍都具有良好的档案意识，必然会产生应用档案信息的强烈愿望，这种愿望将进一步推动档案管理工作的发展。

但是从目前的情况来看，大部分院校的档案意识还非常淡薄。

2“.重新建档”现象层出不穷。随着聘用制的广泛实施，独立学院人才流动现象加剧。某些学院为了吸引优秀人才采取“重新建档”的方法来吸引人才。这种违规做法成为很多独立学院招聘人才的“法宝”。

3.档案材料质量不高。聘用制的发展要求独立学院人事档案发挥越来越重要的作用。但是，独立学院人事档案材料质量并不高。具体表现为：档案内容不完整；档案整理欠规范；档案信息失真等。

4“.弃档”现象屡见不鲜。因为独立学院的特殊体制，教职员工与学院之间的关系相对松散，很多教职员工对待工作本身也并没有太多的留恋。为了实现自由流动，很多时候，教职员工甚至会放弃档案就直接“跳槽”。

（二）问题的成因

1.管理制度存在漏洞。独立学院的人事管理体制具有崭新的特点，人事档案的传统功能弱化，各方面对人事档案的重视程度也相对较低，在管理上比较松散，这使得档案毁损失踪、缺失材料等现象屡见不鲜。这些问题主要就是由于独立学院人事档案的采集、整理、归档等管理制度不尽完善。

2.管理手段比较落后。当前，独立学院人事档案管理部门需要履行的主要还是人事档案的收集、整理、存档和保管等工作，与传统的人事档案管理模式并没有太大差异，管理手段也比较落后，现代化程度不高。现代化管理手段并没有在人事档案管理工作中得到广泛的应用。

3.人力资源建设短缺。在聘用制下，独立学院档案管理部门无论是从人力资源数量还是管理人员素质，都亟待提高。再加上人力资源管理机制缺失，更使得档案管理部门的人力资源建设成为制约档案管理工作发展的主因之一。

三聘用制下独立学院人事档案管理的主要策略

（一）人档分离应该让独立学院的人事档案管理工作与社会化档案管理相结合，由母体高校所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将独立学院人事档案管理部门的相关管理职能分离出来，建立政府所属的独立学院人事档案管理部门。这一独立学院人事档案管理中心应设立为不以赢利为目的的事业单位，至于开展档案管理相应工作和提供服务的经费，应该从最开始的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全部负担。进而，以职能的专业性、机构的相对独立性和服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

（二）开放式管理

随着聘用制的发展，独立学院之间、独立学院与社会之间的人才流动将越来越频繁，所以，在更大范围内实行开放式人事档案管理已经成为必然的选择。人事档案开放式管理模式与传统的人事档案管理模式差别较大。在传统模式下，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，相对封闭。而社会化开放式人事档案管理模式服务面更广，也便于社会机构与人员对档案加以利用，容易采用现代化的管理方式，但却存在易泄密、易丢失等弊端。对于现代人事档案管理工作来说，应该将两种模式的优势加以结合，规避各自风险，建立更完善的人事档案管理模式。

聘用制的实行，削弱了人事档案原来的神秘化、政治化倾向。人事档案不再仅仅局限于单一组织部门的狭窄范围内，而经常会被组织、个人查阅、利用。同时，以因特网为代表的信息技术飞速发展，也改变了人事档案管理、服务的方式，在不涉及个人隐私的前提下，人事档案上网，采用网络化管理、服务方式，便于人事档案管理部门与外界进行人力资源信息交流，由单一的管理模式转变为开放式的交流模式。随着教育改革的深化，每个小单位自行管理人事档案的模式将被更大范围内实行的社会化、开放式人事档案管理模式所取代。

（三）长效保障机制

1.法律保障。制定有力的法律、法规制度并认真贯彻执行，是加强独立学院人事档案管理工作的必要保证。《中华人民共和国档案法》是有史以来中国权力机关制定的第一部档案法律，是建立健全中国档案法规体系的核心。

独立学院人事档案法规体系要在《中国人民共和国档案法》为核心的档案法律为基准逐步建立、健全。

这必然要求国家档案行政管理部门与人事部门、相关立法机构联合制定出一些与人事档案信息开发与利用相关的法规、政策，以对日益变化的人事档案管理工作形成一个总体的指导。

2.技术保障。在聘用制下加强独立学院人事档案管理工作，必然离不开现代化的技术和管理手段作保障。

当前，独立学院人事档案的管理工作主要是以计算机技术为核心。这种现代化的管理方式将档案管理人员从手工劳动中解放了出来，大大提高了档案管理工作的效率。具体应该从以下几个方面展开工作：开发统一的人事档案管理软件；采用先进的档案保护设备和技术；重视声像档案与电子档案的形成与管理。

3.服务保障。由于独立学院不同的体制及其所带来的不同的人事管理体系，因此，在实际工作中，需要人事档案管理人员不断拓展服务领域，创新服务机制。要促进教学、科研单位与档案管理部门之间形成横向联系，进一步整合相关学科管理和科技创新人才资源，共同推进人事档案管理工作的发展。同时，要建立、健全信息共享机制，与社会联合进行档案信息资源的开发、利用，促进基础研究、应用研究和科技成果的转化。另外，还要发挥人事档案的信息服务功能，紧紧围绕独立学院党政工作的开展，及时、准确地提供相关档案，为科学民主的决策服务。

4.监督保障。充分发挥社会公众和各部门监督力量的作用，针对档案管理工作，研究、制订具体的检查、监督方案。可以建立定期或不定期的评议制度，邀请社会各界对档案信息资源开发利用情况进行公开评议，听取社会各界的意见和建议。

综上，独立学院的人事档案管理工作是独立学院人事工作的重要组成部分，在全面推行聘用制的今天，必然会面临崭新的挑战。本文就是针对这种情况提出了独立学院人事档案管理工作的管理策略，希望会对独立学院人事工作提供一定的帮助。