小议区县住房保障档案的管理

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住房保障工作是关系国计民生的热点问题,也是重大社会问题和政治问题;是建设和谐民生的重要基础,也是推动科学发展的基本保证。住房保障工作是政府在新理念、新制度、新技术环境下的具体问题,形成的住房保障档案是民生档案信息资源的重要组成部分,需要档案部门变革理念,提出新的解决思路,同时发挥拓展价值,为社会救助、劳动保障等其他民生档案提供可资借鉴的经验和方案。

一、住房保障档案管理的现状与问题

(一)住房保障工作基本概念

城市住房保障工作是以城市低收入家庭为对象,以廉租住房制度为重点、多渠道解决城市低收入家庭住房困难的一项工作,是各级人民政府的重要职责。它在起初的廉租住房工作的基础上,发展成以经济适用住房、限价房等为补充的一系列工作。

(二)住房保障档案的概念和基本构成

住房保障档案是住房保障管理机构在实施住房保障过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,包括纸质、电子两种档案。住房保障档案的基本外延包括以户为单位的住房保障对象档案和以工作部门为单位的宏观管理工作档案两个部分。目前,以户为单位的住房保障对象档案又分廉租房、经适房、限价房三种类型。经适房、限价房档案一般由申请、审核等有关材料构成,廉租住房档案一般由申请、审核、实施保障及年度复核等有关材料构成。宏观管理工作档案是住房保障机构在工作中形成的文件材料,涵盖了文书档案、会计档案、基建档案、声像档案等类型。

(三)住房保障档案的基本特点

1、住房保障申请审批的程序决定了住房保障档案的多层面性。一套完整的住房保障对象档案是伴随着“三级审核、两级公示”的工作流程形成的,记录了市、区、街道三个层面针对个体民生的具体工作。宏观管理工作档案则依据该项工作的领导关系、组织体系,体现了业务管理以及其他一些配套工作。

2、住房保障工作的管理方式决定了住房保障档案的动态性。因家庭经济、住房情况变化,住房保障对象的构成不断变化;为加强监督管理,住房保障审批机构定期对住户情况进行复查;根据经济发展情况,调整住房标准;随着社会的发展,政策的变化,住房保障覆盖面不断扩大等情况变化,住房保障文件材料具有动态性。目前,这种情况在廉租房档案管理上表现较为突出:街道住保办每年会复核廉租户的情况,签订一年合同,并将相关文件材料归入对应住房保障对象的档案。

3、住房保障管理工具的特点决定了住房保障档案的双轨制。北京市建委已经建立了全市统一的“保障性住房申请审核管理系统”,工作人员通过数据库随时掌握保障性住房申请审核材料的处理情况、住房对象的情况及实物配租和租金的发放情况,完成各级各类报告的生成和管理。这样住房管理工作不仅产生了纸质文件,同时也产生了相应的电子文件,在住房保障档案最初形成时就保证了纸质档案和电子档案的双套并存。

(四)住房保障档案管理中存在的主要问题

1、管理体系不够健全,未能有效地进行集中统一管理。目前,我区建委和各街道的档案室没有直接介入住保档案管理。区建委住房保障科有兼职档案员一名,区九个街道部门有五个住房保障办公室设有兼职人员管理档案,都是由审核人员兼任,其人员身份多是聘用的协管,隐藏着一些风险。现实原因是多方面的:其一,档案管理配套体系建设未能跟上工作的发展。新形势新条件下的住房保障工作是一项全新的工作,审核管理产生的一系列文件材料对于区建委、区档案局和各街道的档案管理部门来说,都是新的管理对象,需要规范工作方式;其二,由于住保工作的专业性和现时性,文件材料的实体集中在具体工作部门,本单位专职档案员对于文件材料的增减、更新不易把握;其三,住保档案利用频繁,为年度复核、廉租续租、情况核查、数据统计等查阅申请材料,各街道平均年查阅量近千次。

2、缺少规范管理制度。近年来,大规模保障性住房建设刚刚兴起。北京市建委2007年制定了《城市廉租住房管理办法》,修订了《经济适用住房管理办法》,2008年制定了《限价商品住房管理办法》。档案业务方面,建设部2006年制定了《城镇廉租住房档案管理办法》,明确了“一户一档”的原则。在经适房、限价房档案的管理上,还存在着制度空白。档案局、建委、各街道在住保档案项目上的业务关系,管理关系还需要进一步梳理。总体而言,必须完善涵盖各门类、各层级住保档案管理的配套制度体系。

3、档案业务基础薄弱。其一,住保档案年形成量大,而保管条件简陋。区建委已形成住保档案11883件,有专门库房,用五节柜保管,将近饱和。九个街道2008年形成5487件,2009年已形成4174件(截至6月),其中廉租房1218件,经适房3338件,限价房5105件,共计9661件,库房和办公用房混用,文件容易散失。其二,兼职档案员素质有待提高,多是单位聘用的临时工,有的不懂基本的档案业务规范,影响工作质量和效率。其三,编制紧张,兼职档案员忙于其他工作,从事档案工作时间不超过二分之一。其四,档案缺乏规范整理,不便检索利用。

二、加强住房保障档案管理的有效措施

(一)完善管理体制

1、提高领导重视程度。做好住房保障档案工作,领导重视是关键。一是从提高认识入手,增强领导干部的责任感。区档案局和住房保障工作部门要把住房保障档案管理工作作为民生档案工作的重要组成部分、政府提供公共服务的一项重要职责和维护群众利益的重要工作。二是从加大投入着眼,提高工作的实效性。区建委和各街道需要切实加大对人员、设备的投入,解决库房问题、人员编制问题。

2、建立组织体系,实行统一领导、分级分类管理。住房保障档案由市住房保障主管部门、区住房保障主管部门、街道三级进行管理。区住房保障主管部门负责本区住房保障档案的监督和管理工作;各街道档案室负责本辖区内住房保障档案的监督和管理工作;区档案局应对辖区内住房保障档案工作依法行使监督和指导职权,对违反档案法的行为进行处罚。住房保障对象档案与宏观管理工作档案实行分开管理。住房保障对象档案由住房保障工作部门在录入“北京市保障性住房申请审核管理系统”的同时,走双轨制进行即时归档。住房保障宏观管理工作档案每年由兼职档案员移交本单位档案室,与本单位其他工作档案一起归档。

3、规范住房保障档案管理各项制度。区建委和区档案局在充分调研的基础上,应结合住房建设部和市里的相关政策,出台区住房保障档案管理的规范性文件,使工作有章可循。同时,各工作部门要相应完善接收、收集、整理、保管、利用等各项具体制度,落实好管理细节。

(二)提高业务工作水平

1、加强档案管理人员的业务培训。在不断提高工作人员业务素质和能力的同时,加强区建委、各街道和区档案局相关工作人员档案管理业务的培训,提高工作人员对做好住房保障档案管理工作重要性的认识和档案管理业务水平。不但要熟练掌握计算机技术、网络技术,还要努力树立科学的管理观念和思想,提高住房保障档案现代化管理的能力和水平。

2、加强档案业务监督指导。依据区住房保障档案统一领导、分级管理的体系,区档案局、区建委和各街道的档案管理部门应定期对住房保障工作部门的档案管理业务进行监督指导,对专业档案心里有数,胸中有底。

三、在条件允许的情况下探索新型档案管理模式

(一)推动建立专业档案室,设专人专职管理。住房保障档案形成量大,专业性和政策性强。全部移交给本单位档案室,将大大增加专职档案员的管理负担,也不便工作;滞留在业务工作部门又不利于档案的安全保管。建立住房保障专业档案室可以解决这个问题。区建委已经做了一些尝试,委派了住保科一名业务素质较强的工作人员管理住保档案专业库房和档案,使得管理水平得到跃升。下一步,在经费和人员编制许可的情况下,准备在各街道也推广这种管理模式。

(二)探索半现行文件管理模式。住房保障工作应用了新的信息化工作成果,和传统意义上的档案管理不同,住房保障档案管理应与“北京市保障性住房申请审核管理系统”充分结合,在文件形成和发挥效用时,有针对性地提出档案管理的要求,实行前端控制。今后,随着信息化的发展,各类工作将越来越多地沿用这种模式。将半现行文件管理纳入档案管理的轨道上来,是时展的需要,也是档案管理发展的趋势。