网民对档案管理网站运用思考论文

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摘要：对于文件，有的网站进行了分类，检索起来相对比较方便，在检索方式上，主要有浏览检索、单一检索、复合检索三种，检索的结果也都可以以复制、打印等方式获得，检索结果多为目录，原文较少，而且即使是原文，也多为文本，很少有图像甚至是多媒体类型的文件。总的来说，并不能让检索者满意。

一、作为普通用户对档案网站利用的体验

1、注册较为烦琐

进入档案网站，可以发现，一般的注册登录方式有市民邮箱和公众用户两种。相应的在网上查档时需要选择这两种方式注册登录之后才能进行。注册内容严格，除了一般的用户名和验证码之外，还要求填写真实姓名、邮件地址、联系电话、身份证号和联系地址，如果是企业用户的话还要填写公司名称和公司主页。用户注册成功后，网站将给予每个用户一个用户账号及相应的密码，也就是说在注册成功之后，并不能马上登录使用。该用户账号和密码由用户负责保管，用户对以其用户账号进行的所用活动和事件负法律责任。而根据规定，到馆查询档案，作为大陆公民只需要持有身份证明材料，就可直接到国家档案馆利用开放档案。这样看来，利用档案网站查档似乎比到馆直接查档更加烦琐。

2、内容冗杂

进入档案馆网站的主页，常常给人以无所适从的感觉。网站上内容虽然琳琅满目，但真正要找到自己所需要的信息，却要花费点时间。仅作为标识作用的一级类目，就“千人千面”。最多的档案网站，有二十多个，最少的只设有1个一级类目。相同的功能放在不同的类目之下，例如同是爱国主义教育功能，有的单独设置一个类目，有的则归入网上展厅。笔者也曾到国外档案网站上浏览过，以英国档案网站为例，在一级类目之前设置了站点导航性链接，包括帮助、联系我们、A到Z索引、站点检索、权限五个方面，对网站的所有功能及用户的使用权限进行了介绍，而到了一级类目部分，值得欣赏的是每个一级类目的第一个子类目都对这个类目的功能与使用做了解释，对于第一次使用档案网站的用户来说十分方便。此外，有些网站虽然类目繁多，但仔细观察发现其中不少类目可以合并。过多的类目对于用户来说的确很不方便，而作为标识性的类目都给人以冗杂的感觉，那么在其指示下的内容就更容易让用户感到混乱了。

3、检索功能不尽如人意

网站上的检索功能包括档案检索和文件检索，由于注册烦琐，笔者选择不需注册也能检索的文件检索进行体验。对于文件，有的网站进行了分类，检索起来相对比较方便，在检索方式上，主要有浏览检索、单一检索、复合检索三种，检索的结果也都可以以复制、打印等方式获得，检索结果多为目录，原文较少，而且即使是原文，也多为文本，很少有图像甚至是多媒体类型的文件。总的来说，并不能让检索者满意。

4、个性化服务鲜见

网络用户的需求呈现个性化的特点，而网络本身也具有提供个性化服务的能力。但是，在档案网站上基本看不见个性化服务的踪影。在以便捷、开放、主动为前提建立起来的档案网站上没有个性化服务，的确令人有些遗憾。而在图书馆网站、或者国外一些档案网站上，个性化服务开展的很好，吸引了众多用户。例如南京图书馆的个人阅览室，用户可以订制自己喜爱的杂志，并可以将喜爱的文章保存起来，供以后反复阅读；英国国家档案馆也提供定制功能，可以对在英国国家档案网站上公布的最近开放的文件、英国国家档案馆近期开展的活动、专题讲座进行定制，下载安装一定的阅读软件即可进行阅读。

5、缺乏档案馆的特点

档案不同于图书、资料，具有社会性、历史性、确定性和原始记录性，尤其是档案的原始记录性，这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。档案馆作为保管档案的场所，在选址、建筑、设备、制度等方面也有其特点。而到了档案网站，笔者很难看出它与其他类型网站的区别。在网站上，常常能看到一些便民服务包括交通、旅游、票务、购物、就业、气象预报等等，也许设置的出发点是为了体现档案网站的休闲利用功能，但问题是有专门的网站已经做得非常出色，用户应该不会“舍近求远”。我认为，档案网站首先要能够提供查档的服务，其次应具有社会气息、文化气息或一些趣味性，在做好这二者的基础上才能体现档案网站的休闲利用功能，凸显档案网站的特点。

二、针对目前的利用现状应采取的对策

1、找到正确的定位

档案网站提供服务，首先应明确服务的主体，找到自己的定位。打开欧美一些国家的档案网站，很容易判断出他们的服务主体是公众，从栏目设置到具体的内容与功能都站在公众的角度，所以在它的一级类目里安排了为第一次访问的用户而特别设置的指导子类目，网站的主体部分不断更新的是最近开放的档案、档案馆举办的活动等等，网站上甚至有电子商务的内容。我们的档案网站态度似乎不那么明确，网站上最新动态里有关档案部门自身的事务、与政府有关的文件、当然也有针对用户的内容，于是网站服务的主体包括档案部门自身、政府、公众三个部分，而面面俱到的结果，是使得网站内容变得冗杂，尤其对于普通公众而言，真正与自身相关的内容寥寥无几。我认为根据档案馆的性质以及档案形成的历史来看，档案网站应以公众与政府为主体，在内容与功能设置上都应以二者为前提，这样才能提高档案网站的利用率。

2、对现有资源进行有效的整合

根据普查的结果可以发现，我国档案网站的建设已经完成了从无到有的阶段，网站的内容在量上是有保证的，在质上仍有待完善。要提高网站内容的质量，首先要做的工作就是对现有的网上资源进行整合。所谓网上资源整合是指依据一定需要，对各个相对独立的数字资源系统的数据对象、功能结构及其互动关系进行融合、类聚和重组，使之成为一个效能更好、效率更高的新的数字资源体系。这种整合包括不同载体、不同类型的信息资源之间的整合以及本地资源与远程资源之间的整合。简单来说就是让网上资源完成一个从无序到有序的过程。丰富而有序的信息资源是做好档案网站服务的基础，如果不对网上资源进行合理有效的整合，必然影响数字资源的有效利用，通过整合，可以充分保障用户所需的档案信息，为确保网站服务的质量提供保障。

3、做好数字化等基础工作

网站上缺乏个性化服务，现有的服务质量水平不高，无法达到用户的满意程度，表面上看是我们的技术水平比较落后，但技术只是服务的手段，没有可供服务的资源才是关键。因此，要加大档案信息数字化工作力度，从源头保证档案网站的服务质量，才能提高网站的利用率。一方面通过相关技术与设备，加快现有纸质档案的数字化，另一方面要加强电子文件的收集管理。要动静结合，考虑使用动态网页和后台数据库技术加强和拓展网站功能。要学会换位思考，站在用户角度思考网站还存在哪些缺点，及时调整和修改。当然除了要做好数字化工作，档案传统的八项基本工作也要做好，因为他们是做好数字化工作的基础。

4、完善宣传工作

网站不同于其他传播媒体，有其自身的宣传手段。档案部门建立档案网站之后，除了采取档案馆手册、指南这些传统媒介开展宣传工作之外，还要善于运用搜索引擎、友情链接、电子邮件、新闻组和BBS这些网络上常用的宣传手段，下面据此做一些简单的介绍。

（1）注册搜索引擎。搜索引擎的网络导航作用使得它成为通向互联网络的必经之路，利用搜索引擎是上网用户获取他们不熟悉的网站或内容最常用的方法。在注册搜索引擎时，需要注意，把网站递交给搜索引擎有免费递交、亲自去各站点手工登记、付费登记、利用搜索引擎的递交软件递交四种方式。它们各自有各自的特点，要在充分了解其情况的基础上选择合适的递交方式，其次要注意避免选择不当的关键词，档案部门可以请教相关的专家，根据档案馆的具体情况拟写适当的关键词，否则会影响网站排名。统计表明，90%以上的用户通常只点击分类搜索结果的第1页，而在同一页，排在前面的网站点击数也远高于排在后面的网站，因此取得良好的排名意义重大。公务员之家

（2）用友情链接进行宣传。与不同站点建立链接，可以缩短网页间距离，提高站点的被访问率。一般而言，建立链接有以下几种方式：(1)在行业站点上建立链接；（2）申请交互链接。寻找具有互补性的站点进行链接；（3）在商务链接站点申请链接。特别是当档案馆提供免费活动的时候，可以向网络上的许多小型商务链接站点申请链接。需要注意的是一般图片链接的点击率大于文字链接，如果是文字连接要注意文字修饰。

（3）用电子邮件宣传。电子邮件发送费用低，受到很多网站的青睐。其关键在于收集用户电子邮件地址，一般可以利用网站的反馈功能记录愿意接受电子邮件的用户，这需要档案网站加强自身的互动交流服务；另外还可以通过租用一些愿意接受电子邮件信息的通信列表，也可以电子新闻邮件，利用“签名档”，填写档案馆的名称、地址、电话号码、电子邮件以及特色服务等信息，从而起到宣传作用。

（4）在新闻组和BBS上宣传。互联网使得具有相同专业兴趣的人们组成成千上万的针对性很强的公告栏和新闻组，加入这些讨论，利用上面提到的“签名档”可以起到很好的宣传作用。BBS也是网民交流信息的重要场所，不过管理较新闻组严格。在使用时要注意技巧，首先要选择合适的BBS宣传，其次主题行要具有可读性和创意性，另外最好在讨论问题时进行宣传，以避免广告之嫌。

参考文献：

1、张照余：《档案网站：定位、内容、建设与运行模式》，《北京档案》2001年第9期。

2、罗理希：《国外档案网站介绍》《北京档案》2002年第11期。

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4、京波：《档案网站建设的四大误区》，《山东档案》2004年第2期。

5、阎婷婷：《北美国家档案网站教育体系建设对我国的启示》，《档案时空》2004年第6期。

6、黄霄羽、柳风敏：《服务新视角：对中美档案网站内容建设的思考》，《中国档案》2004年第11期。

7、周云宁：《档案网站功能浅探》，《档案与建设》2004年第12期。