目前流动性人事档案现状困惑论文

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摘要:人才的流动促进了社会的进步和发展,相伴而生的流动人员的人事档案管理工作一定要引起高度重视,可通过提高对其重要性的认识、规范各环节的管理及实现其信息化管理等一系列措施来进一步完善。要通过科学的途径,促进人才的合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍的素质,使之更有利于社会的发展。

关键词:流动人员人事档案规范管理

随着市场经济与人事制度改革的深入,我国人员的流动越来越频繁。人才的流动促进了社会的进步和发展,与流动人员相伴而生的就是流动人员的人事档案管理问题。人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的,记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现,以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。中共中央组织部、国家人事部在1996年就联合了《流动人员档案管理暂行规定》,流动人员人事档案管理工作一定要引起高度重视,要通过科学的途径,使之更有利于社会的发展,保障人才合理的流动。

一、适应改革发展新形势,提高对流动人员人事档案工作重要性的认识

流动人员人事档案管理工作,是伴随着改革开放以来人事制度改革的不断深化而发展起来的。它关系到劳动者的切身利益,关系到人事档案工作体系的完整,关系到我国人事制度改革进程的进一步深入,关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。

1、流动人员人事档案的有效管理,推动了人才资源的合理配置与使用,一方面促进了单位用人自主权和人才择业自主权的落实,另一方面有利于人才能进能出的渠道畅通,消除了人才流动中的体制性障碍,促使企事业特别是国有企业用人制度的改革,推动了政府人事部门的职能转变与服务空间拓展,这是对传统人事管理体制和制度的历史性突破。

2、流动人员人事档案为单位选人用人提供了依据,具备重要的凭证价值。它是用人单位准确选择、正确评价、科学管理与使用人才的可靠依托,是流动人员从学校到工作各阶段诸多情况得到权威性证明的最有效保障。它不仅保证了用人单位与流动人员双方的合法权益,而且使双方构成了合理而紧密的新型人事关系。

3、流动人员人事档案管理为人才由“单位人”转变为“社会人”创造了条件。传统体制下的人事档案对人才的流动有较大的制约作用,会产生“人走档不走”的情况,这给流动人员的工作、生活、待遇、户籍等方面带来麻烦,但是流动人员在身份认定、工龄计算、求职就业、出具证明、职称评审、计划生育、办理保险、退休审批等方面都需要人事档案,这就要求进一步加强流动人员人事档案的管理工作。

二、加强流动人员人事档案在各个环节的规范化管理

1、加强收集工作,完善档案内容。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施:建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法;与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行,确保形成的材料及时归档;流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明,确保档案材料齐全、完整,提高档案的利用价值。

2、全面普查案卷,改进和完善档案功能。对接收到的流动人员的人事档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷,使其记录内容全面、客观、动态。同时对档案的功能应进行重新定位,档案的内涵要进一步丰富和扩大,如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容,侧重对工作业绩的评价,增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料,以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求,补充一些其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能,从而更好地为选拔人才服务,减少“弃档”现象。

3、加强自身学习,提高档案管理人员素质。流动人员人事工作面临许多新问题,同时也给流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,充分认识到流动人员人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好流动人员人事档案这一信息资源。

三、推动流动人员人事档案的信息化管理

在信息化程度日益深化的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题。流动人员人事档案管理的信息化建设可从以下三个方面着手:

1、档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机操作。同时也保证了档案的真实性与可靠性,减少人员流动导致人事档案转移过程中的修改、涂改、伪造等违法违纪行为的发生,从而充分发挥人事档案的作用。公务员之家

2、档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库,通过网络链接形成开放的分步式数据库群。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。

3、档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。通过网络,可以实现不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。

总之,只有人才服务机构、用人单位以及流动人员个人共同努力,才能管理好、利用好流动人员的人事档案,促进人才的合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质,为社会经济的发展提供强有力的保障。