高校档案管理现代化建设论文

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摘要:在网络信息时代,高校档案管理应适应时代要求,加速以自动化、信息化、社会化建设为主的档案管理现代化建设。从高校档案管理现代化建设的内容与意义,高校档案管理现代化建设存在的问题,加快高校档案管理现代化建设的几点建议等三个方面提出了搞好高校档案工作的思路。

关键词:高校;档案管理;现代化

随着经济、信息与科技的发展,高校档案作为重要的信息资源,其服务领域也由原来的高校内部逐步向社会诸多领域扩展。社会发展需要高校加速以自动化、信息化、社会化建设为主的档案管理现代化建设。因而,高校档案开放式的网络现代化管理与服务,已成为高校广大档案工作者共同关注的课题。

一、高校档案管理现代化建设的内容与意义

高校档案一般有文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、编辑档案、外事档案、会计档案、人事档案等,有的学校划分的类别更细。这些档案都是师生在工作、学习中产生的,应视为一个整体,实行统一管理。每一类档案的管理、每一个环节的工作都有其专业要求。业务的统一管就是要使每一类档案业务工作的开展都在学校档案机构的督促、检查之下,即严格要求档案工作人员按照不同的业务规范要求,认真完成每一道工序,使档案的整理、归档、技术保护等各个方面达到档案业务建设的要求,有效地为高等学校各项工作服务。

(一)档案管理现代化的内容

档案管理现代化是指应用现代科学技术的原理和方法,遵循档案工作的客观规律,通过计划、组织、指挥、协调和控制行动,合理地使用档案系统的人力、财力、物力,以最小的投入实现最大的服务功能。档案管理现代化的内容包括档案管理观念的现代化、档案管理装备的现代化、档案管理人员素质的高级化、档案管理工作的法制化、档案管理方法的科学化。

1.档案管理思想现代化

在科学发展观思想指导下,创新高校档案的建设、管理和改革工作,使这项工作有责任、有秩序、上水平、提质量,使其真正成为领导的智囊库、参谋部,为各项工作和“史”、“志”工作打下良好的坚实基础。要使这项工作达到四有,即有人员、有馆舍、有设备、有制度。要对档案人员定期或不定期地进行以档案专业为基本内容的培训、考核,提高档案管理人员的档案管理意识、管理水平和素质。

档案管理人员要专业化、知识化,最好年轻化,要自上而下,形成体系。档案管理人员要有高度自觉和不怕苦累的敬业精神,要像媒体记者一样吃苦耐劳,勤奋进取,积极主动,善于采访、收集、积累各类素材,而绝不能贪图安逸,“守株待兔”。

2.档案管理组织现代化

实现高校档案组织管理,这是时代的要求。我国档案部门从20世纪80年代初开始探讨计算机管理档案,目前已取得了长足进展。

实现高校档案自动化管理,购置设备、开发软件,仅是必备的基本条件。在实施自动化管理的过程中,还必须处理好大量的数据输入与有限的人力、物力的矛盾,要尽快实施和完善文档一体化管理,这样可以避免大量未数字化处理的档案数量成倍递增,“老账”未清,“新账”又来,如此循环往复,数据准备工作将顾此失彼。

3.档案管理方法现代化

目前,针对高校合并、规模加大和“一校多区”的具体情况,通过建立教学档案网络管理系统的办法,改进高校院系档案管理工作,效果明显。(1)加大档案管理宣传力度,增强教职工及有关领导的档案管理意识。(2)运用各种现代化信息技术建立电子档案,形成以电子档案为主、纸质档案为辅的档案管理系统。(3)及时收集完善各种院系档案文件,提高归档资料的完备率和规范程度,同时坚持开放档案文件,方便师生检索查询,发挥档案的资料价值。(4)加强电子档案的安全管理。目前的电子档案资料散存于部门或个人的电脑中,不规范、不系统,安全性也令人担忧。如果遇到电脑病毒或人为操作失误,就容易造成电子文件的丢失。

4.档案管理手段现代化

档案管理手段现代化是指运用现代科学技术管理档案,达到优化目的,取得最佳效益的过程。高校档案管理的现代化主要包括三个方面:一是观念现代化。要确立高校档案是重要的信息资源这一观念。二是管理现代化。

要正确确立高校档案管理的概念,并要制定一套与现代化管理相适应的政策、法规、管理体制和运行机制。三是技术现代化。要用计算机、扫描仪、档案管理软件等现代化办公设备,对档案信息资料进行收集、整理、利用,提高档案的服务水平。建设现代化还必须有进行现代化建设的理念、现代化的技能,尤其需要的是坚持科学发展观,充分调动方方面面的积极性,保持高校档案事业各项工作全面协调、持续、快速、健康的发展,从而为学校和社会大众提供更优质的服务,使学校档案现代化管理、信息化建设总体上达到国际先进水平,更好地为社会主义现代化建设事业服务。

5.档案管理人才现代化

高校档案是反映学校历史面貌和发展变化轨迹的真实记录,是一个重要的信息源,是学校的宝贵财富。因此,建设一支忠诚事业、业务精良、作风过硬、一专多能、结构合理、相对稳定的档案人员队伍,是做好高校档案工作的重要保证,也是高等教育发展的需要。根据高校档案管理的具体要求和发展需要,高校档案管理人才队伍建设有以下策略:争取领导重视,保障档案管理人才队伍的建设;更新观念,提高高校档案管理人才队伍的创新意识;强化激励机制,稳定高校档案管理人才队伍;加强继续教育,提高档案管理人才队伍的素质。

(二)加强高校档案管理现代化建设的意义

高校档案管理现代化建设有利于提高档案信息资源的利用率,通过网络可以使信息共享,减少重复劳动,提高档案管理人员的工作效率与工作质量;高校档案管理现代化建设有利于提高档案管理水平,增强服务意识,使档案工作与时俱进,更好地为社会大众服务;高校档案管理现代化建设有利于实行档案标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作;高校档案管理现代化建设有利于实行档案综合管理,提高档案工作的整体水平。

二、高校档案管理现代化建设存在的问题

近几年,全国高校加强了对档案管理工作的改革,高校档案管理已步入现代化建设进程并取得了一定的成绩。

但是,目前大多数高校档案管理对计算机的应用单一、功能简单、利用低效。各高校档案管理现代化建设的进展十分不平衡,经费紧张,档案信息化建设滞后,管理人员综合素质低等,在不同程度上制约了档案工作管理,使其处于低水平重复的状态,造成了财力、物力、人力的巨大浪费,—105—致使高校档案管理现代化建设的进程缓慢。

(一)缺乏统一的网络化协调机构

网络化是高校档案管理现代化的重要内容,但受高校管理体制和运行机制的影响,各高校档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多高校档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性,但还是比较缺乏馆际之间的合作。目前,还没有一个统一的组织机构来规划协调高校档案馆网络化建设和资源共享工作。

(二)标准化水平偏低

由于历史的原因,高校档案管理现代化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。目前,研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准,功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着较大的盲目性。

(三)数据库建设滞后

经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。但缺乏整体性,数据库大都自建自用,规模小,标准化程度低,类型单一,数据无规范化控制,社会服务水平较差。而且大多是条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽然联网,但只能访问其主页,无法实现实质性的资源共享。

(四)人员素质较低

目前,高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境,档案管理工作严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。

三、加快高校档案管理现代化建设的几点建议

(一)抓好档案管理标准化

档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提。没有标准化,就没有现代化。所以,在当前和今后一段时期,加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容。这是应用计算机技术的重要前提,也是一项十分艰巨和细致的工作。

(二)加快档案信息化建设

档案管理模式正转向以档案实体数字化信息这种主要形式向社会提供服务为中心,目标在于实现档案信息接受、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享。而数字化、网络化建设,是实现这一目标的关键。网络是档案信息传输、交换和资源共享的重要途径,在具备网络条件的高校,档案网络化建设的重要环节在于制作各种接口,在自己的网站、网页上建立各种数字化的档案资料库,实现档案信息的网上接收、管理和传输。

(三)促进档案信息利用的社会化

高校档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下,更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大高校档案工作者既要强化服务意识,打破只为学校内部党政管理、教学、科研服务的思维定式,还要注意提高服务水平和服务效果。公务员之家

(四)加强档案管理现代化软硬件基础设施

建设软硬件基础设施是高校档案现代化建设的基础。目前,高校自身对档案管理部门的投入仍然有限,成为高校档案管理现代化建设的瓶颈。加大经济投入,加强基础设施建设,是保证高校档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面,高校应给予财力上的支持;在网络和软件方面,高校档案部门应发挥教育网、高校校园网的平台作用,吸引和运用校内计算机、信息等学科的技术、人才力量,以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

(五)优化队伍结构并提高人员素质

档案人员的素质高低,是影响档案管理现代化的重要原因之一。要解决这一问题,人才开发是关键。一方面通过高等院校培养高层次档案现代化管理人才。充分发挥高等院校设施齐全、师资力量雄厚、科研水平高、辐射面广等优势,培养高层次档案信息化管理人才。研究生教育中设定档案信息化建设研究方向,本科生教育中加大现代化、信息化管理等方面的课程分量。同时还可以用委培、进修等形式为各省、市培养高层次的管理人员。另一方面通过继续教育的形式,普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作,使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者、档案信息利用的解答咨询者、档案信息的传播者。同时通过岗位培训,使档案信息管理知识成为入门必读,这是有效而不可缺少的重要渠道。

总之,加强高校档案管理现代化建设,创造条件实现档案管理现代化,是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理规范化、科学化的客观要求,也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此,高校档案管理现代化建设是一项长期、系统、艰巨的工程。除了高校自身的重视和努力,还需要国家和高校档案主管部门的宏观调控及信息部门的大力支持。

参考文献:

[1]乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案,2006,(3).

[2]王洪敏.浅论高校档案管理现代化[J].商丘师范学院学报,2001,(5):115-116.