文件管理本土化研究论文

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摘要：在欧美，人们早已经习惯于文件中心提供的各种服务，目前关注的是数字化信息技术以及文件中心档案馆化等新情况对现有文件中心的管理方法和管理模式带来的新挑战；而在我国，文件中心仍未得到推广和普及，原因在于许多人认为文件中心的诸多优势都是在国外特定的环境中形成的，由于中外国情存在着很大的差异，担心文件中心在移植中国的过程中会出现南桔北枳的结果。笔者认为，这种担心并不是多余的，但踯躅不前也不可取，关键是要作好文件中心的“本土化”工作。

所谓的“本土化”localization，是指将外来事物根据本土社会特有的环境加以改造，使之有机地纳入本土社会，并使它的合理性最终成为本土社会有机组成部分的过程。所谓“文件中心的本土化”，是指从国情出发，对文件中心从理论到实践都加以合理改造，发掘其内在的合理性，使其与中国现有的档案事业系统以及社会大环境相融合的过程。事实证明，对于外来事物，如果原封不动地移植，势必会与本土原有的文化产生冲突而难以生存；如果完全摧毁本土文化另起炉灶也是不实际的。而事实上，任何社会的本土文化都有一定的吸纳能力，如：四大发明是在中国产生的，但外国人却最先利用火药造成了坚船利炮，同样，文件中心要在中国“移植”成功，使之本土化是关键。

一、对文件中心理论的本土化改造

许多人在论述文件中心的理论依据时，言必称“生命周期理论”。当然，生命周期理论是文件中心作为一种中间过渡性档案机构存在的理论依据，但文件生命周期理论同样也可以证明我国现行的档案室的合理性，作为从文件到档案的中间过渡性机构，既然都符合文件生命周期理论，又何必非要舍档案室而取文件中心呢﹖理难服人，也难怪一些学者持保留态度。

文件中心在中国具有可行性，就在于它的经营模式可以充分发挥规模经济的优势。从经济学角度来看，“规模经济”是指当企业规模扩大到一定程度时，生产能力随之扩大、单位产品成本下降、经济效益提高的现象。一般而言，规模经济可以表现为内部和外部两个方面，内部规模经济是由专业化分工、降低单位成本、提高人力资本的利用以及比较雄厚的实力等内部因素引发的；外部规模经济则是指企业和外部经济环境及其它企业存在着或多或少的联系，企业的一些经济活动可以创造一些额外的公共收入，增加社会福利，从而产生效益。

目前，有部分经济学家认为“规模经济理论”已经过时了，我们在这种情况下还强调文件中心的规模经济效益是不是落伍了﹖他们指出，规模经济是工业经济时代的产物，主要体现在硬件生产阶段；在知识经济时代和产品特性化的今天，高附加值主要是在软件的设计和系统的策划实施以及服务阶段产生的，因此，“规模经济理论”将被“系统经济理论”所代替。这些论断当然没错，但我国档案工作目前的现状是：从机关到企业，各个单位都建有自己的档案室。“麻雀虽小，五脏俱全”，这种小而全的结构更符合自然经济的特征。从档案室的业务工作看，各个单位形成的文档虽然内容不同，但它们的整理方法却是相似的，装具和各种设施也可以统一；另一方面，档案工作也出现了讲求效益的倾向，在企业中表现得更为明显。随着市场经济的建立，企业面临着激烈的市场竞争，是否为企业带来经济效益成为衡量各个部门绩效的重要标准。企业领导人普遍承认档案资料整理和保存的重要性，但是单独设立档案室，投入的成本又太大，企业档案工作处于“弃之可惜，食之无味”的两难境地。还有，随着信息处理技术的发展，许多单位建立了计算机辅助管理信息系统，档案部门怎样参与到整个机构的信息系统中，成为摆在档案工作人员面前的难题。由此可见，我国目前的档案工作具备规模经济的特征，规模经济理论对于档案管理工作尚未过时。

二、对文件中心运作模式的本土化改造

一般认为，文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间，保管形成单位不经常使用、但还不能作最后处置的文件的一种过渡性保管机构。目前，文件中心流行于欧美发达国家，一部分亚、非、拉等发展中国家也建有文件中心。美国是世界上文件中心设立最早、数量最多、规模最大的国家，其文件中心的设立模式具有一定的典型性：在国家档案与文件署下设立专门的文件中心管理职能机构联邦文件中心司，受该司领导的文件中心有两类，共十五个。其中，华盛顿国家文件中心和国家人事文件中心，属于全国性的联邦文件中心，主要为联邦政府机关或部门保管文件，提供服务；另外十三个文件中心属于地方性文件中心，分别负责所涵盖的若干个州联邦政府机关或部门的文件保管和提供利用工作。

再来看看我国的档案工作。建国五十多年来，各级各类档案室的建设已经颇具规模，成为国家档案事业的基础。近年来虽然档案室工作面临着种种挑战，但如果以美国式的文件中心模式取缔已有的档案室，或在现有的档案室网的基础上再建一套美国式的文件中心，显然都是行不通的。80年代后期，甘肃省永靖县文件中心正式挂牌，成为中国档案部门第一个吃螃蟹的勇者，但应者寥寥，只是到了90年代后期，在北京、上海、深圳、苏州等地，一批档案中介服务机构才如雨后春笋般崭露头角。对于这些新生事物如何进行定位，仍是众说纷纭。

笔者认为，机关联合档案室和商业性的档案代保管中心是文件中心在中国本土化改造的产物。从名称到具体的职能，它们都应该与纯而又纯的文件中心有所区别。

机关联合档案室，是指按照自愿结合的原则，将办公地点接近、档案资料容易集中整理和保存的政府机关的档案工作集中起来，由专门的人员负责档案文件的保管和提供利用工作，各方的权责通过制定相关的制度加以明确。永靖县文件中心就是一个很好的实例。当然，在联合档案室建立和运作过程中必然会遇到一系列管理上的问题，这就要求各级档案行政管理部门的引导和扶持，切实解决实际问题，推动机关联合档案室的推广。

商业性档案代保管中心，又可以分为两种类型，一种是由档案馆或档案主管部门设立的面向社会的档案代保管中心或寄存中心，另一种是以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介服务机构。从目前来看，大多数仍属于第一种类型，但是，随着档案中介服务法规的健全和信用度的提高，集档案代整理、代保管、软件开发、系统集成、专业咨询等各种服务于一身的商业性档案中介服务机构，必将成为活跃在我国档案工作中的生力军。公务员之家

在推进文件中心本土化的进程中，档案行政管理部门承担着关键性的角色。档案行政管理部门应该加强调研和经验总结，通过法律和行政手段，对目前正处在萌发状态下的档案中介服务市场加以规范和扶持，密切关注其发展动态，随时解决各种问题，保障其健康发展。

总之，我们应该从实际出发看待中国建立文件中心的问题，从理论到实践，“本土化”过程是其成功的关键。