运用计算机提高档案使用论文

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编者按：本文主要从完善计算机软硬件设施；提高工作人员的思想观念和计算机操作能力；建立完整的档案信息管理网站，推进教学档案管理工作标准化、规范化和数字化的进程；在传统基础上，大胆创新，有效结合，实现突破进行论述。其中，主要包括：现代高科技手段已伸展到人类生活和工作的方方面面、我国的相关文件已经明确提出了全国档案信息化建设的基本目标和主要任务、各大高校的档案资源的建设模式已经实现了从单一化向多元化转变、我国的高校的档案信息化建设在近几年取得的进步是显而易见的、构建起一个完善的计算机网络是困难的、高校档案信息管理是高校信息资源现代化的基础和重要的组成部分、构建新的档案网络与检索系统、创新，首先要实现机制创新等，具体请详见。

在这个瞬息万变的信息时代，现代高科技手段已伸展到人类生活和工作的方方面面。伴随着新技术革命的铺天盖地，传统的职能面临巨大挑战，若不改革，就将淘汰。人们从现代高新技术革新中感受到的不仅是物质生活的高效与便捷，也有精神审美领域的新奇和变异。许多先进的管理方法都依赖于计算机网络开展，如ERP、办公自动化等。计算机技术与网络技术的发展，使文字、声音、图形、图像等多种媒体可集成于一体，并在计算机网络上存储、传输。通过网络，各种多媒体信息能够非常方便、快捷地传输，人们也能够通过网络非常方便地获得所需的信息。对于档案管理工作而言，信息化使得大量的档案信息能够通过网络提供给使用者，不仅大大方便了利用者，而且强化了档案信息的时效性，能够更好地服务于企业的科研、生产、经营、管理等活动，从而实现档案信息资源价值的最大化。

目前，我国的相关文件已经明确提出了全国档案信息化建设的基本目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。教育部《普通高等学校本科教学工作水平随机性评估方案(试行)》指标体系中，绝大多数材料就是由教学档案展现的，高校档案管理建设的重要性已无需言说。因此，档案信息化建设就尤为重要，高校若是还走传统老路，就如同本世纪的裹腿老太一样，显得不合时宜。所以说，建立高效的信息化档案管理是高校档案事业发展的必然趋势。

目前，各大高校的档案资源的建设模式已经实现了从单一化向多元化转变。传统档案的收集和归档工作已经得到了超越，在网络条件下，档案馆(室)在计算机帮助下如虎添翼，实现了多途径、多载体、多接收点地完成档案收集和归档工作。档案信息的采集工作变得轻松可行，工作人员可以通过网络的交互性，清晰地跟踪和掌握各职能部门适时产生的各种档案信息，更可喜的是，采集到的数据已经不仅仅限于传统的weben数据，而且还包括了图形、音频、视频等多媒体信息，使档案资源的建设突破了单一的模式,呈现出全面性、多元化的格局。在传统的档案利用方式下，档案管理人员起着一个绝对中介的作用，他们时联系利用者与档案信息的中介。为了获取档案资料，使用者必须亲自来馆或来函(电)查找。这样的耗费无疑是比较大的。但是有了网络之后，档案数据的查询就变得方便很多。除作为凭证依据的档案原件或不能公开的档案需要到档案馆(室)查阅外，其他内容的档案信息就可以不必跑到档案馆(室)。以学生对自己的档案信息的查询为例：目前校园档案管理的信息化为学生提供了巨大的方便，学生只需在校园网上，通过远程服务体系就能够接触和利用档案资源，查询自己的档案信息。再比如学生对学术论文的检索和查询，已无需跑到图书馆，在铺天盖地的书库中找寻了，而是可以在中文数据库等其它地数字引擎上，进行最直接和最直观的全文浏览、数据库下载、信息传递和信息查询。可以说，档案馆的服务方式已经获得了根本的转变，档案馆已经由从前的提供档案的实体，转变为指引终端用户通过网络获取存储在各个站点主机上的档案信息的一个虚幻载体。

可以说，我国的高校的档案信息化建设在近几年取得的进步是显而易见的，但是，很多的不足处也显得尤其明显，急需得到改进。主要的不足点如下：档案收集工作须进一步加强，档案收集工作是一项庞大的复杂而且极其繁琐的工作，因为目前大部分的档案都是以纸质材料的方式存在，许多档案工作者一项主要的工作就是把纸质档案的各种信息录入计算机，甚至全文录入。这的确需要花费大量的时间和人力，是一项需要长期坚持的工作。此外，校档案资源开发利用的不足也是一个严重的问题。部分高校档案馆开发和提供上网利用的档案信息仅仅是二次信息，即目录、索引和文摘等，而作为一次信息的档案全文信息以及多媒体信息开发得很少，无法满足用户对高校档案信息的需求。而且，高校档案馆之间还未建立起互通、互补有机联系，未形成宏观的联机网络。物理意义上的馆藏资源概念还未打破，远程档案信息服务未能实现。此外，部分高校档案馆资金投入和人力资源的投入不够，数据库规模小、标准化程度低、数据不规范，计算机网络软硬件设施有待完善，工作人员的素质有待提高。这些都是急需解决的问题。

那么，该如何推进教学档案管理工作标准化、规范化和数字化的进程呢？我认为可以从以下几点着手：

一、完善计算机软硬件设施

毋庸置疑，构建起一个完善的计算机网络是困难的。计算机及其相关软硬件设施的缺乏，会严重地限制了档案信息化的开展，档案管理工作也无法充分利用现代化的网络技术进一步发展，无法更好地为企业的发展服务。虽然高校是一个人才集中，思维先进的地方，但是在档案管理上，很多高校还是采取了传统的方法，这不仅仅是因为传统方法操作的顺延性和习惯性，而且在于软硬件的缺失和工作人员对档案管理信息化的认识程度还不够。解决档案工作中必要的计算机软硬件设施，对促进档案工作管理信息化、现代化是非常重要的。首先，要增加资金投入力度，夯实高校档案管理信息化建设的基石高校档案信息化需要有计算机、网络等硬件设施和相关的软件、技术等基本条件。各大高校要安排专项经费搭建档案管理信息系统平台，开发教学档案管理系统，充分利用计算机管理和校园网络资源的优势，加强档案工作的信息化、网络化建设，提高教学档案管理和利用的效率和质量。

二、提高工作人员的思想观念和计算机操作能力

高校档案信息管理是高校信息资源现代化的基础和重要的组成部分，因此高校档案工作的内容与形式需要不断创新，不断发展。但是，如我前面所论述的那样，有些工作人员对档案工作的必要性和重要性认识不够到位缺乏战略思维和全局观念，还没有充分认识档案在推进整个学校发展中的重要作用。缺乏与时俱进的思想意和创新思维，会影响到高校档案管理信息化的进程。因此，实现高校档案管理的信息化，除了加强高校档案资源建设，实现相关技术保障外，必须加强高校档案管理人员的业务培训。此外，档案信息化对档案人员人的思想观念、专业技能、写作水平和综合素质都有较高的要求，即要有熟练的计算机操作技能又精通的档案业务知识的复合型人才。熟悉掌握计算机是必不可少的一项技能。因为档案信息管理工作的枯燥，而且待遇不高，所以很难吸收新人才，多数是老面孔，因此，提高工作人员素质，引进人才，是必须的。广大档案工作者不仅要积极开动脑筋，大胆设想，勤于动手，而且要提高计算机应用能力和水平，养成在纸质文档生成和归档的同时生成和递交电子文档的习惯，制订计划对已有纸质文档进行数字化处理，从而在平凡琐碎的档案管理工作中创造出不平凡的业绩。

三、建立完整的档案信息管理网站，推进教学档案管理工作标准化、规范化和数字化的进程。

目前的档案网站很不完善，构建新的档案网络与检索系统，首先应该强调网站的服务功能、宣传功能和交流功能。建立网站包括:制作网页、连接数据库、挂接检索系统、建立反馈和通信机制、建立安全管理机制和网站维修机制等内容，另外，还包括防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测电子身份认证系统、数据加密技术，确保网络档案资源的快速搜索和安全利用。此外，完备的档案管理网站必须实现各大高校联网。各高校要在档案网络化协调组织的领导下，建立标准化的数据库，实现各高校档案工作者的思想观念同我国当前的经济社会发展相适应，并且可以实现资源共享。在技术成熟的时候，甚至可以和世界其他国家的高校实行联网和资源共享，真正实现地球村的梦想。

四、在传统基础上，大胆创新，有效结合，实现突破。

过去的档案管理机制有很多不足之处，所以，要创新，首先要实现机制创新。这是档案管理工作发展的基础,高校档案部门必须建立健全新的工作机制比如建立竞争激励的用人机制。从而实现公平竞争，优胜劣汰的原则。在信息时代，创新的思想更加重要。要明智地运用计算机这一资源，和传统的管理方式有机结合，从而大大提高工作效率，提高档案使用率，并为使用者带来最大的便捷。