诉讼档案管理学

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1、档案的定义

档的本义为横木框格；案的本义为长方形桌子。以乎与我们现在所称的档案相去甚远，但并非风马牛不相及。从词义的演变和档案历史渊源方面考证，选择档案一词，并赋予它现代含义，是历史的选择，反映了中国方块字强大的生命力。

档案一词，在我国历史上，各朝各代有不同称谓。商代称档案为“册”，据郭沫若考证，早在甲骨文中已有“册”字，是连结木牍竹简的象形字。我们至今仍将档案、图书以“册”为计量单位，是沿用其义。周代叫“中”，即官府的簿书。“治中”即整理案卷，也是一个官位的职称，“史”字就是史官右手执“中”写史的象形字。秦汉时代称档案为“卷”，卷是简牍和缣帛沿左右或上下轴曲卷起来保存的意思，我们今天仍将档案、字画以卷为保管单位，盖出于此。汉代以后称档案为“案”，人伏于桌子上书写文件，称为“伏案”写作，“伏案”一词，沿用至今，仍然新鲜活泼。唐宗以后，档案多称“文案、”“案卷”、“簿书”等等。

档案二字组成联合词组，是中华民族优秀传统文化大融合的结果。明末清初，满人入关前，用木片作文字书写材料，文案处理完毕，横竖成行挂在墙壁上，叫“牌子”、“档子”。满人夺取政权，建立大清帝国后，虽改木片材料为纸质材料书写文件，但仍习惯称“档子”，而广大中原地区的纸质文件材料，则称为“案”或“案卷”。因此，满汉融合之后，便把办理完毕保存起来的本质和纸质文件，称为“档案”，一直沿用至今。

到了近现代，人们又赋予“档案”新的外延和内涵。我国有关方面的学者对档案定义进行了长期不懈的研究探讨，也有各种不同模式和表达方式。

1937年何鲁成所著《档案管理与整理》表述为：

“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书”。

1960年《档案工作》杂志第1期社论表述为：

“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保字价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料。”

1980年上海辞书出版社出版的《辞海》表述为：

“凡具有查考使用价值，经过立卷归档集中保管起来的各种文字材料，包括收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模、照片、影片、录音带，以及具有保存价值的各种文书。”

1985年国家档案标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》表述为：

档案是“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”

1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》第二条表述为：

“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”

1988年吴宝康主编的《档案学概论》表述为：

“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：

档案是原始的历史记录。“

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是：

“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2001年，冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中表述为：

“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息。”

以上几种，是常见的有关档案的法律、法规、专著和有关文件资料对档案定义的不同表达形式，各种不同定义，反映了不同历史条件、社会背景、观察角度和侧重范围。表述方式，各有千秋，异同互见。但都分别反映了档案定义的基本要素，概括了档案定义的内涵和外延。集中突出了档案的来源和形成的原因，是人类在实践活动中形成的；突出了档案之所以需要保存的因素和范围，是那些有保存价值的物质存在；突出了档案的主要特点和基本性质，是广义的文书、文件、信息、信息资料的历史记录、真实记录、真实历史记录、原始记录、原始的历史记录、固化信息等等。

2、诉讼档案定义

诉讼档案，即诉讼案件档案。给诉讼档案下定义，必须明确诉讼档案的内涵和外延，揭示诉讼档案的本质属性，把握诉讼档案与其他相关档案的联系和区别。

建国以来，我国档案界和最高人民法院有关著作和文件，对诉讼档案定义分别从不同角度进行了研究和概括，形成了几种不同的表述方式：

“诉讼档案是由诉讼文书转化而成的。任何一个案件在诉讼过程中所形成的文书材料，经过系统整理工作，作为历史记录而归档保存起来，就是诉讼档案”。

-摘自陈兆、沈正东主编《最新档案工作实务》，中国档案出版社，1996年版。

“诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按有关规定立卷归档，集中保管起来的诉讼文书材料和声象材料。”

-摘自最高人民法院档案处《诉讼档案讲义》，宇航出版社，1990年版。

“诉讼档案，是人民法院行使国家审判权，完成基本职能任务，进行审判活动的真实记录。”

-摘自祝铭山主编《中国法院诉讼文书教程》，中国政法大学出版社，1996年版。

“诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要案件。”

-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院档案管理办法》。

“诉讼档案，是人民法院审判活动的真实记录。”

-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院诉讼档案管理办法》

为了更加深刻确切地揭示诉讼档案的本质属性和内涵与外延，对诉讼档案定义还可以进一步表述为：

诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录。

确立这一定义的基本指导思想是：从诉讼档案管理学角度出发，以我国实体法、程序法、有关司法解释和档案法为依据，以《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉讼档案管理办法》关于诉讼档案的定义为基础，参考借鉴前述诉讼档案定义中的精华，吸收法学、档案学研究的最新成果，适应审判实务和诉讼活动的新发展，力图全面准确地反映诉讼档案本身所具备客观属性。谴词造句尽量与有关法律法规和规章制度的标准提法保持一致，但在诉讼档案的外延和内涵上，对前述定义有所突破与创新，表述方法亦略有变通。

本定义与过去所有关于诉讼档案定义最显著的不同之处，在于贯穿了现代法治精神和司法观念，首次将法院与诉讼当事人及其他诉讼参与人并列，在诉讼活动主体上，适当淡化法院的职权主义，适当突出当事人主义。因为如果没有原告与被告，没有上诉人与被上诉人，没有申请执行人与被执行人就无所谓诉讼。没有双方当事人及其他诉讼参与人参与诉讼活动，则法院审判活动必定是无源之水，无本之木，诉讼活动就难以进行或不能进行。所以，使用“法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动”的表述，这是在前述定义基础上有所突破与发展的新观点，也与有关法律规定一致。

本定义所称“法院”，指全国各级人民法院和军事、海事、铁路等专门法院，即泛指全国各级各类法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因为“人民法院”可作广义和狭义两种解释，而“法院”则没有歧义，也不致引起误解，其准确性与简约性不言而喻。

本定义所称“诉讼当事人及其他诉讼参与人”，指依照法律规定和诉讼需要参加诉讼活动、享有一定诉讼权利和承担一定诉讼义务的人。检察机关代表国家行使检察权，提起公诉和抗诉，是一个比较特殊的诉讼参与人。但它在诉讼中相当于原告的地位和作用，与公民、法人的地位和作用没有根本区别，因为控辩双方当事人，在诉讼中的地位是平等的。

本定义所称“诉讼活动”，就是法院通常所称的“审判活动”，严格限定在我国三大诉讼法界定的诉讼范围之内，即狭义的诉讼活动，不作广义解释。

本定义所称“原始信息记录”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，当事人和其他诉讼参与人制作或提供的各种具有法律意义的诉状、证据材料（包括实物）等，法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人在诉讼活动中形成的图象、声音、数字化磁盘、光盘等，就其物质形态而言是广义的。排除了不属于上述三大诉讼法界定的诉讼活动的原始信息记录。

3、诉讼档案概念的基本含义

诉讼档案概念的基本含义有如下几个方面：

（一）讼档案产生于法院的审判权。只有法院才具备产生、收集、立卷、保存诉讼档案的国家权力、法定资格和必要条件，除法院以外的任何机关、团体和个人，都没有这种权力、资格和条件。许多法人和自然人收集保存的档案门类可能比较齐全。如行政文书档案、会计档案、人事档案、基建档案等等，各个机关单位都能够产生和形成，事实上许多单位大都建立了一个门类比较齐全的综合档案室，但唯独产生不了诉讼档案。全国唯有法院一家因行使国家审判权而产生诉讼档案。公民、法人因参与诉讼活动所形成的自已保存的诉讼文书材料，可以称作诉讼档案，但不是本文讨论研究的范畴。

（二）讼档案来源于法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人。依照我国宪法和法律规定，法院依法独立公正地行使国家审判权，但首先必须有双方当事人及其诉讼档件，才有法院审判活动，否则既无诉讼也无诉讼活动，谈何诉讼档案！诉讼档案的来源实际上由两大部分构成，一部分是法院产生的诉讼文书材料，一部分是当事人及其他诉讼参与人提供的诉状和证据材料。公安机关（含国家安全机关，下同）、检察机关，虽然依法行使侦查权、检察权，也产生司法文书材料，这些司法文书材料，只有进入法院诉讼程序以后，才是真正意义上的诉讼活动原始信息记录，才能最终成为诉讼档案的一部分。

（三）诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动直接形成的。依法，是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人共同进行诉讼活动的前提条件，也是诉讼档案产生和形成的必要条件。依法诉讼，依法制作、依法使用，依法产生或提交的具有法律效力或法律意义的诉讼活动原始信息记录，依法按一定规则立卷归档，才能转化为诉讼档案。

（四）讼档案是具体案件诉讼活动的原始信息记录。只有具体个案诉讼活动的原始信息记录，才能转化为诉讼档案。一个具体诉讼案件，一般分为告诉、申诉、公诉、抗诉、收案、立卷、证据交换、庭审、合议、宣判、执行、送达等程序，诉讼活动展开的过程，就是诉讼活动原始信息产生和记录的过程。法院收到当事人及其他诉讼参与人的诉状并决定立案，标志诉讼活动正式开始。当事人及其他诉讼参与人收到法院的裁判文书，并将送达回证退回法院，标志着一个具体案件诉讼活动结束，原始信息记录到此为止，且不能更换、修改或丢失。凡事后编写、添加、修改的，都不是原始信息记录。诸如案例汇编、裁判文书汇编等等，都不具备诉讼档案必备的基础要素，不能转化为诉讼档案。违法的和虚假的诉讼活动原始信息记录，也有可能依法定程序而产生，并转化为诉讼档案。但却由于其信息记录的原始性，确保了“违法的和虚假的”真实性，即诉讼档案的原始信息记录，维护和再现了违法的真实和虚假的真实。

（五）诉讼档案是具有查考利用价值的诉讼活动的原始信息记录。有没有查考利用价值是诉讼活动的原始信息记录能否转化为诉讼档案的基本标准。并不是所有诉讼活动的原始性信息记录都有查考利用价值。如法官办案的工作日记，法官拟制的各类诉讼文书提纲，未成形也未报批的各类诉讼文书草稿，合议庭因分析案情需要勾画的涉案人物关系或事件因果关系的草图，庭审法官｀主持庭审所列提纲或争议焦点，诉讼当事人及其他诉讼参与人在庭审中的发言提纲等等，虽然是诉讼活动的原始信息记录，但有的不具有查考利用价值，有的已通过别的形式，如裁判文书、庭审记录等，形成了具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，所以，不必将它们转化为诉讼档案。

（六）诉讼档案是经过立卷归档保存的诉讼活动的原始信息记录。依照法律法规立卷归档，集中保存，是诉讼活动原始信息记录转化为诉讼档案的必然要求。诉讼活动原始信息记录，经过有机组合、立卷归档、集中保存起来之后，与诉讼活动过程中的原始信息记录有了很大区别。它们发挥的作用在立卷归档前后是截然不同的。零散的诉讼活动原始信息记录，立卷归档前，属于诉讼文书材料；按照一定规则立卷归档后，成了诉讼档案，其称谓和存在形式发生了变化；办理移交归档手续后，保管单位发生了变化；如果当事人上诉或检察机关抗诉，一个一审案件的诉讼档案，全部成了二审案件诉讼活动的重要依据和必要条件；一个案件诉讼活动的原始信息记录只是该案的诉讼文书材料，一旦立卷归档入库集中统一保管后，则成了国家档案的组成部分。

4、诉讼档案与相关档案的联系与区别

（一）诉讼档案与侦查档案

在刑事诉讼活动中，公安机关的侦查文书和起诉意见书，通过检察机关依法进入法院诉讼活动并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“侦查卷”或“公安卷”。未进入诉讼活动的侦查文书，不能转化为诉讼档案，也不能称作诉讼档案。

（二）诉讼档案与检察档案

检察机关的检察文书，主要指起诉书、抗诉书、证据材料等，依法进入法院诉讼活动，并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“检察卷”“起诉卷”或“抗诉卷”。未进入法院诉讼活动的检察文书，不能转化为诉讼档案，也不能移作诉讼档案。

（三）诉讼档案与诉讼证据鉴定文书档案

诉讼证据鉴定文书档案，主要指涉案标的物鉴定文书档案。包括动产、不动产等有形资产和无形资产的价值评估等诉讼证据鉴定活动中产生的原始信息记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，应当单独分类立卷归档。但与诉讼档案有密切联系。诉讼证据鉴定文书档案是鉴定结论的原始依据和凭证，而鉴定结论具有法律意义，属于一种独立的诉讼证据，是当事人的呈堂证据，也是法院审判、执行的依据，经过庭审质证、认证后，成为诉讼活动原始信息记录的一部分，应列入涉案诉讼文书材料，随卷归档。

（四）诉讼档案与法医学鉴定文书档案

法医学鉴定文书档案，是按照法医学鉴定程序，运用现代科学技术，为查明和确定案件真实情况，提供科学证据的原始性真实记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，以活体检验、尸体检验、文证审查、物证检验、现场勘验等为类别，按年度和一人（件）一号的原则，单独立卷归档。1991年12月24日，最高人民法院颁布的《人民法院法医学文书立卷归档办法》，对鉴定文书材料的收集、排列、编目、卷宗装订、归档的原则和方法作了明确规定。法医学鉴定结论具有法律意义，是法院和法官办案的依据，属于一种独立的诉讼证据，应列入涉案诉讼文书随卷归档。

（五）诉讼档案与法院行政文书档案

法院行政文书档案，是指法院诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）。凡是反映法院工作活动，具有查考利用价值的司法行政文书材料，均必须立卷归档。它与诉讼档案属于不门类的档案，单独分类立卷归档。许多行政文书涉及诉讼活动的决策部署、督促反馈、总结报告、调研成果等等，虽与诉讼活动密切相关，因不具备诉讼活动原始信息记录这一本质特征，仍属于行政文书。但部分行政文书也同时被列入诉讼档案的副卷归档保存。如：有关案件的请示、批复，上级领导机关和领导同志对案件的批示和监督函，人大代表、政协委员对案件的书面建议案、提案、意见、建议，以及法院对上述案件的办理报告和答复函等等，依照《人民法院行政文书立卷归档办法》应当归入行政文书档案；依照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》应当归入诉讼档案，这样的规定是完全正确的，因为它们同时具备了上述两种档案的属性。将这些行政文书归入诉讼档案，是因为它与案件有密切关系，可能对案件的诉讼活动或裁判结果产生影响。

（六）诉讼档案与审判委员会记录

审判委员会记录，是最高权威的诉讼活动原始信息记录，理所当然属于诉讼档案应当立卷归档的范围。审判委员会原始记录必须保持其连续性和完整性，而一次审判委员会讨论的案件不止一件，将原始信息记录归入诉讼档案存在工作上和技术上的不便。因此，在审判实务操作上便出现了多种不同的技术处理办法。一种是将一次审判委员会讨论数件案件的全部原始记录复印或复制数份，分别存入本次会议所讨论决定的案件案卷归档；第二种是审判委员会讨论案件时，除会议记录之外，同时请所讨论案件的法官或书记员到会另行单独记录，再由书记员入卷归档。第三种是审判委员会每次会议都保存一套完整的原始记录，以保持审判委员会记录的连续性和完整性，并作为诉讼档案的一个独特的类别单独立卷归档。同时以该原始记录为准，将审判委员会讨论决定每个案件的结论，按照固定格式和规范程序，经全体委员签名或经会议主持审签后复制数份，加盖审委会印章交由案件承办人或书记员作为办案依据入卷归档。笔者认为前二种办法，各有弊端，不宜采用，第三种办法符合有关法律和规定的要求，简便易行，应予推广。

（七）诉讼档案与人事档案

人事档案与诉讼档案都是关于具体人和事的历史记录，在内容上有一定联系，涉及到具体某个人的诉讼档案，需要归入人事档案的，主要是案情报告、判决书或裁定书、调解书、释放证等结论性诉讼文书材料。但两者有明显区别：来源不同。诉讼档案是法院依法独立行使审判权在诉讼活动中形成的，人事档案中有关个人的诉讼文书、材料，只能由司法机关提供或通过司法机关取得。内容不同。诉讼档案是公民、法人或其他组织参与诉讼活动的真实记录，是历史的局部反映。人事档案则是个人经历与德才表现的全面记录和反映。保存的目的和作用不同。保存诉讼档案是审判工作的需要，是审判工作的依据和参考，个人诉讼文书材料保存于人事档案是人事管理工作的需要，供人事管理工作查考使用，是用人的依据和参考。