高校人事档案管理论文

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摘要：聘用制下高校人事档案管理工作的实践，是推进其发展的基础工作。在业务工作中，人事档案工作的各个环节必然要组成一个有机整体，各个环节之间相互制约、互相促进。如何更好的管理聘用制下高校人事档案的管理，本文就这一问题展开论述。

关键词：聘用制；高校；人事档案管理

一、充实内容，确保材料真实性

聘用制下的人事档案尤其要根据高校特点，以新的人才标准来更新档案内容，通过补充和精简内容，更全面更直观地反映个人的综合素质，通过档案收集材料的全面、科学、完整，提高人事档案反映一个人综合情况的“立体感”、“折射度”。为有效充实人事档案内容，人事资料的收集应体现出如下原则:一是要重视档案材料收集的多样性。人事档案部门应主动与各档案材料形成部门联系，及时将反映档案当事人业务水平、工作实绩、学习进修以及在从事岗位工作过程中形成的聘约、各类合同等最新材料及时纳入档案管理，并从大量的人事档案材料中去粗取精、去伪存真，从源头上确保人事档案内容的完整、真实。二是重视“活信息”的收集。将以电子文本、数据库及相关程序、多媒体资料、各类网页、图形、图片等材料及时收集，并对人事档案材料收集实行动态跟踪。三是重视特色档案材料的收集。四是要探索通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，将最新的业绩更新到人事档案信息管理系统中来。

真实性是干部人事档案的生命，档案材料的内容必须准确可靠。只有实事求是地反映一个人的情况，档案才能成为提拔干部、录用人才、调资、专业技术职务晋升、离退休、出国政审等重要的依据。因此，要严把“三关”，避免失真档案信息入档。一是严把材料审查关。二是严把人事档案材料的转入关。三是严把人事档案转递关。

二、加大宣传，推进知情权建设

聘用制下应该完全消除“身份”这一对人本身进行区别的概念。要采取多种措施增强社会公众对人事档案管理的了解支持，经常利用高校宣传栏，宣传人事档案相关的知识，积极参与学校的人事政策调整、人才选拔、工资晋级、职务晋升等项工作，以优质的服务获得公众的认知，促使更多的人员了解人事档案，以多种方式宣传人事档案在社会生活中的重要作用。要以《档案法》为基础，健全各项规章和奖惩制度，制定符合校情的细则，明确人事档案工作的职责范围，赋予其必要的管理权限，突出档案管理的行政管理职能，视之为一项长期的基础工作一抓到底。并形成坚强的组织保证，建立一个以主管校领导牵头，档案馆负责的层层责任制，形成涵盖所有部处、科室的有效网络，提高监管、反馈的整体意识，努力使人事档案工作走上最佳的轨道，确保人事档案及相关材料的科学性和完整性，创建管理与服务之间的和谐氛围，使人事档案在被社会认可的同时，被人们所关注。

随着社会民主进程的加快，客观上要求加大个人对本人人事档案内容的知情权，除了人事档案中一些与国家利益和个人隐私，组织考察干部、群众座谈等有关需保密的材料外，一般的人事档案材料要向本人开放。透明度加大，必然使档案当事人更加了解自身状况，减少由于期望值过高而引发的种种问题，社会也必然更加关注人事档案工作的开展，关注档案信息资源开发工作，从而逐步改变社会公众对档案的神秘感和恐惧感，有利于增强全社会的档案价值意识，促使当事人将业务水平、工作实绩、学习进修以及在从事岗位工作过程中形成的聘约、各类合同等最新材料及时纳入档案管理，为人事档案带来真正的“阳光”。

三、开发信息，实现多途径利用

人事档案原始地记述了当事人的个人经历、德才表现及发展历程，是历史地、全面地考察人的重要依据。因此，在相关法律法规允许的范围内，对高校职工人事档案信息进行开发是促进高校人力资源合理配置的重要手段，也是发挥人事档案信息功能的有效途径。可以探讨的途径有:(1)高校人事档案部门建立职工信息数据库，为人力资源管理服务。(2)积极创造条件，开展诸如人才信息报导、信息咨询、信息调研分析等深层次服务。(3)在正确处理好开发利用和保密的关系前提下，组建各类别人才信息库，反映出各类专业人才自身个性特点和专业特长的信息，使学校在选才时，用其长，避其短，更大限度地发挥人才效力。(4)建立高校人事档案管理信息系统，实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询，用现代化手段管理和提供利用，为用人单位选才提供保障。

从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发，必须大力开发电子档案，大力提高人事档案工作信息化建设水平。要利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。有条件的地方还可参照教育部学历查询网的做法，建立人事档案网，将个人可以公开的一些信息上网公布，方便用人单位查阅。在档案管理部门之间建立网络联结，通过局域网实现档案信息资源的共享。更进一步，还可以开发由个人持有的电子档案，让档案信息与个人如影相随，最大限度发挥作用。当然在建立电子档案、实现信息化的过程中，要注意使用权和管理权问题，严防失密。

四、人本管理，建设高素质人才队伍

要实现聘用制下高校人事档案工作的发展，人才队伍建设是关键。因此，实施人本管理，在保证人事档案部门有一定专业人才的基础上，进行合理的人力资源规划与管理，是人事档案管理发展的必然要求。

（一）实现人力资源合理配置

在加强人事档案队伍建设方面，首先要确保档案管理工作人员数量，并且要以主要精力从事人事档案工作。其次，人事档案部门要对现有人力资源数量、结构进行分析，预测未来发展对人事档案发展所需的人力资源规模、结构的需求，确定二到五年人才招聘的数量和专业结构，据此制订出总体规划和每一年所需人才的招聘计划，制订行之有效的招聘策略。同时，积极与人才市场联系，就招聘范围与策略进行探讨，并采取到档案人才聚集地招聘、广告招聘、网络招聘等多种形式扩大自身影响。对于急需人才，可采取提供一定的优惠待遇，以吸引其加盟。

（二）实现人力资源人性管理

学校领导应加强对人事档案工作人员的关心和体贴。在日常管理中，要注入人情化手段，在管理中尊重他们的价值，尽量满足他们的需求，时刻以人为本，以多样化的形式营造档案部门的人文氛围。可借鉴国外以情感交流为主要内容的“软管理”模式，组织和领导多关心职工的生活，对于他们遇到的事业上的挫折，感情的波折，家庭的裂痕等“疑难杂症”要给予及时“治疗”和疏导，营造出一种相互信任、相互关心、相互体谅、相互支持、互敬互爱、团结融洽的氛围。在建立制度时，更应融入人性因素，千方百计提高人事档案工作人员的津贴和劳保福利待遇，增加他们的休息时间。由于人事档案工作的单一，加之从事该工作的人员大都是非专业人员，因此，、评定职称、职务提升都不同程度的受到限制，学校领导应该根据实际情况予以重视等。

（三）畅通人力资源开发渠道

档案部门应打破原有用人观念，以人为本，本着公平、公开、公正的原则，打破“平均主义”、“大锅饭”，使能者上，不能者下，清除论资排辈现象，以最大限度地发挥其聪明才智，又使每个人都有危机感，促使他们利用各种方法完成任务，并在实践中不断学习新知识、新技能，适应新岗位，使自己在竞争中立于不败之地。部门中不能适应竞争者，允许其到要求较低的岗位或分流到社会其它部门。竞争机制下，人才流动性必然增大，这是趋势和潮流，档案部门人力资源管理部门应正视这一时代特征，及时建立健全相关制度。档案人员竞争的加剧，档案部门必然更加注重服务意识的提升，并时刻立足创新，以保持自身竞争力，这也是档案事业发展的根本。

参考文献：

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