独家原创:浅谈人事档案管理

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【摘要】人力资源已逐步成为企业最重要的资源，人力资源管理也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

【关键词】人事档案管理人事档案管理系数据库

1、人事档案的定义

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

2、人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来,干部档案管理增加了考核,任免,工资调整和职称评定等方面的内容,档案的利用价值和利用率明显提高。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度存在一些问题.

2.1、保管分散

人事档案有的保存在当前的用人单位，有的保存在过去的单位，还有的保存在人才交流中心，甚至保存在私人手中，使得一个单位的人事档案处于一种“分散”管理状态。人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。

2.2、档案材料多有不真实

材料真实是人事档案的生命,是人事档案生存的前提,是发挥其有效作用的基础.档案内容的失真,将会给人事档案造成严重后果.档案材料不真实现象主要表现为档案材料内容填写前后不一;档案用纸规格不一;材料归类不准确;档案材料短缺等方面。这都是由于人事部门在审查材料时把关不严引起的。

2.3、管理落后

部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面了解、正确选拔使用干部具有重要意义。人事档案管理技术也应该跟随当今社会的发展而更新。然而技术手段滞后，运行效率较低是当今人事档案管理最致命的问题。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

3、对人事档案管理的方法策略

加强人事档案管理工作的措施新时期的人事档案不仅全面反映干部的整体素质,为选拔,筛选干部,调整工资,解决待遇等工作提供依据,而且为开发人力资源提供准确可靠的信息.要使人事档案工作与时俱进,更好地为组织人事工作服务。

3.1、努力提高单位领导的档案意识

档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键,尤其是单位领导的档案意识要加强,否则,档案事业的发展就很难落到实处.干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作。

3.2、人事档案管理人员素质

档案工作的政治性,政策性很强,档案管理人员工作任重道远.各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，努力提高专业知识.定期组织培训业务知识，了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。要做好档案管理工作,必须努力学习,掌握科学管理原则和方法,才能适应新时期干部人事工作的需要.

3.3、努力实现档案管理工作的现代化

人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。对干干部人事档案的检索，提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。

结论

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了适应新形势下的人事管理工作,必须努力提高单位领导的档案意识和加强档案管理部门的责任意识;加强档案管理人员自身建设;努力实现档案管理现代化.使档案工作更好地为经济发展服务.

【参考文献】

[1]王云庆苗壮-《现代档案管理学》-青岛出版社-2002

[2]傅华《聚焦人事档案》《中国档案》2003年第4期

[3]吴建美《高校人事档案管理浅议》《江苏广播电视大学学报》2006年第6期

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[5]董颖-档案应建立质管理体系[J]-图书情报工作-2003(4)

[6]唐万胜-信息产业与档案事业发展浅议[J]-现代情报-2000(6)