独家原创:论新形势下高职院校学生档案的管理模式

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摘要：教育部、国家档案局第27号令施行的《高等学校档案管理办法》中规定将学生档案纳入归档范围，并单独设类。新形势下，以学生为本，建立学生档案资源体系和科学规范的管理模式，成为高职院校档案部门的一项重要任务。

关键词：高职院校；学生档案；管理模式

高职院校作为我国高等教育的重要组成部分,肩负着为国家培养、生产、管理一线高技能人才的重任。近年来随着高职教育的快速发展，特别是2008年教育部、国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》中规定将学生档案纳入归档范围，并单独设类，愈发彰显了学生档案在高职院校档案管理工作中的重要性、必要性和迫切性。高职院校的学生档案管理是一项十分繁杂的工作，而这项工作又关系到每个学生的切身利益，随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善，高校学生档案管理方式的不足也日益突出。重视和加强学生档案的管理和利用，是新形势下高职院校档案建设工作的一项重要内容。

一高职院校学生档案管理现状与不足

1.档案管理意识淡薄

如学生档案中存在要求一定要钢笔填写的却用圆珠笔填写，要求盖学校公章的而只盖院系公章，学生成绩单上没有蒸烤还是第几次不靠的记载，以及不盖公章等现象。另外，随着人们就业观念和就业方式的改变，许多中职学生直接进入社会工作，出现了许多不要档案的现象，造成人挡分离，无人问津的局面。

2.学生档案的内容不够全面，形式比较单一

由于高职院校学生档案管理没有明确学生档案材料的归档范围和要求，使得能够充分反映学生综合素质的各种材料得不到及时的归档，归档材料只有大学生高考录取、毕业成绩材料，至于中学基本材料、评语以及诚信度，是否受过行政处分等则没有进档案，不仅不利用人单位全面了解学生的诚信情况，也不利于学生的教育和管理。

3.档案管理标准不统一

随着招生规模的不断扩大，专业和学生数量不断增加，档案整理和在校期间学籍材料归档都大大增加了难度。曾经使用单纯流水号的方法，已经不能很好地完成档案查阅、使用的功能，档案保管情况混乱。一是归档手续不完备，如毕业生登记表没有本人签名、没有学校公章；学生成绩单没有教务部门的公章或用复印件替代。二是书写用笔不标准，填写档案材料时存在采用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔书写的现象。三是纸质材料页面设置不标准。规格不一的纸张开本和页边距设置在学生档案里随处可见，增大了档案标准化管理的难度[1]。

4.入学档案转递途径不规范，新生档案内容缺失严重

实行网上招生后，纸质档案寄发转递不规范。档案都由考生自行带入学校，其中有大部分档案不密封，档案材料丢失、破损情况常有发生。高职院校中，中职升高职学生的档案还经常分地点存放。因中职生毕业后可直接就业，故部分中职院校将学生中职部分的档案全部派遣至人事局，而仅将高考档案交由学生带入学校，造成档案内容不完整。

随着高职院校毕业生就业制度改革，国家不再对高职院校毕业生进行统包统分。应该说，生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案通常经过多个环节，从学生本人转到学校各院系，再到就业指导办、地市级教育局（人事局），最终到就业单位人事部门。由于生源地的人事部门没有了保管毕业生档案的权利和责任，因此忽视对高职院校毕业生档案的管理，加上转递环节多、人员杂，导致一些学生档案错投、误投，甚至丢失。且每年招生录取完成时，一些省市中学并没有及时将考生档案寄往录取学校，而是让学生自带档案，严重违反了中组部关于本人不能自带档案的规定，极易导致档案丢失或交接的严重脱节。

5.管理方式墨守成规，管理体制不畅

目前现行中职院校学生档案管理部门归口不一，各行其是。档案馆、组织或人事部门、学生工作处、招生就业处或者各个院系都有可能是学生档案的管理部门。可以说除校档案馆之外，无论哪个部门管理，学生档案工作都是附属品，都无人负责。且目前多数中职院校档案管理部门的管理手段仍限于手工操作，即使辅助计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事务，未充分发挥计算机管理效能，未能形成无纸化电子归档，落后的管理方式越来越不适应现代高等教育的快速发展。

二新形势下高职院校学生档案的创新管理模式

1.加大宣传，提高全社会档案意识

提高全社会的档案意识并不单纯是学生或学校的事情，想要提高全社会的档案意识必须由社会、用人单位、高职院校和学生共同做出努力。第一，各级人事档案管理部门应通过各种形式贯彻宣传《档案法》，特别是要通过具体的实例宣传人事档案工作，让大家充分意识到人事档案的背后是人事管理关系，涉及每个人的合法权益。管理人事档案的单位就是出具人事证明的担保单位、职称评定的申报单位、社会管理的依托单位。第二，现在全国大部分地区都实行高中毕业生自带高中学籍档案到录取院校报到的做法，各院校可利用新生入学缴交档案之机让学生了解这一做法的作用和意义，让学生树立初步的档案意识。通过加强宣传教育，让学生知晓在校期间哪些材料将进入毕业生档案；在学生毕业前，学校则应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托校园网、就业网、校报、就业宣传栏等平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识[2]。第三，加强对学生档案的宣传教育，把中职院校全面推行素质教育和档案管理结合起来，与学生教育管理工作者密切配合，提高学生对自身档案的正确认识，使他们做到准确、完整、规范填写个人档案。

2.丰富档案内容，提高档案利用价值

高职院校培养学生的目标是高等技术应用型人才与高技能人才，其档案内容也应注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等。此外，在校期间因考试作弊、打架等原因受过处分的材料、检查，以及因表现较好撤销处分的材料都应归入档案。这样一方面能真实、全面、动态地反映学生的成长经历，同时也可对学生的不良行为起到一定的遏制作用。学生参加社会有益组织的活动情况，如青年志愿者等，以及反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况、在校期间通过自学同时获得本科学历的证书等等，都归入学生档案，从而丰富了学生档案的内容，立体地、全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。

3.建立真实性和完整性相统一的学生档案管理体系

目前，考生档案存在日益简单的趋势，这与网上招生方式有着密切关系。但是，这种简单化的方式绝不能理解为在档案内容上的可写可不写以及在归档材料上的可有可无。相反，为了促进档案填写内容的真实性与档案材料的完整性，必须做到：第一，电子档案格式要统一，填写内容要真实、完整，相关指标项目的含义要清晰、准确、有效。第二，考生纸质档案归案项目要统一规范。

学生档案信息的开发利用是提高学生档案管理整体水平的重要任务。学生档案管理人员要解放思想，更新观念，破除“重管轻用”的观点，转变“无所作为”的思想认识，把学生档案信息开发利用作为学生档案管理工作的重要内容之一来看待，如：可充分利用学生档案管理软件，编制学生信息库，通过跟踪毕业生的就业信息，对毕业生的就业质量进行分析，为学校进一步改进人才培养模式，加快课程改革，提高教学质量，促进毕业生充分就业提供参考。

4.“双套制”管理方式

笔者结合自身工作经验和高职院校学生档案管理现状，认为高职院校学生档案管理必须实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案共同归档保存并进行管理和利用的方式，实现高职院校学生档案数据库管理与纸质档案互补、并存的管理方式。采取“双套制”管理，可以在尽量保护纸质档案的同时，便捷、多渠道地利用电子档案资源。将学生档案与计算机网络结合起来,更显学生档案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做数据统计；便于查阅；可同时满足不同档案使用者的需求。

5.完善学生档案管理各项规章制度，做到有章可循

以《高等学校档案管理办法》为基础，结合实际情况，制定相应的《学生档案管理制度》及《毕业生档案管理制度》，使工作有章可循。制定统一的入学登记表格和《档案材料标准填写方法》，确保归档内容的真实性、准确性和一致性。在严格遵守《毕业生档案管理制度》的同时，建立全面的档案邮寄登记及回执手续，保证毕业生档案不错发、不漏递。根据高职院校某些专业需要借阅档案的情况，制定一系列档案查阅和借取的办法：在由主管领导批准，并严格办理登记手续后，方能将档案密封借出[3]，确实实现档案管理的准确、有效，保证档案材料按时、完整的归还。建立标准化、规范化的工作程序，在保证档案管理高质量、高效率的同时，提高档案管理的基础工作水平。

6.严格档案专递途径，确保档案材料运转安全

学生档案工作的传递时相对集中紧迫，流量大，涉及面广，参与人员较多，设置合理的转递方式，履行严格的转递手续势在必行。毕业生就业方案确定后，学校要及时将档案随同档案转递名册转到学生签约单位或生源所所在地人事或教育部门。专递之前，仔细核对毕业生的毕业去向，逐一对照后在转到用人单位或当地组织人事部门，并办理严格的交接手续。

综上所述，做好高职院校学生档案管理工作，创新学生档案的管理模式，是学校人才培养工作的需要，也是社会经济发展的需要，在当前经济危机的情况下，不仅有利于毕业生就业，还有利于促进高职院校的自身建设，提高社会信誉。档案工作者在实际工作中仍需加强研究，不断提高学生档案管理工作水平，促进学生就业，为毕业生、用人单位选拔人才提供优良的档案凭证，进而提高高职院校的整体管理水平，为社会培养高素质人才。

参考文献：

[]陈凯侠.高职院校学生档案管理工作的问题及措施[J].黑龙江档案.2009年3月：85

[2]李淑娥.就业视角下高职院校学生档案管理改革[J].哈尔滨职业技术学院学报.2009年第2期：22

[3]王晓丽.高职院校学生档案管理中存在的问题及对策研究[J].南通航运职业技术学院学报.2008年9月第7卷第3期：94