独家原创:论新形势下高职院校学生档案的管理模式

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摘要：教育部、国家档案局第27号令施行的《高等学校档案管理办法》中规定将学生档案纳入归档范围，并单独设类。新形势下，以学生为本，建立学生档案资源体系、利用体系及科学规范的管理模式，成为高职院校档案部门的一项重要任务。

关键词：高职院校；学生档案；管理模式

高职院校作为我国高等教育的重要组成部分,肩负着为国家培养、生产、管理一线高技能人才的重任。高职教育快速发展，为社会、区域输送的是应用型人才，高职院校学生档案是学生从高中（中专）阶段及大学期间个人学习、经历和重要社会实践活动的真实记录，是对学生的综合素质及能力水平较全面的考察，成为用人单位选拔人才的真实、可靠的第一手资料。高职院校的学生档案管理也有其自身的特点，重视和加强学生档案的管理和利用，是新形势下高职院校档案建设工作的重要内容之一。

一高职院校学生档案管理现状与不足

1.档案管理意识淡薄

现在毕业生到社会上工作，只有公务员、事业性单位、国企等少数单位是需要调档案、办户口的，很多公司、企业都不需要办理户口，需求调整档案，导致许多毕业生认为只要有施展才华的舞台和高收入就可以，人事档案已经成为无关紧要的东西，无需什么档案证明自己辉煌的过去；在工作之后，有人认为职称已不是证明人才能力的惟一标准，如果不参加职称评定，就不需要使用档案。我国现行的人事档案管理制度在很长一段时间还不会取消，随着人事制度改革的深入推进，人事管理将逐步进入规范化管理阶段。毕业生就业以后，要面临落户、转正定级、职称申报等问题，这些都需要查阅档案；毕业生继续升学、报考公务员也需要使用档案。因此，档案意识淡漠最终将使个人的权益受到严重的损害。

2.学生档案的内容不够全面，形式比较单一

现高职院校学生档案一般包括学生中高考档案、学生在校期间填写的登记表、党(团)籍材料、奖(惩)材料、高职院校毕业生登记表、成绩档案、体检表等。这些材料基本上能客观地反映学生在校期间德、智、体及家庭状况。但对学生平时表现记录少，如学生参加集体活动、社会实践活动或轻微违纪情况没有反映或只有粗略反映。

3.档案管理标准不统一

随着招生规模的不断扩大，专业和学生数量不断增加，档案整理和在校期间学籍材料归档都大大增加了难度。曾经使用单纯流水号的方法，已经不能很好地完成档案查阅、使用的功能，档案保管情况混乱。一是归档手续不完备，如毕业生登记表没有本人签名、没有学校公章；学生成绩单没有教务部门的公章或用复印件替代。二是书写用笔不标准，填写档案材料时存在采用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔书写的现象。三是纸质材料页面设置不标准。规格不一的纸张开本和页边距设置在学生档案里随处可见，增大了档案标准化管理的难度[1]。

4.入学档案转递途径不规范，新生档案内容缺失严重

实行网上招生后，纸质档案寄发转递不规范。档案都由考生自行带入学校，其中有大部分档案不密封，档案材料丢失、破损情况常有发生。高职院校中，中职升高职学生的档案还经常分地点存放。因中职生毕业后可直接就业，故部分中职院校将学生中职部分的档案全部派遣至人事局，而仅将高考档案交由学生带入学校，造成档案内容不完整。

随着高职院校毕业生就业制度改革，国家不再对高职院校毕业生进行统包统分。应该说，生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案通常经过多个环节，从学生本人转到学校立卷各院系，再到就业指导办、地市级教育局（人事局），最终到就业单位人事部门。由于生源地的人事部门没有了保管毕业生档案的权利和责任，因此忽视对高职院校毕业生档案的管理，加上转递环节多、人员杂，导致一些学生档案错投、误投，甚至丢失。

5.管理方式墨守成规

高职院校学生档案的管理模式、管理方式墨守陈规，过于强调其保密性和安全性，而忽视了其作为档案的开发利用、为社会提供服务的宗旨，严重制约了高职院校学生档案的提供利用，高职院校学生档案平时只是束之高阁，利用频率比较低。

二新形势下高职院校学生档案的创新管理模式

1.加大宣传，提高全社会档案意识

提高全社会的档案意识并不单纯是学生或学校的事情。想要提高全社会的档案意识必须由社会、用人单位、高职院校和学生共同做出努力。第一，各级人事档案管理部门应通过各种形式贯彻宣传《档案法》，特别是要通过具体的实例宣传人事档案工作，让大家充分意识到人事档案的背后是人事管理关系，涉及每个人的合法权益。管理人事档案的单位就是出具人事证明的担保单位、职称评定的申报单位、社会管理的依托单位。由此可见人事档案的重要性。第二，现在全国大部分地区都实行高中毕业生自带高中学籍档案到录取院校报到的做法，各院校可利用新生入学缴交档案之机让学生了解这一做法的作用和意义，让学生树立初步的档案意识。通过加强宣传教育，让学生知晓在校期间哪些材料将进入毕业生档案；在学生毕业前，学校则应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托校园网、就业网、校报、就业宣传栏等平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识[2]。

2.丰富档案内容，提高档案利用价值

高职院校培养学生的目标是高等技术应用型人才与高技能人才，其档案内容也应注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等。此外，在校期间因考试作弊、打架等原因受过处分的材料、检查，以及因表现较好撤销处分的材料都应归入档案。这样一方面能真实、全面、动态地反映学生的成长经历，同时也可对学生的不良行为起到一定的遏制作用。学生参加社会有益组织的活动情况，如青年志愿者等，以及反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况、在校期间通过自学同时获得本科学历的证书等等，都归入学生档案，从而丰富了学生档案的内容，立体地、全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。

3.建立真实性和完整性相统一的学生档案管理体系

目前，考生档案存在日益简单的趋势，这与网上招生方式有着密切的联系。但是，这种简单化的方式绝不能理解为在档案内容上的可写可不写以及在归档材料上的可有可无。相反，为了促进档案填写内容的真实性与档案材料的完整性，必须做到：第一，电子档案格式要统一，填写内容要真实、完整，相关指标项目的含义要清晰、准确、有效。第二，考生纸质档案归案项目要统一规范。

学生档案信息的开发利用是提高学生档案管理整体水平的重要任务。学生档案管理人员要解放思想，更新观念，破除“重管轻用”的观点，转变“无所作为”的思想认识，把学生档案信息开发利用作为学生档案管理工作的重要内容之一来看待。如：可充分利用学生档案管理软件，编制学生信息库，通过跟踪毕业生的就业信息，对毕业生的就业质量进行分析，为学校进一步改进人才培养模式，加快课程改革，提高教学质量，促进毕业生充分就业提供参考。

4.“双套制”管理方式

笔者结合自身工作经验和高职院校学生档案管理现状，认为高职院校学生档案管理必须实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案共同归档保存并进行管理和利用的方式，实现高职院校学生档案数据库管理与纸质档案互补、并存的管理方式。采取“双套制”管理，可以在尽量保护纸质档案的同时，便捷、多渠道地利用电子档案资源。将学生档案与计算机网络结合起来,就可以显示学生档案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做数据统计；便于查阅；可同时满足不同档案使用者的需求。

5.完善学生档案管理各项规章制度，做到有章可循

以《普通高等学校档案管理办法》为基础，结合实际情况，制定相应的《学生档案管理制度》及《毕业生档案管理制度》，使工作有章可循。制定统一的入学登记表格和《档案材料标准填写方法》，确保归档内容的真实性、准确性和一致性。在严格遵守《毕业生档案管理制度》的同时，建立全面的档案邮寄登记及回执手续，保证毕业生档案不错发、不漏递。根据高职院校某些专业需要借阅档案的情况，制定一系列档案查阅和借取的办法：在由主管领导批准，并严格办理登记手续后，方能将档案密封借出[3]，确实实现档案管理的准确、有效，保证档案材料按时、完整的归还。建立标准化、规范化的工作程序，在保证档案管理高质量、高效率的同时，提高档案管理的基础工作水平。

综上所述，做好高职院校学生档案管理工作，是学校人才培养工作的需要，也是社会经济发展的需要，在当前经济危机的情况下，不仅有利于毕业生就业，还有利于促进高职院校自身建设，提高社会信誉，档案工作者在实际工作中仍需加强研究，不断提高学生档案管理工作水平，促进学生就业，为毕业生将来的道路铺设档案的良好道路，进而提高高职院校的整体管理水平，为社会培养高素质人才。

参考文献：

陈凯侠：高职院校学生档案管理工作的问题及措施.黑龙江档案.2009年3月：85

2李淑娥：就业视角下高职院校学生档案管理改革.哈尔滨职业技术学院学报.2009年第2期：22

3王晓丽：高职院校学生档案管理中存在的问题及对策研究.南通航运职业技术学院学报.2008年9月第7卷第3期：94