独家原创:浅议城建档案工作的主动服务

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摘要：城建档案工作的主动服务，是城建档案部门适应市场需要，转变服务观念，拓宽服务领域，充分展现自我，实现自身价值的一项重要工作，也是实现城建档案工作根本目的一项内容。但是，对于如何开展主动服务，城建档案部门的认识很不一致，做法也不相同，其效果大相径庭。为了探求符合客观实际要求的有效做法，本人实践调查研究，在此谈几点浅见。

关键词：城建；档案；主动服务

目录

摘要…………………………………………………………………………1

1、城建档案管理主动服务…………………………………………3

1.1、主动服务………………………………………………………4

1.2、城建档案管理主动服务…………………………………4

2、城建档案工作的主动服务应注意的问题……………4

3、实施“主动服务”战略，创新服务方式……………………4

3.1、要优化传统的服务方式………………………………………5

3.2、丰富档案馆藏，夯实基础工作……………………………5

结束语……………………………………………………………………6

参考文献…………………………………………………………………6

在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战，城建档案工作如何适应社会需求，主动服务，是摆在我们面前的首要任务。

1、城建档案管理主动服务

1.1、主动服务

在实际工作中，档案利用者的需求是多方面的，有的是为了解决某一个具体问题，有的要了解某一方面、某个专业、某项事情的全面情况，如果这些方面都同时到档案馆调阅档案，不仅增加了实际工作的困难，也会带来一些难以满足的矛盾。因此，这就需要我们通过档案资料编研工作来解决，如依据档案内容、编辑各种情况介绍、专题汇编等，使利用者通过查阅编研资料就能解决实际问题。

1.2、城建档案管理主动服务

20**年我馆承接并完成了XX下达的《XX文件归档整编规程》。第一次以地方标准的形式，将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中。

要切实提高政治素质；要坚持正确的政治方向，树立全心全意为人民服务的思想和默默无闻、乐于奉献的精神。要不断学习新知识，扩大知识面，提高对新形势、新工作、新技术的认识和适应能力；要了解和掌握市场需求，有针对性地确定自己的工作中心；要熟悉馆藏，档案的内容和检索工具，能够及时、准确地查找到所需的档案。

文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证了归档电子文件完整、有效、真实。为电子档案接收进馆做好各项准备。其中最重要的是该系统的著录标准、规范全部参照城建档案馆提供的标准，这不仅保证了电子档案管理的科学化、规范化、标准化。更保证了档案从源头的规范，节约了人力物力，提高了管理水平。为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步，为做好城建档案的主动服务工作奠定了坚实的基础。

2、城建档案工作的主动服务应注意的问题

具体的说有以下几点：（1）树立强烈的事业心和责任感（2）努力提高档案人员的素质（3）要优化传统的服务方式（4）丰富档案馆藏，夯实基础工作。

提前介入，使我馆的工作由被动变为主动，由滞后变为超前。丰富的馆藏档案，扎实的基础工作，是开展主动服务的基础。有了丰富的馆藏，还必须做好扎实的基础工作，即档案分类、整理、排列科学规范，检索工具健全，保管安全等。

3、实施“主动服务”战略，创新服务方式

随着公众利用档案意识的增强，城建档案开放力度的加大，社会对城建档案需求呈多元化趋势，传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，随着信息时代的到来，将被改变。档案馆不在是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战，更好地满足社会公众的档案信息的需求，实现档案馆的社会功能，档案服务模式必须进行变革。

3.1、要优化传统的服务方式

传统的提供利用是提供档案的一份份原件，或是提供专题汇编，而专题汇编又是一份份文件的汇集:都属于实体性档案信息服务，而对文件的深加工作的很少，随着社会信息化程度的提高，这种服务的有效性和适应性便出现问题，新的服务方式要开展信息的深加工，提供信息资源的范围和载体要比以往广泛的多，，档案馆将从文献资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，要利用城建声像档案的优势，用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。

3.2、丰富档案馆藏，夯实基础工作

丰富的馆藏档案，扎实的基础工作，是开展主动服务的基础。俗话说，“巧妇难做无米之炊”。如果没有丰富的馆藏，没有利用者所需的档案，所谓主动服务只能是一句空话。同时，有了丰富的馆藏，还必须做好扎实的基础工作，即档案分类、整理、排列科学规范，检索工具健全，保管安全等。否则，查找档案如同大海捞针，也谈不上能够主动服务。

3.3、树立强烈的事业心和责任感

开展主动服务存在不少的困难和问题，需要我们坚持不懈地，脚踏实地地，一个一个地去解决。这些如果没有一切为了用户的思想观念，没有强烈的事业心和责任感，不通过坚持不懈地努力，是不可能真正做好的。档案工作长期处于封闭、半封闭状态，等客上门，你来我调，就地提供，没有就算的习惯思维比较浓厚，对于如何为档案用户着想，怎样通过自己的工作来满足用户需求认识不足，考虑不足，考虑不多。

我馆不断拓展与规划建设管理各部门的密切合作空间，建立“热线联系”渠道和协作网络。这样我们就避免了档案工作长期处于封闭、半封闭状态。开展主动服务存在不少的困难和问题，需要我们坚持不懈地，脚踏实地地，一个一个地去解决。

结束语

总之，随着社会的发展，档案服务已经成为档案管理的主要工作。城建档案涉及到城市建设的方方面面，与城市的发展息息相关，做好城建档案的管理工作，使城建档案主动服务于城市建设是时代的需要。

参考文献

[1]姜之茂《当前档案工作的走势评析》上海档案2002.3

[2]张大伟《关于大管理概念及其对策研究》档案科技与现代化113期

[3]张志敏、高宏山王淑珍《再论数字城建档案馆及其建设》城建档案2003.5

[4]张淑霞《档案网站的定位及功能研究》档案学通讯2002.2