文件中心理论分析论文

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经过十余年的介绍和讨论，目前我国档案界对文件中心的产生和发展过程、性质和功能已有比较清晰的了解，大多认同文件生命周期理论作为文件中心的理论基础。然而近期理论界在文件生命周期理论的评价及其是否适合中国化问题上展开论战，其中一些争论涉及文件中心的可行性，有的甚至根本否定文件中心的理论依据。笔者以为，这种涉及文件中心的理论分歧是我国无法普遍建立文件中心的重要原因之一。根据现有材料，这里仅选择理论分歧的两个焦点进行评析。

一、焦点之一：文件生命周期理论与文件中心是否存在必然联系？

文件中心的理论基础是文件生命周期理论，这本来是档案界大多认可的共识。但近期有学者对此给予否定的回答，甚至得出“文件生命周期理论没有也不可能成为成立文件中心的理论依据”

1的结论。笔者无意逐一论争，仅从三个方面略述浅见。

首先，文件中心的建立目的和理论依据能否等同？有学者认为“经济上的节约原则，是美国政府成立文件中心的主要依据，而不是以文件生命周期理论为依据”

2笔者可以简要回顾一下文件中心的产生过程。文件中心最早产生在美国，最初形式是二战期间海军部为集中保存平时不常使用的数量庞大的文件而设立的临时库房。由于这种库房及设施不如档案馆要求高，既适应了战后的经济形势，又能满足各联邦机构的相同需求，因此很快在全美推广开来。1950年颁布的《联邦文件管理法》授权设置联邦文件中心，由国家档案与文件局领导，隶属于联邦档案系统。尽管建立文件中心最初的确是“一种政府行为”

3也的确是为了实现经济上的节约，但这应当是文件中心建立的目的，与其理论依据不能混为一谈。从产生时间看，文件中心先于文件生命周期理论。文件生命周期理论恰恰是发端于对文件中心这一实践事物的理论解释，后来研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，最终因客观揭示了文件的运动过程和规律而成为文件管理的核心理论。可见文件中心出现在前、文件生命周期理论形成于后，正是对理论源自实践经验的总结和升华的有力证明。如果以文件中心产生之时尚无文件生命周期理论为由得出二者没有必然联系的结论，恰恰正是对理论和实践关系的颠倒。

其次，文件中心与文件生命周期理论有无必然联系的关键要看后者能否成为前者的理论基础。笔者认为这一理论的核心内容是“文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的过程；依据文件的不同价值及其作用形式这个完整过程可划分为几个不同的阶段；文件在每一阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系”

4它之所以是对文件运动过程和规律的客观描述和科学抽象，关键在于抓住了文件运动的基本动力——价值形态及其规律性的转化。化用美国档案学者谢伦伯格的经典论述，文件具有两种价值形态，即对形成机关的原始价值（第一价值）和对非形成机关的从属价值（第二价值）。这两种价值形态在文件运动过程中不断进行规律性的转化：第一价值逐步递减，第二价值逐步递增，最终实现第一价值向第二价值的转化。

第一价值决定了文件在现行阶段为形成机关服务是首要目的，保存场所应当是机关内部，以满足方便控制和频繁利用的需要。到半现行阶段，文件的第一价值开始衰退，尽管其对形成机关仍具有查考作用，但利用频率大大降低。此时服务对象仍以机关为主，保存场所需具备两项功能，一是继续发挥文件的第一价值，满足形成机关的利用需求；二是检验文件是否具有第二价值，为最终处置，即销毁无价值文件或将具有历史价值的文件移交永久保存机构（档案馆）做好准备。进馆后历史文件的服务对象由形成机关扩展到社会各界。可见，文件生命周期理论紧紧把握价值形态的变化，描述了文件从产生到最终销毁或永久保存的运动过程；揭示了这一连续过程因价值形态的规律性转化表现出明显的阶段性特征；阐明了每一阶段的特定价值与服务对象、保存场所和管理形式的对应关系。

文件中心的性质和功能能否从文件生命周期理论找到合理解释呢？答案是肯定的。因为从阶段划分来看，文件中心是与文件的半现行阶段相对应建立的一种过渡性保管机构，处在形成机关与档案馆之间的中间位置。它之所以具有过渡性和中间性，是因为半现行文件在文件整个运动过程中处于中间阶段，相应要求保管机构既因文件的原始价值继续满足形成机关的利用需求，又因文件的潜在历史价值为历史文件进馆保存做好准备。这决定了文件中心必然具有过渡性，具备满足形成机关利用需要和确保进馆文件质量两项基本功能。可见，文件生命周期理论揭示的文件运动过程和阶段划分是一种客观存在，尽管各阶段对应的保存场所在不同国家可能名称各异，但都具有相同的性质和基本功能。文件中心的现实也充分证明这一点，它在许多国家的名称和形式不尽相同，但始终都是一种过渡性的半现行文件保管机构。

再次，如何辩证看待文件中心与文件生命周期理论的关系？如上所述，文件中心是西方国家找到的一条保管半现行文件经济和有效的途径，文件生命周期理论从探寻文件中心的理论根源起步，逐步扩及文件的整个生命过程和全面管理，最终上升为揭示文件客观运动规律的科学理论，成为文件管理和档案管理的理论基础。以上分析表明文件生命周期理论不仅无愧于文件中心的理论依据，还能为价值形态不同的各阶段文件对应的保存场所提供理论依据，不管它们的名称如何。然而，文件生命周期理论是文件中心的理论基础并不意味着认可这一理论就必然要建立文件中心；也不意味着没有文件中心，这一理论就没有存在的意义。如果把二者的密切联系仅仅看成是狭隘的依存关系或唯一的对应关系，不免过于绝对化和简单化。笔者认为，二者确实存在密切联系，这种辩证关系表现为文件中心的建立符合文件生命周期理论；但文件中心不是文件生命周期理论的唯一应用对象，不能以文件中心的建立与否作为评价该理论的高低并衡量其适用性的唯一标准。

根据以上评析，笔者的结论是文件中心与文件生命周期理论存在必然联系，文件生命周期理论源自文件中心实践，并成为文件中心坚实的理论基础。进一步而言，文件生命周期理论并非国外“专利”。尽管“文件生命周期”概念最早由西方学者提出，但文件是全世界普遍存在的事物，其运动过程和规律是一种客观存在。文件生命周期理论可说是西方档案学者总结出的揭示文件客观运动规律的科学理论，中国同样存在探索这一运动过程和规律的努力。因此，揭示文件客观运动规律的科学理论，无论在中外冠之何种名称，都是全球档案界共有的理论财富。这也说明我国同样存在建立文件中心的理论基础。

二、焦点之二：中外文件、档案概念的不同能否成为我国建立文件中心的障碍？

对文件、档案概念的理解是文件中心可行性问题理论分歧的另一个焦点。有的学者认为中外文件、档案概念的差异，决定了文件生命周期理论不宜中国化，自然也不宜建立文件中心。5有的学者针锋相对，提出“文件生命周期理论完全适用于中国”［6］。对文件生命周期理论的评价及是否适用于中国，笔者拟另文探讨，这里只想就中外文件、档案概念差异的实质及与文件中心的关系略述浅见。

尽管中外文件、档案概念的表述有多种形式，但差异的实质从文件生命周期理论角度看，可归结为对文件运动阶段的划分并不完全一致。该理论依据价值形态的转化将文件运动过程大致分为现行、半现行和非现行阶段，从价值变化讲就是第一价值旺盛、第一价值衰退、第一价值丧失／第二价值凸现三个阶段。但由于各国国情和文档管理体制的差异，以及学者观察问题角度有别，不同国家和学者可能有各种具体划分方法，仅据有的学者粗略统计就达十数种之多，从二阶段到八阶段都有，划分标准也五花八门，包括利用频率、保存地点、管理程序、作用形式等等［7］。这表明阶段划分不可能也不应当强求一致。与较富代表性的英美国家相比，中外文件、档案划分的异同主要有三：一是对档案阶段的规定存在差异。在上述三阶段中，英美国家多把非现行阶段才视为档案，而我国从半现行、甚至现行阶段后期就视为档案了。二是文件转化为档案的界限或者说标志存在差异。英美国家多以进馆为转化标志，而我国多强调“归档和集中保存，既是文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限”［8］。三是各阶段文件对应的保管场所有同有异。英美国家分别是形成机关、文件中心和档案馆，我国则为形成机关、档案室和档案馆。以上差异表明我国档案概念的外延大于英美国家，相应带来对文件、档案关系的理解问题。

根据我国传统的狭义文件观，把文件与现行阶段对应、档案与后两个阶段对应，就很难理解档案是文件的一部分，极易得出二者是不同事物的结论。但笔者认为，国外对文件存在广义和狭义两种理解。广义文件对应的是文件运动全过程的所有阶段，这就是文件生命周期理论中“文件”的含义；狭义文件对应的是现行和半现行两个阶段，这就是英美国家通常所提的“文件”概念。据此文件与档案的关系可以解释为：档案是广义文件的一部分，档案由狭义文件转化而来，档案与现行、半现行文件是同一事物在不同运动阶段上价值形态的体现。这样一来，中外文件、档案划分的差异主要就是对文件（狭义）由何阶段转化为档案以及转化依据和标志的不同认识。我国多把文件从业务部门或文书处理部门移交到档案室后称之为档案，表明文件从半现行阶段开始转化，转化依据和标志通常是“归档”。而在英美国家，文件直到非现行阶段进馆保存后才被视为档案，转化依据和标志多是“进馆”。笔者认为文件从哪一阶段转化为档案并不重要，关键应认清引起转化的本质因素。无论是我国的“归档”，还是英美国家的“进馆”，都不足为本质因素。因为这种转化包括存贮形式和本质两个方面，前者是指文件办理完毕后经过立卷归档，由分散流通状态转变为集中存贮状态；后者是指文件由记述和传达现行信息的载体转化为历史记录。归档和进馆都只不过是为安全保管和利用的方便而实行的一种工作制度或程序，只能表现存贮形式的转化，无法完全体现文件与档案的本质区别。只有文件生命周期理论提出的价值形态的变化，才能全面揭示出文件与档案发生存贮形式和本质作用变化的本质因素。可见，与归档和进馆相比，价值形态转化才是文件向档案转化的一种更加客观的依据和标志。

中外对文件、档案概念的不同理解应否阻碍文件中心的建立，笔者持否定看法。理由主要有三。首先，尽管中外文档划分存在差异，但都实施了分阶段管理，各阶段均有相应的保管场所和管理形式。这说明中外存在这样一种共识——尊重文件客观规律采取阶段式管理，使管理最为合理和有效。这种共识就可为我国建立具有诸多优越性、广受西方青睐的文件中心清除理论障碍。其次，文件中心是与半现行文件相对应的管理机构，因经济高效的优点得以在西方国家普及。无论我国有无半现行文件的提法，这一阶段是客观存在的，而且也有相应的保管机构。但我国已有档案室的现实从理论上讲不应构成建立文件中心的障碍。再次，西方国家对文件、档案概念的理解也不尽相同，有的把非现行阶段文件才视为档案，有的认为文件从现行阶段起就已转化为档案，这些具体差异并未妨碍文件中心在这些国家的普遍建立。可见，以中外文档概念不同为由反对建立文件中心的观点在理论和现实上都是站不住脚的。

根据以上评析，笔者的结论是建立文件中心需突破我国传统的狭义文件观，呼唤一种广义的文件观，这也正是文件生命周期理论反映的文件观。按照这一科学理论，文件概念的外延应包括文件从形成到最终归宿完整运动过程的所有阶段，而不是其中某一特定阶段。我国部分学者所谓“文件生命周期理论根本不符合我国实际”［9］或“文件生命周期理论名不副实”［10］的结论，都是从狭义文件观来考查这一理论的。狭义文件观的严重不足在于过分强调文件各阶段的区别，忽视各阶段的固有联系，因此难以准确反映文件与档案的关系。西方各国尽管对文件的阶段划分以及对各阶段的称谓不完全一致，但它们普遍建立文件中心正是基于对广义文件观的一致认同。可见，假如不能接受广义文件观，就无法真正理解文件生命周期理论的实质，也无法辩证看待文件中心的可行性。

总之，笔者认为文件中心的建立在我国不乏理论基础，如果认同广义文件观就能为消除上述理论分歧提供一种解决思路。

注释：

［1］林清澄：《文件生命周期理论与文件中心没有必然联系》，《山西档案》19996。

［2］同上。

［3］同上。

［4］笔者与韩玉梅共同主编：《外国档案管理》，中国人民大学出版社1998年。

［5］王茂跃：《文件生命周期理论不宜中国化》，《山西档案》19976。

［6］何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》19985。

［7］同上。

［8］吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年。

［9］王茂跃：《对文件生命周期理论的评价不宜过高》，《档案学研究》19962。

［10］陈作明：《文件生命周期理论探疑》，《浙江档案》199712。