人事档案工作的影响及思考论文

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【内容提要】“中国黑档”是一个网上人事档案管理系统。它的出现，对我国现行人事档案工作产生了一系列的影响。本文从“中国黑档”产生的积极影响和消极影响两方面进行分析，并针对这种影响，结合人事档案工作的发展作了几点思考。

【摘要题】专门专业档案

【关键词】中国黑档/人事档案工作/影响/思考

【正文】

2001年3月26日，一个中文域名为“中国黑档”的网站正式开通运行，并举行新闻会。据介绍，“中国黑档”是我国迄今为止出现的第一个网上人事档案管理系统。人事档案是与人们联系最为密切的一种档案，人事档案工作的重要性主要源于此。那么，“中国黑档”是如何进行人事档案管理？它的出现对我国现行人事档案工作会产生怎样的影响？我们从中获得什么启示？我们的人事档案工作如何走向完善？等等，都是人们关切的问题。本文就这些问题进行分析和评述，并试图从中探讨人事档案工作的新思路。

一、“中国黑档”的基本情况

“中国黑档”是北方长安通讯公司所属的长安易网网站开发、设计的“中国企业从业人员管理系统”的产品标识。它是长安易网的一个重要内容，其最大的特色是：帮助网站用户记录员工的不良行为，即“劣迹”，在员工非正常离职时，把这些“劣迹”记录交给新单位，只要是具有法人资格的企事业单位经交费注册后成为“中国黑档”网站用户，在单位招聘人员的时候，可以凭密码进入该网站查询应聘者人员身份、个人履历、学历、在原单位的表现、工作能力以及是否有不良记录等历史资料。按新华社的说法，“中国企业从业人员管理系统（中国黑档）好像在网上建立了一个无形的人事档案文件柜”。据有关报道网站一开通就得到企业界的大力支持，仅一个月就有北京、上海、浙江、广东等地近两万家企业申请登记注册，成为首批用户。与此同时，它从出现的那一刻起，也遭到了社会各界的质疑。《中国青年报》、《北京青年报》、《中国乡镇企业报》、《中国工商》、《计算机技术》等报刊杂志刊登了对“中国黑档”批判的文章，人们纷纷就其个人档案材料的真实性、权威性及其侵害个人隐私权等问题提出疑问。一时间，“中国黑档”成为社会关注的热点。

二、“中国黑档”的积极影响

（一）增强社会档案意识，促进人事档案工作发展。在知识经济条件下，知识和人才备受青睐，记载和反映人才德才情况的人事档案的重要性随着人事制度改革的深入而日益凸现。但是，由于历史的原因，人们的档案意识却仍然很淡薄。一方面，人们档案观念淡化，人事档案随意存放，流散遗失；另一方面，人事档案管理人员观念落后，不重视人事档案管理，对人事档案只存不管，很少主动了解社会对人事档案信息需求方向，甚至有些部门和地区，为招揽人才，搞什么“三不要”（不要人事档案、不要人事关系、不要组织关系），为一些流动人员重建档案，助长了社会对人事档案和人事档案工作性质、地位、作用的模糊认识。正是在这种背景下，“中国黑档”以新的人事档案管理模式出现在人们的面前。它以商业公司的经营方式介入人事档案管理，充分利用了计算机网络技术；在档案材料内容上新增并突出了道德记录。这给传统的人事档案工作提出了新的挑战，也给流动人员某些合法权益造成伤害。它促使人事档案工作者对过去工作的反思和对新问题的思考。同时，也吸引了包括网络在内的各种媒体的广泛宣传、报道和讨论，增加了人们对人事档案和人事档案工作认识的渠道，引起人们对自己人事档案的关心，加强了人们对人事档案和人事档案工作重要性的认识。从这个意义上说，“中国黑档”的出现，从反面上增强了社会档案意识，促进人事档案工作的发展。

（二）促使档案利用改革，提高人事档案工作效率。其主要表现在以下两个方面：一是扩大利用的范围，有条件地实现人事档案服务有偿化、社会化。“中国黑档”提供利用是采取会员制，法人交费注册取得会员资格后，凭口令就可以进入系统，在网上查询相关的人事档案信息。这打破了只有主管单位或上级机关、劳动人事部门、纪检、监察部门才有权查询和借阅人事档案的规定，满足了非主管单位及其他用人单位日益增长的人事档案需求，人事档案信息资源得到有效配置，获得了人事档案用户（主要是企事业单位）的肯定和支持。因此，在社会主义经济条件下，人事档案利益主体发生了变化，人事档案利用工作应遵循市场规律，并结合人事档案工作政治性和保密性的特点，有条件地朝着有偿化、社会化的方向改革。二是改变传统人事档案信息利用方式，实现网络化。当前，我们保管的人事档案多为文本文件，大多数以案卷的形式存在，仍然使用手工操作，以几十年一贯的查阅利用方式开展档案信息服务。利用者提出查档要求，还要看看人的脸色，然后履行一整套手续，管理者才能按图索骥，提供档案，最后得到的档案材料不一定是利用者所期望的。“中国黑档”是人事档案工作与网络的“联姻”，在提供利用上，充分体现了其特有的优越性：档案利用者处于平等、自由的网络环境中，可以超越时间、地域的限制，多次利用多份人事档案，权力、阶级、阶层不再是影响利用者利用人事档案的因素，满足了利用者利用人事档案求尊、求快、求简心理，加强了人事档案与利用者的沟通，提高了利用率。因此，“中国黑档”让我们预见到，在信息社会里，传统的档案信息利用方式非改革不可，人事档案信息网络化服务势在必行。

（三）丰富人事档案内容，增强人事档案工作活力。由于历史和体制的原因，我国人事档案工作存在一些弊端，致使档案材料内容表现出明显的缺陷：①陈旧，缺乏新材料。大部分人事档案内容都倾向于重政治，轻业绩；重抽象定论，轻具体说明；重历史结论，轻近期表现。这与今天人力资源开发对档案的要求相去甚远。②雷同，缺乏个人特色。对人所作的鉴定、考察等评价内容千篇一律，都是“拥护党的领导，坚持对外开放”、“学习刻苦，工作认真，态度负责”等政治术语和老话、套话，体现不出个性特色，失去了真正意义上的参考价值。③空洞，缺乏形象记录。学校在写学生评语时，往往就是优点多，缺点少。即使评写缺点，也是避重就轻，采取“表现一般“之类的中性语言，或以希望之词提出要求，无法让利用者从人事档案中了解一个人的具体表现。④单一，缺乏全面特征。人事档案，尤其是干部档案，案卷内一般只有履历表、登记表、任免表、工资表之类的材料，记载信息简单，不能如实反映个人的德才情况。传统人事档案由于存在上述种种缺陷，不能真实、全面、客观地反映一个人的实际面貌，不能满足社会对人事档案信息的新需求，人事档案工作因此死气沉沉，成效不大。随着社会进步，信用越来越受到人们的重视，成为社会关注的焦点，“信用档案”呼之欲出。“中国黑档”顺应时代要求，在我国首次提出了“信用档案”管理的概念，为企业提供个人职业信用记录。从这个意义上说，“中国黑档”改变了传统人事档案以十大类别收集、整理档案材料的做法，增加并突出了社会需求日益增长的“信用档案”，丰富了人事档案的内容，更好地满足社会的档案需要，从而增强了人事档案工作的活力。

三、“中国黑档”的消极影响

（一）肢解人事档案集中统一管理，违背人事档案工作原则。“集中统一”是人事档案工作的基本原则。它要求所有人事档案都必须集中起来统一由人事部门管理，任何个人和组织不得擅自保管人事档案材料。“中国黑档”介入人事档案管理，造成了对“集中统一”工作原则的破坏。首先，违规经营人事档案业务，削弱了人事行政部门的监督职能。按照有关规定，从事人事档案管理，必须具备独立人事权。“中国黑档”所属的长安易网及北方长安通讯公司有无独立人事权暂且不论，在没有获取人事行政部门《许可证》的情况下，经营包括流动人员在内的人事档案业务，违反了“流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案”的规定。但是，它却取得了北京市通讯管理局颁发的经营许可证。这样，人事行政部门由于缺乏必要的法律政策依据，无法对“中国黑档”的人事档案业务进行监督和指导，集中统一管理也成为一句空话。其次，分散保管多种人事档案材料，加大了集中统一管理的难度。对各种载体的人事档案材料，应该由人事部门统一收集、保管，保持人事档案材料的历史联系。“中国黑档”形成档案材料，并于网站系统内独立管理，在某种意义上造成了人事档案的重建，割裂了人事档案的历史联系。而且由于电子档案在技术上的原因，在当前及今后一段时间内，完全有必要建立屯子档案与纸质档案两套制。“中国黑档”形成并管理的材料是一种电子档案。但是，它却忽略甚至抛弃原先的纸质及其他载体的档案材料，独立门户，自行其是。这样，一个人多份人事档案，多种档案材料流散于社会各部门，不仅破坏了人事档案严肃性、惟一性，而且，在当前法律制度成熟程度和计算机应用范围条件下，增加了人事部门集中统一管理的难度。因此，在目前，对于“中国黑档”的人事档案业务，人事部门无法采取相应的行政手段进行干预，也无力进行干预。

（二）降低人事档案真实可靠程度，违背人事档案工作要求。真实性是人事档案最基本的特征，没有真实性，人事档案材料的其他特征就失去意义，也失去了人事档案的利用价值。因此，维护人事档案的真实性是对人事档案工作的基本要求，必须贯穿于人事档案工作始终。但是，“中国黑档”的人事档案管理对人事档案真实性的维护确实让人们担忧。首先，计算机网络技术方面具有不安全性，影响人事档案信息的真实性。随着网络环境的发展，计算机网络安全问题日益突出。一般地讲，当网络用户数量按算术级数增加时，网络的安全性则以几何级数增加。面对众多黑客高手，专家们设计的安全防护几乎不堪一击，就是一些著名的大网站也受到成千上万次黑客入侵，曾一度瘫痪。“中国黑档”充其量是个小网站，其经营的业务又引人注目，很容易招惹黑客的攻击，产生的信息被篡改、盗窃和丢失，人事档案材料的真实性得不到技术上的保证。其次，计算机网络管理方面具有不完全性，影响人事档案信息的真实性。目前，我国电子档案的法律地位还未确立，它的网络管理制度、标准等还未规范，档案、计算机等部门对其缺乏有效的业务指导和监督。同时由于信用制度也还未完全建立，社会道德监督也无能为力。众多“中国黑档”用户异地网上独立管理共享的人事档案，其周转比较复杂，经手的人员比较多，管理上的漏洞也相应比较多。如对密码、口令的保密管理，是防不胜防的，容易造成个人任意登录，随意更改信息，系统内所记录的个人资料的真实性、权威性得不到保证。

（三）损害档案当事人的合法权益，违背人事档案工作目的。网络并非全是虚拟世界，网络服务也需要考虑法律因素的影响。作为新生事物，“中国黑档”缺乏必要的法律法规规范，这对于今天突出民主与法制主题的社会政治生活，不同程度地损害了档案当事人的合法权益。第一、损害当事人的知情权。“中国黑档”作为人事档案的中介机构，只许具备法人资格的企事业单位注册申请健用，不许个人注册申请使用。这种“游戏规则”完全对当事人封锁信息，由企事业单位实施“暗箱操作”。当事人对“中国黑档”上有自己什么材料，那些材料写什么，评价是否公正等涉及个人自身合法利益的内容全然不知。这显然是不透明，不公开，不公正的，损害了当事人的知情权。第二、损害当事人的隐私权。现实生活中人们对隐私权的保护意识在日渐强化。“中国黑档”将当事人的“劣迹”、健康状况、职业活动等社会公认的个人隐私以大众网络的方式在企事业单位间传播，容易导致隐私泄露，隐私错误传播，给当事人造成精神伤害。第三，损害当事人的劳动权。“中国黑档“公布当事人的“劣迹”，并为其他企事业单位查知，毫无疑问导致种种人格歧视现象的发生，在就业、升学、生活等方面带来麻烦。就像《公司有权剥夺我的就业权吗》（2001年10月22日《中国青年报》）一文描述的那样，当事人被剥夺了再就业的机会。由于我国的“前科消灭制度”还未正式确立，一个人犯一次错误，一经档案记录，无论个人是否已经接受教育，悔过自新，其结果都是“做一次贼永远是贼”。这样，“中国黑档”的劣迹记录，最终导致当事人成为”行业禁入者”，等于事实上剥夺了当事人的劳动权。

四、“中国黑档”影响引发的思考

由于我国现行人事档案工作与社会人事档案需求明显脱节，滞后于社会经济发展，“中国黑档”以新的技术和管理理念对我国的人事档案工作产生巨大推动作用。同时，互联网发展迅速，计算机网络及其行为在体系上、管理上、技术上还未完全成熟，网络服务的法律界线及营运商都缺少法律的约束，使得“中国黑档”在具体的人事档案管理活动中出现了破坏性的影响。由此，如何摆脱各种因素的困扰，扬“中国黑档”之长，促使我国人事档案工作尽快适应社会发展需要的问题，引起了笔者的思考。

（一）加强人事档案工作法制建设。市场经济是法制经济。为了使人事档案工作更好地服务于社会主义市场经济建设，必须加强人事档案工作的法制建设，确保人事档案工作的规范化、制度化、科学化。1.加大立法工作。《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等法律、法规、规章颁布实施以来，人事档案工作法规逐渐完善。但是，由于人事档案工作涉及面广，情况复杂，要切实使所有的人事档案工作行为都能有法可依，任务还相当艰巨。而且，从这些已出台的法律、法规和规范性文件来看，其规定过于笼统，缺乏硬性配套措施，不易操作，直接影响了法规的具体执行。为此，各级组织、人事部门应该根据人事档案工作的现状及未来的发展趋势，依照有关法律规定，合理规划，有步骤地协同有关部门制定或修改相关的人事档案工作法规，使人事档案工作有法可依，有章可循。2.加强执法力度。我国人事档案部门历来偏重政治性、机密性，人事行政部门习惯于行政命令手段，忽略了法律手段，在职能活动中，重业务指导，轻依法监督，或有业务指导无法律监督，造成了人事档案行政执法主体不明，执法力度不够，严重阻碍了人事档案工作的健康发展。因此，加强人事档案工作法制建设，还要增强法制观念，强化人事档案行政执法主体建设，使人事档案行政部门勇于执法，善于执法，真正做到有法必依，违法必纠，确保国家人事档案工作方针政策、法律法规的贯彻实施，确保人事档案工作健康、有序地向前发展。

（二）完善人事档案工作管理体制。几十年来，我国逐渐形成了严密的“统一集中，分级管理”的人事档案管理体制。但是，随着社会主义市场经济的发展和政府职能的转变，传统的人事档案管理体制逐渐显示出它脆弱的一面，如条条块块之间缺乏有效的沟通和协调等。为此，笔者对完善人事档案工作管理体制提出一个设想：在国家安全部门的主持下，建立全国人事档案数据库，构建“中国人事档案网”，然后通过各级组织、人事部门实行专业化、社会化管理，逐步向“统一集中，分类管理”的方向发展。这既必要又可行。1.必要性。人事档案室是保管人事档案的基层单位，进行人事档案材料管理工作。这种“小而全”的管理方式在计划经济时代尤为重要。但在市场经济条件下，社会分工更加明确，政治体制改革，如政府机构改革、人事制度改革等不断深化，人员流动变得经常化，人事档案工作与社会人事档案需求的矛盾日益尖锐。而解决的方法，则要求从体制上进行改革。“中国人事档案网”是其根本的出路之一。2.可行性。①在我国，尽管法律和信用体系尚未完善，但是，人事档案工作由国家安全部门参与执行，其真实可靠程度公民个人没有必要做更多的担心——万一有差错的话，国家也能负得起责任。②科学技术日新月异，类似“中国人事档案网”的行业网站，如“中国数图网”、“中国税务网”以及银行、邮电网络都能顺利开通运行，计算机网络技术逐渐走向成熟。③由国家建立全国人事档案信息数据库，实现社会资源共享，同样体现了“集中统一，分级管理”的工作原则和“便于利用”的工作目的，在新的形势下促进人事档案工作健康发展。

（三）加快人事档案工作现代化建设。知识经济的兴起，各行各业各部门都急需发现、培养和造就一大批建设人才，人事档案的利用率和利用要求越来越高，大大加重了人事档案管理的工作量。然而，传统的手工作坊式的工作方式明显反映出不合时宜。这需要加快人事档案工作现代化建设。首先，人的现代化。在当前的人事档案工作中，专业人员少，杂牌人员多；专职人员少，兼职人员多，造成管理意识、设备落后，工作方式简单。这种局面与现代化的要求相差甚远。因此，在人事档案工作领域里，需要引进和培养一批具有开拓、创新意识，政治思想素质好，法制观念强，专业基础知识扎实，计算机技术和外语水平高，信息处理能力强的高学历、多层次的复合型人才，为人事档案工作现代化准备前提条件。其次，管理现代化。人事档案工作是一门管理科学。科学的管理是人事档案工作现代化的基础。没有合理、有效的人事档案管理方法，再先进的技术设备也无法得到有效的运用。新世纪的人事档案工作需要引入竞争机制，激励机制，运用系统论、信息论、控制论的原理，进行目标管理、工程管理等等，为人事档案工作现代化奠定坚实的基础。最后，管理设备现代化。这是人事档案工作现代化的主要内容和核心。当前，人们公认计算机管理是实现人事档案工作现代比的必经之路。近年来，我国政府部门和社会各行各业都积极创造条件，采用计算机提高工作效率，加速现代化进程。人事档案工作也不例外，需要借助计算机技术，实现数字化、网络化管理，加快现代化建设步伐。

（四）增强人事档案工作服务功能。人事档案工作是一项服务性的工作，为人事工作和其他工作服务是它赖以存在和发展的基础。多年来，人事档案工作为人事制度改革和国家经济建设做出了卓有成效的贡献，但是，社会档案意识依然很淡薄，人事档案的地位、作用受到人们的忽略，人事档案工作因此停滞不前。其中一个重要的原因，就是人事档案工作思想保守，缺乏人事档案服务宣传教育，不能为社会各行各业提供高效、优质的服务。在中国融入世界经济脚步不断加快，人事制度改革不断深化的新形势下，用人制度中灵活性不断加大，人才流动频繁，作为人才缩影的人事档案，社会需求与日俱增，人事档案工作面临着新的压力和机遇。对此，人事档案工作部门应有紧迫感和使命感，顺应时展的需要，改变传统保存、保密人事档案的狭隘服务观念，牢固树立为社会各行各业的大服务思想，提高服务意识，积极探讨社会人事档案需求的规律，努力实现服务角色转换，建立以用户为主体的主动服务方式，并借助现代化技术，在法律法规允许的范围内，最大限度地满足社会人事档案需求，促使人事档案工作在社会主义市场经济建设中有为有位，为现代化建设作出应有的贡献。

【参考文献】

①王议平：《为防跳槽记录员工污点，“中国黑档”黑不黑？》，《中国劳动保障报》2001年4月3日第2版。

②朱玉媛：《市场经济中人事档案管理体制改革的思考》，《档案管理》1999年第3期。

③冯国基：《中国行政资讯应向社会公开，重新修改〈保密法〉、〈档案法〉》，《法律与生活》2001年第11期。

④郭雅：《谈市场经济条件下的人事档案管理》，《海南矿冶》2000年第1期。