独家原创:论高校档案管理信息化进程

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摘要：随着信息高速公路的建设与发展,档案管理信息化已成为高校挡案实际工作急需解决的问题。文章分析了信息化高校档案管理系统的特点和意义，提出了实现高校师生档案管理信息化的对策和途径。

关键词：档案管理；信息化；高校

高校是知识、人才和科技高度密集的教学和科研基地，是高新技术的发源地。高校档案是高校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校重要的本源性信息源，是高校办学历史的最权威、最真实的记录。高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，担负着存储、管理并提供高效利用信息系统的重要职能。因此，当前高校档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为高校建设服务，要通过计算机网络为用户提供服务，加强各项事务管理，促使档案管理信息化。

一、信息化高校档案管理系统的特点

随着新世纪的来临，科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，高校档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行信息化管理。针对传统档案管理方式所存在的问题，高校应当建立起信息化的档案管理体制一实现档案管理信息化、自动化。信息化的高校档案管理系统应具备以下特点：

1、现代高校档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。高校应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。

2、信息化的高校档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。高校档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好高校档案管理的各项工作。从当前情况来看，高校档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为高校档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。

3、信息化档案管理方式作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：(1)随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。(2)国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。(3)电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。

二、信息化高校档案管理系统的意义

现在我国的很多高校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。建立信息化学校档案管理系统有着重要的意义。

1、信息化学校档案管理系统有着很大的容量，可以存储历届的学生档案，并且能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理。长期以来，档案工作人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。具体表现为：数据只需一次录入就可以多次利用。数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率，各种报表可以自动打印；数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相干的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的脊背、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。还可以自动统计和提取档案信息，当档案库中的信息需要统计并形成报表时，这项工作由计算机来处理，可以极大地提高工作效率。

2、信息化学校档案管理系统只需少量档案管理员就可以实现档案的日常管理，可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本。传统的检索方式，档案管理人员从繁琐的目录中，找出所需的档案来，然后，根据上面的记录到库房中查找，费时费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只要通过网络就可以实现及时的查询，无论在时间还是在空间上都显得更为方便快捷。此外，还提供了更加灵活多样的查询手段。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。随着网络的普及和发展，使得档案的网上查询成为了可能。档案用户或者工作人员可以根据档案管理使用的权限从网上自行查询档案信息，方便快捷，且极大减轻了工作人员的负担。

3、信息化学校档案管理系统可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率和专业水平。实施档案管理的信息化以后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率和专业水平。同时，更有效地发挥档案的服务功能，更好地为教学科研和决策服务。档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动，档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台和管理工具，档案的收集和整编只能是不完整的，服务也是低效的。档案管理的信息化，将档案在网络上共享，教学科技人员按照一定权限可以在自己的计算机上查询档案资料，极大提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了高校整体的工作效率和竞争力。

三、实现高校师生档案管理信息化的对策和途径

为适应当前社会经济发展的需要，高校应尽快建立起信息化的档案管理系统，抓住知识经济给档案工作带来的契机，迎接知识经济的挑战，适时进行改革，走档案管理信息化之路。笔者认为，实现高校档案管理信息化应从以下途径进行：

1档案管理思想的信息化

信息化的管理思想是实现档案管理信息化的前提条件。档案管理信息化是新时期、新世纪发展的需要，也是在新的时期里加速发展档案事业的需要，多年来，档案部门受传统观念的影响，往往观念比较陈旧，思想上保守且封闭，对待档案工作侧重于管，并且多半是谁上门为谁服务，对实施档案管理的信息化缺乏足够的认识，这些均已不能适应时代的要求。作为高校从事档案工作的同志必须要进行一次思想观念的更新，要从不适应新形势的旧传统、旧观念、旧框框中解放出来；从神秘、封闭、滞后中解脱出来；克服墨守成规的观念，增强改革开放、积极创新的观念，积极发展档案信息化事业。

面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案信息化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作者的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。

2档案管理机构信息化

高校档案管理机构信息化是为了提高工作效率，有利于档案信息的形成，收集，存储，加工，传递，利用，更好地为学校教学，科研，管理，后勤等工作服务，为社会经济发展服务。目前，各高校要充分利用本校的有利条件，建立起不同形式的，由学校主管领导主持，校、系、室档案管理人员共同参与的档案管理网络。

首先，要形成校、系、室层层把关的新型管理机构。设立由学校分管领导及档案部门和各职能部门负责人组成的学校档案管理委员会，作为学校档案工作的管理决策机构，决策档案工作的重大事宜，统一领导，协调、检查、考核全校的档案工作。

其次，要建立一支人员数量与工作量相适应的相对稳定的专职档案队伍，这是档案事业的活力所在。各立卷归档部门要根据档案工作需要建立一支兼职档案队伍，负责管理本部门的档案工作，这是做好档案工作的前提。档案馆既要贯彻执行校档案管理委员会的决议，又要负责对学校各立卷部门档案及档案工作的监督、检查、指导、搞好档案的集中管理及开发利用，做到全校的每项档案工作、每个档案流程都符合档案工作规程，件件有人管，事事有人做，项项高质量，年年有进步。

3推进高校档案管理的信息化

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（1）学校的档案工作者必备良好的素质。一个档案工作人员必备的素质结构，应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。档案工作者应是知识面的“广”与“博”的多面手。有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。学习档案先进单位的档案管理工作、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发，努力提高自己档案业务水平。

（2）加快计算机技术在高校档案管理工作中应用的步伐。运用计算机技术进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作，实行文档一体化管理。通过文档一体化管理，可达到一次输入、反复利用的目的，提高了文件立卷的效率和档案的质量。同时，为方便利用传输和联网，可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件，以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是档案管理信息化的基础工作。

（3）大力开发档案信息资源。只有通过大力开发档案信息资源为用户所用，才能实现档案的价值，实现档案工作的目的，沟通档案工作系统与外部环境的联系。因此，应大力加强高校档案信息资源的开发利用，实现高校工作的应有价值，推进高校的档案管理工作和学术水平向信息化迈进。

（4）要拓展服务方式，实行多种服务，提高服务主动性。高校档案部门除了向用户提供日常的门市借阅外，还应积极拓展服务方式，实行多样化服务，如开展咨询服务、跟踪服务、专题服务、定向服务等，从而提高高校档案部门的服务水平和服务效果。虽然知识“备、查”在高校档案部门的知识服务中仍是必要的，但积极主动的知识服务更需要由“备”变为“配”，变“查”为“送”，为学校各项事业的发展提供便利条件。

四、结语

综上所述，信息技术在高校档案管理中的应用，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之，是档案管理模式从以面向纸质档案实体保管为主向以信息化为主的转变。对于信息化时代的档案管理来说，高校办公自动化中逐步实现的计算机的管理，储存了大量的档案信息，为我们开展高科技条件下档案管理的研究创造了条件。为了适应知识经济时代对档案工作提出的挑战，高校档案部门应从加强思想意识的转变、树立新的观念，以提高人员素质为根本，实现档案管理的信息化、科学化，大力开发档案信息资源，找到高校档案管理与知识经济的结合点，尽快将高校档案中的丰富的科学文化知识和高新技术转化为生产力，促进社会生产力向前发展，从而促进高校档案管理在知识经济时代地位的提高和作用的发挥。

参考文献：

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