独家原创:浅谈国土资源档案的管理和利用

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国土资源档案管理是国家档案管理的重要组成部分。土地资源、矿产资源作为生产资料和劳动对象,是人类生产活动不可或缺的重要因素,特别是在我国全面建设小康社会的今天,土地和矿产等资源更是支撑经济社会又好又快发展的重要物质基础。随着市场经济的发展，国土管理部门面临着新的形势和要求。如何科学、有效地保护好土地资源，提高管理的效率和水平，充分、合理和科学地利用好有限的土地资源，已成为急待解决的重大问题。作为国土管理基础之一的土地档案管理工作，更需要加以进一步规范和提高。认真做好国土档案管理收集、整理、收藏、管理和利用，使国土资源档案管理工作具有针对性和有效性,以不断适应新时期国土资源档案管理工作的要求。

一、建立集中统一的档案管理网络

加强对国土档案工作的集中统一管理、是国土档案齐全、完整、规范的重要保证。要遵照统—领导、统一制度，统一管理的原则。各级国土管理机构应该成立国土档案工作领导小组，确定专人负责，统一协调档案管理工作。由基层工作人员，兼职国土档案员，在上级专职档案员的帮助下，形成全系统的档案管理统一模式。同时，完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在上级国土局发的文件，都能从上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。

二、转变观念，超前管理

长期以来，我们对国土档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不能创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和上级档案员联系。没有将国土档案工作渗透到各个环节之中。导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。由于以前档案整理归档不全，造成现行档案利用中的一系列问题，造成了许多不必要的矛盾纠纷。新时期的档案工作，应充分认识到到档案工作不是临时性工作，要逐步转变观念，制定措施，对国土档案进行超前管理。

三、国土档案特点，拓宽档案收集渠道

从实际情况看、国土档案是比较复杂的。它分类为九大部分，从每个部分的内容比较来说层次不齐。建设用地类的报批经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。声响材料类形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。建立文件档案档案收件簿。并对各相关部门制订档案收集上交制度，拓宽档案收集渠道，确保档案齐全完整。

四、制定规范，及时立卷

根据国土资源档案的实际情况，应建立健全档案管理规章制度，制定《档案人员岗位责任制》、《档案管理规定实施细则》、《档案整理归档制度》、《电子文件归档及管理制度》等。要向管理要质量、要效益，进一步规范档案管理工作，加大依法管理档案的力度，以此带动其他工作的规范化、制度化。要将档案工作纳入目标责任制考核，严格考核奖惩，调动从事档案工作的积极性。对需归档的文件资料，及时立卷归档，并建立起档案管理分类大纲。根据归档范围、保管期限、业务内容、档号分类方法等，将国土档案共分为九大类：(1)综合类；(2)计划财务类；(3)地籍管理类；(4)土地利用规划类；(5)建设用地类：(6)土地监察类：(7)宣传科技类；(8)声像材料类；(9)矿产资源类；并在每一类中确定了基本归档范围。把应该收集归档的文件资料进行分类整理。可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。

五、强化档案人员的业务素质、提高档案管理水平

档案的收集管理，是为了更好的利用。为达到国土档案整理规范化的要求，客观上对国土档案工作人员的素质提出了更高的要求。在强化档案人员的业务水平上：一要进一步加大招考力度，通过向社会公开招考的方式，把那些出身于档案专业，把那些懂法律、精管理，会外语、计算机等专业的复合型年轻人才，优先充实到国土资源管理档案队伍中来，迅速改变目前知识结构不合理、年龄结构老化的状况。二要继续加大在职培训教育力度，通过培训让档案员不仅精通国土资源管理法律法规，还要熟悉掌握档案业务管理知识、计算机应用等基础知识，适应国土资源管理新形势、新任务的需要。三要对兼职档案管理人员要进行一次正规的培训、讲解了国土档案工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时，按照国土档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作详细的讲解。使大家对国土档案内容提前了解，在工作中有的放矢，注意积累资料。为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化，有效利用档案有切实的保障。

在提高档案利用效率方面，要快速转变职能，加强开发利用。要迅速扭转档案开发利用跟不上国土资源管理新的形势发展的需要，加大从收集保管向开发利用服务转变；从为本单位服务为重点向为社会服务为主转变；从被动、单一、封闭型服务向主动、多领域、开放型服务转变；要加大从靠行政手段微观管理向依法管理转变。平时，尤其要注重珍贵资料的收集、开发、利用，特别要潜心开发那些对经济发展有带来效益的，或能反映单位特色和职工精神风貌的档案资源。

六、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作

做好国土档案资料的收集、归档工作、积累贮存国土档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进国土档案管理工作。国土档案的形成是为以后利用起到查询的作用，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。在近几年来实施电脑化管理、将国土档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，每当业务人员从利用档案中获得信息时、更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了国土档案的完整性，促使国土档案管理更上新台阶。

七、档案利用过程中的保密工作

一要加强制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有单可循,并在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各类档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

二要做好监督工作。在利用中,要根据不同利用对象的不同目的,加强重点监护。还要做到三勤:一是嘴勤；二是眼勤；三是手勤、脑勤。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。