大数据背景企业采购成本管理措施

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［摘要］采购成本的管理是企业经营活动中的关键环节之一，企业利用大数据技术可以优化采购成本管理的思维模式与方法，有效提高采购成本管理的效率，从而提高成本利用率，降低运营成本，提高企业在市场上的竞争力。文章以检验检测行业企业为例，分析当前企业采购成本管理中存在的问题，并基于大数据对采购成本管理的影响提出相应的优化措施。

［关键词］大数据；企业；采购成本管理

采购是企业经营活动中的重要环节，它处于企业生产经营活动的最前端，同时也是成本费用中占较大比重的环节。目前，中小企业对于采购管理的重视程度较低，采购方式落后，采购管理流程混乱，加上采购人员的专业能力不足，使得采购管理存在漏洞，采购成本与企业生产效率不匹配，从而严重限制企业的发展空间。在当前大数据背景下，企业应提高对采购成本管理的重视程度，利用大数据技术加大对成本利用效率的控制力度，从而尽可能保证低成本优势，提升企业竞争力［1］。

1采购成本的识别

采购成本主要是指企业经营活动中用于采购产品及服务等交易活动所产生的一系列支出，包括物资的购买价格、税费、运输费等，也包括与采购活动相关的其他费用，如检验费用、仓储费用等。检验检测行业企业以提供检测试验服务为主营业务，其采购成本基本可以划分为4类：仪器设备采购成本、试验用品采购成本、低值易耗品采购成本、采购人员工资及其他管理费用。

2采购成本管理中存在的问题

在传统的管理模式下，由于受到管理层重视程度以及采购人员专业能力的影响，企业的采购成本管理中存在以下问题。

2.1采购无计划，紧急采购发生频率高，缺乏数据支撑

完善的采购计划不仅有利于采购部门做好采购前的询价、议价等工作，尽可能节约成本，还有利于成本利用效率的核算。目前，检验检测行业中的部分中小企业没有制订采购计划与流程，导致紧急采购的发生频率较高，在此情况下，采购人员没有询价、议价的空间，甚至出现采购行为耗费的成本高于物资原价格的情况。究其原因，采购无计划源于两个方面：第一，企业以提供试验服务为主营业务，包括原材料等在内的试验用品的消耗量由试验的种类与数量决定，但由于缺乏数据的支持，试验部门难以对计划期间的试验项目及试验量进行准确预估，无法制订较为完善的采购计划，导致出现成本增加的情况；第二，试验部门没有对耗材用量进行精确的划分与统计，用量由操作人员决定，造成在提出采购需求时的申请量高于实际需要量，这样既不利于节约采购成本与仓储成本，也不利于与试验相关的其他成本的计算与统计。缺乏相关数据的收集、统计与分析，且缺乏关联信息的传递，导致采购无计划，采购成本未得到有效控制。

2.2采购渠道单一，供应商数量不足

丰富的采购渠道对企业采购成本的节约是非常有利的。多条采购渠道，企业就可以享受买方市场带来的议价、比价的便利，有利于成本的节约。但是，在传统经营模式下，信息来源缺乏导致企业没有获取更多供应商渠道，大部分物资的采购渠道单一，容易形成卖方市场，比较难采购到性价比高的商品。信息来源的单一性一方面造成设备的采购渠道较少，企业逐渐对单一供应商产生依赖性，不利于采购成本的控制；另一方面使得企业的采购部门缺乏对供应商的考核评价，造成采购工作内部控制失效。

2.3信息沟通渠道不畅通，无法对采购成本利用率进行考核

一般在采购前期，企业需要对物资进行市场调研与询价，形成该物资的合理标准，采购人员以此标准为底线进行议价，企业内部的管理层也可以此标准对采购人员的工作进行量化考核。在实际工作中，由于调研等工作由采购人员完成后进行汇报，相关数据信息仅停留在采购部门内部，考核人员缺乏原始调研数据进行分析，无法形成有效的考核和对价格合理性的监控。

2.4管理者缺乏长远眼光

部分企业在进行采购成本管理时注重眼前的利益，更关注如何节省采购成本，甚至通过长期不提高采购人员收入、降低服务标准的方式节省成本，这不利于企业长期发展进步。

3大数据环境下采购成本管理的优化措施

大数据，字面意义即规模庞大的数据集合［2］］。随着信息技术的进步与普及，现在大数据的含义已经深化为利用专业的处理技术和工具对海量的信息数据进行收集、归纳、分析，完成传统的数据库软件无法处理的更大规模的数据分析工作，得出有助于企业经营发展的信息。大数据可以给企业采购成本的管理带来更多优化的可能，包括提高工作效率、精准预测、提高沟通效率等。

3.1优化企业内部控制

在大数据背景下，企业可以利用数据化技术和管理方式优化采购业务的内部控制，搭建基于大数据管理思想的采购业务内部控制体系，从而进一步完善采购成本的管理。结合COSO内部控制框架与风险管理框架，企业采购业务的内部控制可以从以下几方面进行优化。首先，在控制环境方面，数据化管理的前提是企业管理思想及工作意识的转变，需要强化采购人员在日常工作中的数据化意识，为利用大数据技术进行采购成本控制奠定基础。其次，利用大数据平台，重新梳理采购业务流程，使企业管理者强化对采购流程中风险的识别与控制。这需要企业的高层领导重视采购业务的风险把控，也需要管理层从长远发展的角度考虑，在经济上给予支持，促进采购业务管理的创新与转型。再次，通过平台的搭建，提高信息传递与沟通的效率和质量。从需求部门制订采购计划开始，到审批、实施采购、付款等每个环节，相关的管理者都有权利和渠道知晓相关的数据信息，一方面可以监督采购行为的合理性，把控风险；另一方面可以缩减信息传递的时间，减少人为进行数据分析、汇报的沟通成本，提高工作效率。最后，通过采购数据的处理和外部信息的收集完善采购业务的内部审计，对采购工作人员进行更全面的绩效考核。企业要强化采购人员的数据化工作方式，将数据作为采购的理论依据加大采购成本节约力度［3］。同时，需要注重大数据管理人才的培养或引进，从而完善企业大数据管理模式，建立基于大数据的采购人员绩效考核体系，依据外部市场信息对采购的成本节约率进行考核与监督。

3.2建立健全采购管理系统

通过大数据技术的汇总、分析能力，建立健全采购管理系统，为企业采购成本的管理提供数据支撑，同时帮助企业明确采购管理的方向和侧重点。在大数据环境下，企业可以发挥大数据对信息的收集能力，收集制订采购计划所需的所有数据信息，以此为支撑制订采购计划，从而最大程度避免主观因素对采购计划的干扰，将采购成本用在企业最需要的地方［4］。同时，企业还应将采购执行的环节融入采购管理系统，如招标、询价、议价、合同签订、付款等模块，以及对采购行为和成本进行评估的模块，以此保证基于大数据技术的采购管理系统有足够的数据信息用来分析总结。此外，企业可以利用大数据对信息的挖掘能力，在传统的采购信息化系统中加入创新模块进行采购信息的二次挖掘，为采购成本的管理和控制提供更科学的量化标准，如将企业内部的采购信息进行纵向和横向的对比分析、成本变动比较、采购价格和往期以及市场价的对比等。需要注意的是，分析总结得到的数据信息应根据采购业务职责不同设置不同的权限，并赋予企业管理者监督和授权的权力，这有利于规避采购信息泄露的风险。

3.3完善供应商管理模式，实现数据化管理

供应商的管理对于企业采购成本管理工作有效进行有十分重要的意义。供应商管理以供应商信息记录、供应商评估、供应商评级为主，执行采购时在合格供应商库中选择。在传统的供应商管理模式下，对供应商的评级通常为采购管理者从物资质量、交货周期、账期以及合作时间等方面打分，汇总后得到对供应商的评价［5］。这样的形式不可避免地存在打分人员的主观因素，会影响评价结果的客观真实性。而利用大数据技术可以对供应商的管理模式进行优化与完善，在建立基于大数据技术的采购管理系统后，可将各采购数据处理模块集成到系统中，筛选原始积累的数据以及后续录入的信息中有效的部分进行细化，包括供应能力、供应商性质、合作时间、频率、产品质量、供应模式等。以数据的形式定期对供应商进行客观的评价，帮助采购人员更直观地判断符合成本控制要求的供应商。

3.4构建采购数据交流平台

影响企业采购成本的重要因素之一是企业对市场供应信息的掌握程度。随着大数据的发展与普及，未来企业的采购模式将从自主采购转向数据化网络平台采购模式。有采购需求的企业可以在数据化网络平台上获得更全面的供应渠道信息，获得更多与供应商交流的机会，并从中选择最符合企业要求的供应商，一方面提高采购工作效率，另一方面给企业带来更稳定的供应渠道，便于采购成本的管理。因此，企业应抓住大数据发展带来的机遇，筹划构建采购数据交流平台，在严格把控供应商管理的同时拓展信息获取渠道，为企业寻找更优质的供应商，从而优化采购成本管理。

4结语

受制于技术和主观因素，传统的采购成本管理存在一些问题，随着大数据技术的发展，企业应积极探索与利用大数据，以大数据技术和数据化思维优化采购成本管理模式，从而帮助企业提高采购成本利用效率，为企业进一步发展提供支撑。

主要参考文献

［1］周文霞.大数据时代企业提高成本管理效率研究［J］.中国乡镇企业会计,2019(1):245-246.

［2］陈星宇.大数据背景下电商企业供应链成本管理研究：以苏宁易购为例［D］.南昌:江西财经大学,2021:36.

［3］曹新朝,王磊,刘玲玲.企业采购成本控制方法及策略研究［J］.企业改革与管理,2020(1):140-141.

［4］石灵.大数据时代下白酒企业采购成本管理的转型升级［J］.纳税,2020(27):183-184.

［5］陈玉玉,侯志才.基于大数据背景下企业成本控制的探讨［J］.现代商贸工业,2019(5):97-98.

作者：曹思佳 单位：西安邮电大学