大数据环境下项目成本管理优化

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摘要:在项目实施过程中企业需要按步骤制定成本管理计划、做好成本估算、预算和成本控制工作，而项目成本管理的目标是对这四个步骤进行管理，确保在批准的预算内完成项目。成本节约与控制，是企业内部管理的重要内容。有效的成本管理，有助于企业开源节流、挖潜绩效、提高市场竞争力。而现代社会是一个高速发展、科技发达的信息社会，作为高科技时代产物，大数据技术为企业的项目成本管理工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。企业通过对海量的、多样的、真实数据的高速处理，可以获取相关的有效信息，清楚了解企业项目成本的构成，以便合理分摊和归集成本，但是如何获取高质量的成本信息，如何利用信息优化项目成本管理，又如何保证企业员工有足够的业务能力处理数据信息，对企业来说都是难题。本文探讨企业如何抓住机遇，应对挑战，借助大数据实现项目成本的优化。

关键词:大数据；成本管理；优化；对策

一、项目成本管理

企业以获取利润为目标，成本是影响利润的重要因素，因此企业注重成本管理有很强的现实意义。通过对真实、准确、及时的成本数据分析和整理，监控成本预算的执行情况，在有限的成本预算内调整生产经营活动。

(一)项目成本的构成

项目成本涵盖了项目从计划、启动、实施、收尾整个过程中支付的所有费用，一般包括四个部分：一是决策成本，企业是否要开展新项目，取决于决策者对项目效益和成本的衡量，需要企业收集详细且真实的市场调查数据，通过数据分析为项目可行性提供数据支撑。另外，企业内信息的上下传递、决策者之间的信息沟通也都需要资金支持。所有这一阶段的成本都统称为决策成本。二是招标成本，以食品行业为例，企业的某些项目如果需要外包给其他公司，企业就需要知道哪家外包公司是最合适的，这需要企业对有意向的外包公司进行清除的调查和了解，这一过程中的支出应被纳入招标成本。三是勘察设计成本，根据可行性研究报告进行勘察；根据勘察资料和可行性研究报告进行设计，这些工作耗用的费用总和构成勘察设计成本。四是项目实施成本，实施过程中耗用的费用总和，具体包括人工费、材料费、其他直接费、管理费等。其中项目实施成本占项目总成本的比例最大。

(二)项目成本管理的概念

项目成本管理包括三个主要内容，即成本预算、分配与控制。项目成本预算是要建立一个整体的、计划性的成本支出清单，将整体成本分配到各单具体工作，以便衡量成本预算执行效果和成本执行绩效。成本分配过程中最重要的是成本核算，主要是汇总、分析、整理及核算各项成本，分摊产品和服务成本。项目成本管理的目的是要实现成本控制，根据企业实际发展需求及日常经营情况修正和更新成本预算，使企业在科学合理的范围内支出，实现单位成本的收益最大化。随着企业逐渐发展成熟，项目成本管理理论也得到发展，企业认识到实施项目成本管理的目标不只是为了实现成本的节约，还要考虑单位成本的经济效益，即项目的整体价值。

(三)项目成本管理方法项目成本管理的方法有多种，本文介绍常用的几种方法。

1、基于预算的项目成本管理

预算就是事先确定未来在各方面要花多少钱，以及花钱的人和方式。为支持预算，企业需明确融资来源，以及各项资源的市场价格，才能很好地按预算计划来花钱。但是市场是千变万化的，预算不能一成不变，需要根据实际情况作适当调整，更好地指导企业成本支出。

2、基于标杆的目标成本管理

企业以行业内优秀企业作标杆，缩短自身与其距离，实现企业的成长进步。作为标杆的可以是行业内优秀企业，也可以是企业自身过去的优秀业绩，或者是企业内某部门或个人创造的优秀业绩。

3、基于市场需求的目标成本管理

基于市场需求的成本管理方法，最初是因为业内竞争才出现的，但也试用于竞争不是很激励的行业。以食品行业为例，客户饮食需求是经常改变的，且众多的餐饮企业一直追求客户满意度和回头客数量，把握好顾客需求，从需求角度出发，制定产品和营销计划，控制成本支出，将资金用于最能吸引客户的产品和服务上。

4、基于价值分析的成本控制

发展比较成熟的企业会设置专门管控成本的部门，该部门对现有业务流程、用料等各项成本支出有专门的研究，注重于从成本支出获取的价值上分析资金的利用价值，致力于寻找更低成本的替代方案。例如，大型的餐饮企业如果通过数据分析发现将保洁工作外包给专业公司比自身聘请保洁员工更省成本更有效率，就会向管理层提出外包建议。

5、基于经验的成本管理

制度规范的形成建立在经验的基础上，一般来说，管理者基于自己的经验或学习他人的经验，会总结一套行为处事的方法。管理者借助这些经验总结，对物料采购过程中的具体细节作出规定，促使员工货比三家，尽可能以较低价格购入较高质量的原料。在此过程中设置监督机制，防止受惠、浪费、挪用公款等行为的发生。

二、大数据对项目成本管理的影响

大数据技术依托云计算的分布式处理、分布式数据库、云存储和虚拟化技术，可以实现对海量数据的处理，为项目成本管理的数据处理提供了新方法，然而也对企业成本管理提出了新的挑战。

(一)大数据的时代背景

随着互联网的普及，数据的采集和处理变得越发容易，在此基础上，人们可以实现对企业、业务流程等的控制，为更好地深化这种控制，人们需要对数据加以量化，挖掘深层次信息这便是大数据产生的时代背景：人们都想更好地控制、管理这个世界。目前，大数据的存储方式主要以分布式为主，构建主机集合形成具有计算资源能力和数据存储能力的分布式系统。在构建数据存储系统之后，还需要构建数据处理编程模型进行数据分析，并根据用户需求来进行数据选择和提取，计算基数结果，此外，还需要构建数据库以便于数据查询。

(二)大数据对项目成本管理的积极影响

1、推动企业项目成本管理变革

信息获取方式和处理方式的变革创新，可以改变企业传统的项目成本管理模式。在传统的项目成本管理模式下，多数企业成本核算方法也是老套的，这种核算方式采用简单的工时标准归集和分配间接费用，随着间接费用在企业经营过程中所占比重逐渐升高，传统的项目成本管理不再适用，大数据技术的普及就为项目成本管理模式的变革带来了机遇。大数据环境下，企业利用作业成本法进行成本核算，对间接费用进行成本划分和作业成本库的归集，弥补了传统项目成本管理对间接费用处理的不合理之处。大数据下，企业分析相关作业活动，重视一系列作业活动组成的整体作业链上，从宏观上管理和改进成本控制流程，为企业的项目成本管理提供新方式。因此，大数据环境推动了企业传统项目成本管理的变革，帮助企业更好开展成本核算和成本控制，提高项目成本管理水平。

2、提升成本管理至战略层次

大数据是新时代的一次技术变革，不仅对企业成本管理模式产生影响，也提升了项目成本管理的重要性。在竞争激励的市场环境中，企业为追求成本优势，最大限度地利用有限资源，都越发重视成本管理。大数据技术的进步和普及，及其在成本管理上发挥的重要推动作用，使得企业的成本管理越发成熟，企业的战略倾向于如何利用大数据取得成本优势，提高企业的竞争力，因此，成本管理上升至战略层次。

(三)大数据给项目成本管理带来的挑战

大数据技术本身还没有发展到完全成熟的阶段，现阶段还没有统一标准的数据存储形式，此外，企业对大数据技术的应用也存在进步空间，两方面的不成熟导致了大数据会给项目成本管理带来挑战。

1、数据质量有待提高

现实中的数据是杂乱无章的，数据质量难以保证，这对大数据的收集和分析是一个挑战。数据质量代表着数据的可用性，大数据时代背景下，人们更多关注的是数据分析的效率，所以数据的可读性成为影响数据质量的重要因素。企业项目成本有大量的相关数据，随着专业软件的持续更新，会出现数量众多的结构化与非结构化的成本信息，将项目实施整个过程中的成本预算信息、费用支出信息等及时进行采集、整理与筛选，构成行业或者企业的大数据。但是分析所有的数据对企业成本管理是否必要，企业能否保证数据真实反映企业经营状况和成本信息，都是值得考虑的问题。

2、信息的利用效率有待提高

企业引入大数据的目的不仅在于降低项目成本，更重要的是实现单位成本收益的最大化。大数据处理之后得到的成本信息，能不能很好地被企业利用也是一个新挑战，既然不能一味地追求项目成本的最小化，那就需要企业建立完整的财务体系，将项目成本管理系统与财务核算结合起来，否则企业得到的只是零散的成本信息，利用价值不高。辨别出具体哪些信息才是最有价值的，不仅需要软件的支持，也需要经验丰富的成本管控人员，识别有效信息，提高信息利用效率。

3、对成本管控人员的要求较高

当前企业项目成本管理的人员通常都具有扎实的理论知识，但是，比较缺乏实际工作能力与突发状况的应急能力，这些人员需要更多的实际操作来提升自身综合业务素质。现实中成本管控人员存在两方面的问题，第一是企业人员流动较大，成本管控人员缺乏对财务流程和成本处理的整体了解与锻炼，他们在能力提升之后希望跳槽到更好的工作单位，所以业务素质与岗位要求之间始终达不到完美的契合。第二，成本管控人员和财务人员对企业的业务流程缺足够的接触和了解，因此无法很好地分摊企业成本。

三、大数据环境下企业优化项目成本管理的建议

(一)电子化信息平台，专业软件应用

大数据时代下，利用技术优势，建立完整的项目成本管理链条，优化项目成本管理IT系统，具体措施为：第一，系统在进行成本核算时，对成本数据进行全面分析，使得系统对成本核算有知识和经验的积累，同时，允许信息被所有部门共享，提升企业整体成本管理能力。第二，将企业的成本数据在不同时期和不同项目之间进行横向与纵向对比，企业能够更有效的分析自身的成本控制水平，为管理者做出正确决策做出有效支持。第三，自主研发或购买适合本企业的项目管理软件，软件应具备支持“自上而下”项目预算、“自下而上”项目支出的功能，实时跟踪项目成本的变化情况。此外，还需要人为定期核查数据真实性。以食品行业为例，企业项目流程包括原料采购、仓储、加工和销售。为实现这一项目流程的全过程管理，企业需要建立完善的电子系统，用以整合分析内外部数据，包括原料市场的价格信息、需求供给信息、企业经营实际需求信息、仓储量信息等，实现物料从采购到销售全部过程的监控。

(二)项目成本信息与财务数据的对接

为更好地利用大数据处理得到的成本信息，企业应将努力成本管理IT系统于企业财务系统相结合，实现项目成本信息与财务数据的对接，保证项目成本数据与财务数据的一致，提升企业经营效益与效率。

(三)培训相关人员，责任明确到个人

首先，邀请大数据技术和项目成本管控方面的专家或优秀员工，培训相关技术人员和成本管控人员，更新技术人员的理论知识和实战经验，提升成本管控人员对数据信息的敏感度和根据信息管理成本的业务能力。其次，企业应建立责任明确的成本管理体系，实时监督项目成本预算的执行情况，将成本管理效果与各部门、各员工的工作绩效相结合，量化成本管理考核指标，制定相应的奖惩机制。只有将责任明确到个人，才能激发员工对成本管理的重视。

四、结束语

数字经济时代，大数据为企业的项目成本管理提供了新技术、新方法，在很大程度上给企业的数据分析带来了便捷，传统的项目成本管理模式得到变革和创新。由于数据挖掘技术的发展，企业从成本数据处理上得到了大量的有用信息，将成本信息与财务信息相结合，可以更有效地管理项目成本，帮助企业在市场竞争中获取成本优势，项目成本管理也因此被企业更加重视，甚至上升到战略层次。但是因为技术本身和企业技术应用两方面的不成熟，大数据在为企业项目成本管理带来便利的同时，对企业也提出了挑战。企业是否能利用大数据挖掘有效信息，并能利用有效信息更好地进行项目成本的分摊与归集及达到降低项目总成本的目标，此外，大数据环境也对企业相关人员的业务素质提出了高要求。为应对挑战，企业应建立完善的项目成本管理IT系统，将成本管理系统与财务系统相互链接，实现数据整合与信息交流，同时购买或研发适合企业业务的专门财务软件，实现数据处理的自动化。最后，企业要对相关人员进行培训，引导员工接受认同和利用新技术，充分实现大数据技术的价值。

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作者:彭晋谦 单位:香港理工大学