企业采购监督管理体系完善对策

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［摘要］采购活动是每一个企业生产经营的重点工作，也是企业获取利润的重要途径。采购效率及采购质量对降低企业生产运营成本、维护安全稳定生产及产品质量的控制都具有重大影响。企业的采购活动牵涉面广、权利与责任高度交织，企业必须立足于制度建设和体制、机制建设，综合运用各种措施才能取得成效。对于企业采购活动的监督管理必须以人为本，从根本抓起，从采购活动的每一个关键环节入手，建立健全的采购管理制度和监督机制，多部门共同参与、共同监督，促进企业采购管理工作健康运行。

［关键词］采购制度;监督主体;监督管理体系

近年来，随着我国《中华人民共和国民法典合同编》、《招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规以及社会主义市场经济体制的建立完善，目前我国的招标采购仍处于探索阶段，建立健全高效有序的内部管理体制和监督机制，对促进企业采购管理规范高效运行有着重要的现实意义。采购活动并不是简单地拿着钱去买东西，而是起源于企业生产经营对物资和服务需求的一种策略型技术经济行为，最终目标就是保证企业生产运营所需物资的安全、及时、经济供应以及服务的有效加持，从而实现企业的整体效益最大化。［1］采购过程的规范高效一直是企业追求的终极目标，部分企业未能设立合理有效的组织架构、采购管理制度、流程以及监督管理体系，最终导致采购内部管理运行严重“失控”状态。

1采购监督管理应关注的关键环节

(1)采购计划的编制。企业在编制年度采购计划时，申报预算和采购计划部门或者人员将一些并不需要采购的工程、物资和服务项目加入到采购计划中，以谋取部门或个人的私利。还有部分项目采购人式的确定，按照项目属性，有的采购项目采购方式本应该是公开招标，但却被定为单一来源采购，而有的采购项目本应该是单一来源谈判却被定位公开招标，从而增加企业生产运营的成本。在采购计划申报时，须对采购项目的需求、采购人式和预算的准确性进行重点监督。［2］(2)招标机构的管理。在许多国有企业、中央企业和政府的采购过程中，其采购项目大都采用公开招标、委托招标机构组织实施。企业所建立的招标库中的招标服务水平参差不齐，采购部门经办人在抽取招标的时候根据自己喜好直接指定其中某家招标，而避开抽取环节。最终导致各家项目的数量差距较大，招标抽取环节可能存在谋取私利的情况。(3)招标文件的编制。招标文件的编制是招投标过程中非常重要的环节，招标文件编写质量的高低直接影响到最终确定的供应商的优劣，招标文件中投标资质、招标控制价以及评标办法中各商务条款设置的合理性对招标结果的影响很大。(4)采购供应商的确定。采购人根据评标委员会推荐的候选人确定最终的成交供应商，评标委员会的组建对供应商的确立起着关键作用。因此评标专家的产生过程，评标过程的公平、公正成为了重点监督环节。(5)合同管理。合同管理是整个采购过程中的几个关键风险控制点之一，合同的完整、规范、合法是合同签订的关键要素。合同的条款履行必须满足企业的生产运营和工程建设要求，严格按照合同约定的条款执行，确保最终采购的项目保质保量，并按期完成。(6)项目的组织验收。验收是采购过程中非常重要的环节，验收产品质量的好坏直接关系到企业能否健康持续的发展。由于人的因素和各企业生产制造水平和管理的差异化，导致每个企业所提供的产品和服务存在差异化，其中也可能存在达不到企业生产要求的产品，因此采购人员应该牢固树立质量意识和责任意识，严格按照技术文件要求组织进行验收，确保工程和货物质量达到预期的生产要求。［3］(7)项目的结算。项目供应商完成合同约定的事项，采购人组织验收合格后，采购人向项目供应商支付合同金额。合同金额何时支付、支付金额多少、以何种方式支付是一个复杂的决策过程，特别是工程类项目涵盖的内容多，结算的复杂程度高，更应该严格把关。项目结算的科学合理决策和有效执行是监督的重点［1］。

2采购管理中存在的一些问题

(1)采购人员专业素养不够高。采购业务涉及采购需求部门、经办部门以及审计、财务、法律和采购管理部门的相关人员，是一个跨部门、多责任主体共同参与的一项复杂工作。每个责任主体所涉及的人员的专业素质高低直接影响采购工作的效率和质量。部分企业采购人员的选择过程中并没有根据企业的实际需求进行定位分配，许多采购人员身兼数职，从而导致业务人员对专业知识的掌握不够扎实，对招标过程中的关键环节把握不够准确，经验及组织协调沟通能力不够。还有部分采购人员的法律意识淡薄，对《中华人民共和国民法典》合同编和《招标投标法》等采购相关的法律条款掌握不够透彻。例如招标文件的资质条件设置过高、针对性太强，明显排斥潜在投标人参与竞标的情况，技术文件中出现指向性太强的技术条款;另外还有招标控制价设置过高导致企业资金无形流失。采购人员在编写技术文件的时候由于对项目基本情况了解不够透彻，编写的技术文件不够具体，关键要素缺失，最终导致采购回来的产品满足不了企业实际生产需求。(2)采购内部管理机制不健全。部分企业由于缺乏实践经验和理论研究，未能根据自身企业的特点制定出符合企业生产运营需要的采购管理制度、采购管理议事规则、采购监督管理制度、规范管理制度、供应商库管理办法等配套规章制度。［4］由于制度不健全，导致采购部门之间出现责任推诿的现象。(3)采购监督体制不完善。部分企业没有设立独立运行的采购监督部门，采购监督部门与项目经办人、采购管理人员之间的责任模糊，不能各司其职，各负其责;部分企业在采购过程中并没有建立完整的监督体制，没有根据采购流程中可能存在风险的环节编制相应监督办法;还有部分企业的采购监督仅限于对合同签订过程的监督，并未对交货验收、招标过程等环节进行监督。由于对采购全过程的监督流于形式，最终导致一些采购项目出现质次价高或者服务水平和质量不高的现象出现。(4)制度落实不到位。部分企业在内部制定了大量的采购管理制度，涉及采购的人员没有系统性学习相关的法律法规和规章制度，没有构建自身的知识体系，采购工作凭经验办事，不严格按照规章制度执行。

3健全和完善采购监督管理体系的对策

(1)提高采购业务人员的专业素养。①加强对采购人员的培训，高校或者其他企事业单位请有经验的专家学者到公司里面来讲解《中华人民共和国民法典》合同编、《招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规的内涵和要点，以及招标文件编写过程中的关键点;定期对工厂的评标专家进行评标务实培训，并进行适当的讨论交流。要求采购人员公司下发的采购管理制度，学习结束后可以组织考试，以此来提高采购人员的专业素养和自觉性。②提高项目经办人专业水平。在部分工程类、设备类项目的招标过程中，项目工程量大，复杂程度较高，这就需要高水平的项目经办人负责整个技术要求的编写及后续的施工、安装和调试工作，这些都是对项目经办人的考验，因此项目经办人应实时加强专业知识的学习。(2)完善采购管理制度。俗话说:“无规矩不成方圆”，建立和完善“按制度办事、用制度管权、靠制度管人”的体制，使员工养成按规章制度办事的良好习惯尤为重要。［1］从采购的重点环节分析入手，编制合理有效的采购管理制度。以公开招标为例，根据招投标过程中重点环节设置相应的管理制度，有招标库管理办法、合同管理办法、评标专家库管理办法、供应商库管理办法等管理制度，且每一个制度相辅相成，互相补充，使招标过程的每一个环节都有严格的制度保驾护航，每一个与采购相关的工作人员都应遵照程序办事。(3)完善采购监督机制。采购监督机构一般由纪检监察、审计、法律和财务部门组成。应根据各部门在采购过程中的职能职责建立明确的规章制度。审计部门应该对企业重大工程建设项目以及物资采购过程进行专项跟踪审计;在物资及服务类项目的采购过程中，采购部门经办人至少向三家及以上单位进行询价，将询价结果交由审计部门进行核实，最终确定项目的最高限价。纪检监察部门对采购过程中招标机构、评标专家的抽取以及招标资质的设置进行监督，法律和财务部门对合同条款进行修订和完善。(4)加强与互联网企业的合作交流。利用阿里巴巴、苏宁易购及京东商城等电商平台，实现物资网上采购。网上采购不仅可以为企业节约成本，也可以提高采购效率。网上平台的供应商多，可选择的范围比较广，也能以实惠的价格买到高质量的产品。充分利用互联网的优势，优化企业的采购管理流程，实现网上询价、比质比价、技术交流，建立采购与供应商的实时、动态的信息互动交流，实现供应商供应信息和采购管理信息的快速传递与广泛共享，公开采购业务操作过程和决策过程。

参考文献:

［1］赵东彪.浅谈强化企业物资采购监督管理工作［J］．中小企业管理与科技，2013(7)．

［2］孙凯华.关于电信企业物资采购监督管理机制建设的探讨［J］．商业经济，2009(3)．

［3］叶秀萍.构建企业物资采购监督管理机制［J］．中国内部审计，2006(3)．

［4］杨丽华.浅谈企业内部的物资采购监督管理机制［J］．东北财经大学学报，2001(5)．

［5］刘竹芬.企业物资采购风险分析及防范措施探析［J］．中国市场，2020(9):167－168.

［6］张树兵.浅析现代企业物资采购管理方法［J］．中国市场，2013(38):95－96.

作者：钱海盛 李双贵 金强 杨雪娇 许茸 李娴 方瑞萍 单位：红云红河烟草集团