浅谈工程机械设备采购管理策略

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摘要：工程机械设备的采购价格关系着工程整体成本，所购入的机械设备的质量也直接影响着整个工程的施工质量，因此机械设备采购并不是像字面意思那样，只是购买工程所需的设备的那么简单。本文首先指出在质量监管不够严格的市场环境中，采购方一味追求压价而降低成本的做法是造成采购质量低下的主要原因，其次表明工程机械采购要遵循适时、适价、适地、适量等原则，最后对如何加强采购管理提出了更为详细的建议。

关键词：工程机械；设备；采购管理；策略

机械设备自身质量的好坏直接影响着整个工程施工质量。以往企业会选择对机械设备进行租赁来满足自己的生产需求，但是设备租赁常常会由于其服务落后、管理复杂和资金不可控等原因，给企业带来诸多的麻烦与问题，因而如今大多数企业在自身资源无法满足实际需求时，会选择自行采购机械设备。但是机械设备的采购费用并不是个小数目，采购过程中如何甄别选择供应商，如何在保证设备质量的前提下，压低采购成本，又成了如今每个企业都要思考的新问题。

一、影响工程机械设备采购质量的因素

影响工程机械设备采购质量的因素是多方面的，对其进行简单分类的话，我们认为可以从内部原因和外部原因两方面对采购质量失控作出解释。所谓内部原因，主要是指企业采购人员的质量意识不充分，在采购过程中更多考虑的是如何节省成本，增加利润，而对于机械设备的质量考查的不够仔细，在采购环节为了控制成本而去买质量不佳的机械设备，非但不会为企业增加利润，还会由于设备质量问题导致工程出现停工、返工等一系列问题。而影响采购质量的外部因素，主要是指当前市场经济相关的机制还不够完善，对工程机械设备的买卖的市场监管不够严格，一些生产销售厂家钻市场空子，出售一些质量不一又不易分辨的机械设备，对采购人员造成影响。

二、工程机械设备采购管理的基本原则

对于工程机械设备的采购，需遵循适地、适量、适价、适时这四“适”原则。其中适地，是指选择与离工程所在地距离比较近的供应商，因为双方离得比较近的话，对机械设备的使用、维护等问题的沟通上会更加及时，同时也能够减少运费。适量，是指对工程机械设备的采购数量要符合工程实际生产需求，要是购进的设备不足以支撑生产需求，就会影响工程进度，而如果太多，超过了实际所需的话，不但会浪费资金，还会导致库存增加、设备积压，在存储管理上也造成一定的影响。适价，就是指机械设备的价格要适当，太低质量无法保证，太高增加成本。而适时，就是指对于工程机械设备的采购，要在适当的时机进行，要根据工程所需进行采购，采购过早或造成库存积压，采购过晚又会影响工程的正常进行。

三、工程机械设备的采购管理策略

（一）采购设备之前的准备。做好采购前的准备工作，可以大大减少采购工作中出现的失误，保证机械设备的质量。首先，企业中的技术人员要根据相关技术要求，对工程机械设备采购中可能存在的风险做出提示，并提前做好预备方案，实现风险的规避。其次，为避免资金浪费与库存积压，在采购前要提高对机械设备通用性的重视，考虑不同供应商提供的设备之间是不是可以相互衔接，如果有些供应商提供的设备只能自己独立运行，与其他设备之间没有通用性，就可能造成企业生产经营成本的增加，要将机械设备零件本身是否可以互换作为参考条件，尽可能地减少库存中需要进行备件的数量。最后，为了保证所购的机械设备实际应用，降低后期对机械设备的维护难度，采购人员还要有购买国标件的意识，在购买时避免选择那些非标件的机械设备。（二）选定合适的商家。如何从众多生产销售工程所需机械设备的商家中选择最适合的合作伙伴，这是比较困难的一项工作，需要采购人员前期做好充足的市场调查，掌握目标商家市场报价、商家资质、成立时间、主营产品、资信规模、客户调查、所销售的机械设备的技术参数、数量等信息，并对其真实性进行考察。另外采购人员平时也要多留意相关行业信息，经常会有一些不良商家，可以直接将被曝光的不良商家拉进黑名单。我们可以选择在行业和社会上名气比较大的商家进行合作。另外，还需要认真比对同档次、同品类的商家，例如打算购进滑移装载机，市场名气比较大的、同品类、同档次的商家也比较多，比如我们国货浣熊、徐工，国外的还有卡特等，他们的装卸功能实际上都非常优秀且不分伯仲，但是从配置上看，可以明显看出各品牌商品的优缺点，因此在选择商家上，我们要对其进行多方面的比对和考量，选择性价比最高的商家。（三）确定采购方式。采购人员在评估完所需购入的机械设备之后，就要开始考量技术含量、性价比、购买渠道等条件，对采购方式进行最终的确定。有询价采购的方式，这种采购比较容易理解，就是比较厂家报价，从中进行选择。还有竞争性谈判，就是将几家有意愿的厂商聚集起来，大家一起对采购事宜进行谈判，招标人从中选择最合适的一家。竞争性谈判和邀请招标采购的方式比较类似，后者也是向有意愿的几家厂商发出邀请函，让他们应邀前来投标，再从中做出选择。而公开招标，就是提前不限定供应商，使招标面向全行业，凡是对招标公告有意的供应商都可以来投标，招标人再从中选出最佳人选。在招标环节，我们需要避免出现招标环节失真的问题。即采购方为了保证招标过程所谓的公平，会找一些不同档次的产品放在一起比较价格，可是这样的做法就让招标变得没有意义，因为如果出现了低价，我们也不敢贸然的接受。在招标过程中，有时会用到低价原则，但是需要注意的是，这里所说的低价，并不是投标厂家自己给出的报价，而是采购方自己对综合成本预算出的低价，而且低价原则也只是适用于利用率比较低的设备。如果需要采购的设备比较复杂或者利用率比较高，就不能只看中其是否低价，而应该着重考量其售后服务、品牌、技术性能，这些方面如果比较优秀的话，其价格相应就会比较高。除了以上四种方式之外，有时还会直接选定供应商，而直接选定的供应商则是之前合作过的，感觉他们的售后服务、产品质量等都比较满意的，如果他们这次给出的价格可以接受，采购方就会直接从那里购买，省去甄别商家等一系列的麻烦。（四）签订设备采购合同。当通过招标活动，确定了中标人之后，就要进入到签订采购合同的环节。首先需要对中标方发放中标通知书，告知中标方在一定时间内，在合同中写明设备的质保期、价格、时间以及设备的型号、数量等信息。特别是对于机械设备的质保期，要给出准确具体的说明。在实际使用过程中，一些设备缺陷并不会马上显现出来，往往是使用过一段时间之后，才开始出现故障，这个时候很有可能已经超出了质保期。所以在制定合同内容时，要重点明确设备核心部件的质保期限，最好可以延长质保时间。另外，在合同中要附加一些资料，比如产品的合格证以及一些技术资料，其中产品合格证，主要是为了应对业主检查、质检部门抽检，如果一开始没有提供合格证，遇到检查再去找厂商要的话，就会浪费许多时间，带来诸多的不便，而技术资料则主要是为了为后期机械设备的维护节省时间和成本。（五）安装验收。之前在签订合同时，就要对设备的验收程序做出明确的约定，等真正到了验收环节时，供采双方就可以对照合同开始验收。对于机械设备的验收，主要分成初步验收和质量验收两大部分。所谓初步验收，就是采购方根据合同约定，核对机械设备的配件、型号、外观、数量、包装等信息，如果与合同约定内容有出入，就要要求供应室及时作出调整。在机械设备众多信息都核对无误之后，便要安装与调试设备，使其处于运行状态，检查其电气系统、液压、动力等是否正常，确定其可以满足工程施工所需，一切正常之后，便算结束了初步的验收，可以进入质量验收环节。所谓质量验收，就是检验设的性能，例如对压路机的频率、振幅等进行数据收集与分析，当发现设备的性能与合同要求不符时，可要求供应商进行调整。之后保证所有购入的机械设备的基础信息与技术性能、质量都能满足工程施工需求、符合合同约定之后，才能确定合格证明，也就是从签订证明的这一刻起，所采购的机械设备便开始计算了质保期。（六）售后服务。售后服务是工程机械设备采购管理的一个非常重要的内容，处于工作状态的机械设备，会出现一定的消耗和磨损，需要进行定期检修与维护，因而需要采取强制保养的原则。要遵循使用说明，在一定时间内对油品的数量、品牌进行更换，如果在更换时碰到了操作人员没有办法解决的困难，可以向机械设备的供应商寻求帮助，让其派来技术人员帮助我们完成相应的维修保养工作。当然在采购合同中，最好还要双方在机械设备的售后服务上达成共识，明确双方对应的责任，避免日后出现问题双方拒不认账的问题。另外供应商还需要派遣工程师帮助企业人员掌握机械设备使用技术，减少由人为操作造成的机械设备的损坏。

四、结语

工程机械设备采购是一项系统性工作，采购环节中处处隐藏着可能造成采购质量出现偏差的问题，需要采购人员增强质量意识，遵照适时、适地、适量、适价等原则，甄选价格合适、质量过硬的设备进行采购，只有这样才能真正为企业节省生产成本，保证工程施工的正常进行。

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作者:丁洁 单位:对外经济贸易大学国际经济贸易学院在职人员高级课程研修班