政府采购档案管理工作中的问题及对策

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摘要：政府采购档案管理工作主要是对政府相关部门采购活动及各项决策进行记录，也是确保采购公正、公开、公平的重要手段。经过20余年的努力，政府采购管理工作已经获得了长足的进步和发展。但是随着我国经济的发展，加之各方面因素的影响，政府采购档案管理工作开始出现一些弊端与不足，亟需对其进行改进。基于此，本文对政府采购档案管理工作中的问题以及对策进行分析探讨，以期能够帮助有效解决当前政府采购档案管理工作中的问题。

关键词：政府采购；档案管理；存在问题；解决对策；分析研究

政府采购工作是政府能够正常良好运行的一个重要基础，而政府采购档案则是政府采购工作活动过程的书面记录与见证，其不仅能够反映出政府机构进行采购的相关工作过程，也能够真实地记录并反映出在采购过程中的各项具体决策行为。根据政府采购档案文件记载，能够总结政府采购活动中的经验教训，为政府后续采购工作的高效高质开展提供参考。但是当前我国部分政府部门的采购档案管理工作仍然存在一些问题，因此对政府采购档案管理工作中的问题及对策进行分析研究，具有重要的现实价值和意义。

一、政府采购档案管理概述

政府采购也被称为公共采购，是指我国各级政府以及其所属机构为开展日常的政府工作以及政务工作或为民众提供公共服务的需要，在政府财政部门或其他有关部门机构和社会公共监督的条件下，以国家法定的方式、方法和程序，对货物、工程、服务等行为进行采购的过程。政府采购作为一项政府中工作量巨大且复杂的系统工程，必须对其采购过程进行全方面、多层次地真实记录和反映。政府采购档案是政府采购过程中的真实记录与资料，完整、科学的政府采购档案不仅可以确保政府采购工作的顺利进行，而且还可以有效提高政府采购档案管理工作效率。通常情况下，政府采购档案管理工作一般是以文字、图纸、光盘、图表、声像等形式作为载体，且管理工作主要包括：（1）采购项目实施中的文字资料，如采购项目文件材料、评审文件材料、招投标文件材料、合同文件材料等；（2）政府采购档案管理的记录资料，如采购档案查阅与销毁资料、采购档案交接清册资料等；（3）采购管理工作中所涉及的文件资料，如审批资料、政府采购工作相关规定制度、日常统计资料、年度报表资料等。在政府采购过程中，各环节所涉及的档案资料比较多，对其进行良好管理，是尤为必要且重要的。

二、政府采购档案管理作用

（一）采购档案管理是对采购活动的详细记录。通常情况下，政府采购工作需要在公平、公开、公正的情况下开展招标方式工作，从而体现出维护国家与社会公共利益、促进廉政建设、保护采购当事人合法权益等一系列的作用。实际上，政府采购档案的系统性、真实性与完整性将直接影响着后续政府采购工作的开展，也直接反映着政府采购工作质量水平的高低。从宏观角度进行分析，政府采购档案不仅可以为委托单位提供和保存采购的真实数据资料，而且也能够帮助提高政府有关部门进行和开展对采购资料的利用与参考的效果，推动经济建设发展。而从微观角度进行分析，政府采购档案的管理工作能够为相关政府职员提供一定的帮助，是其不断学习、提升自身综合素质与专业水平的一个重要参考。（二）采购档案管理是减少采购风险的重要保证。良好高效的政府采购档案管理工作，能够规范政府采购工作的过程流程，减少和防范采购过程中的风险，减少法律责任问题。在政府采购活动结束时，容易出现部分问题，这些问题具有滞后性，往往在采购结束后暴露，必须加以关注并进行解决。若以司法方式对这些问题进行解决，不仅会浪费大量的现金成本，也会带来巨大的时间成本损失。而采购档案管理工作的良好进行，能够为问题的解决提供具体、真实、完整的相关资料信息，可作为问题解决的直接性证据。因此，政府采购档案管理工作能够有效地减少和防范政府采购的风险，减少法律责任。（三）采购档案管理是优化采购工作的关键环节。政府采购的具体过程一般是根据项目管理的特点，来开展采购档案管理。良好的采购档案管理工作，可以对采购过程进行全方位记录，并在此基础上进行分析、总结和评价，从而对政府采购工作提供帮助，优化采购活动，提高采购的质量水平。

三、政府采购档案管理的常见问题

在进行政府采购档案管理过程中，常见的问题如下：（1）政府采购档案管理规范和标准缺乏统一性，现行的政府采购档案管理工作存在着主体责任不清、标准不一、管理松散等问题，管理模式不够成熟完善；（2）政府采购档案管理存在缺位现象。采购过程是一个复杂的系统性工作工程，包括了众多的工作环节，相应地，管理工作也必须全过程进行和开展。但是当前部分采购档案管理中，存在着档案管理脱节、制度漏洞较多等问题，影响着档案管理的效果；（3）政府采购档案管理基础较为薄弱。由于我国相关的法律法规颁布印发的时间较晚，因此，虽然政府采购档案管理工作在近些年来有着长足的进步，但是基础薄弱问题一直是政府采购档案管理中的一个主要问题，较为薄弱的基础对整体管理水平的提高带来了一定的不利影响；（4）政府采购档案利用效率较低。部分政府采购档案的管理工作中，缺乏对档案资料的整理与分类，导致档案资料的利用效率不高，不利于提高档案管理工作的效果。

四、政府采购档案管理问题的解决对策

（一）宣传采购档案管理工作意义的重要性政府采购档案管理工作有着重要的作用和价值，当前政府采购档案管理工作的开展首先需要提高相关部门与职员的工作意识，通过宣传采购档案管理工作的意义和重要性，创造出良好的政府采购档案管理工作环境，培养和帮助相关工作人员形成档案管理的意识，从而有效提高政府档案管理的效率。（二）完善政府采购档案管理制度通常情况下，政府采购档案管理制度的建立与完善，能够从多个方面帮助和推动政府采购档案管理工作的进步与发展。从宏观角度进行分析，管理制度的建立与完善，能够为整体管理工作的开展提供相关标准与要求，从而规范采购档案管理工作的内容与过程，提高档案管理工作的有效性；从微观角度进行分析，完善的制度能够为相关工作人员提供关键的指导，提升档案管理工作的实际水平与效果。（三）加强政府采购档案交流评审政府财政监管部门可以根据实际工作进行的需要，广泛开展政府采购档案的交流评审工作或相关活动，为政府部门相关工作人员建立一个的交流与沟通平台，推动和促进工作人员之间的交流，这既可以通过取长补短来不断完善采购档案管理工作，还能够帮助政府采购档案管理工作进行优化与改进，从而提高政府采购档案管理工作的质量与效率。（四）开展档案管理多元化建设21世纪是信息化时代和互联网社会，在这一时代背景下，社会各行业领域都在不断地普及应用计算机与互联网技术，从而推动行业领域发展。而在政府采购档案管理工作中，也需要开展管理工作多元化建设，利用现今飞速发展的信息技术与网络技术，大力推动采购档案管理工作的网络化与电力化建设，既可以提高采购档案管理信息化水平，帮助提升采购档案管理工作的实际开展水平，还可以推动采购档案信息网络系统建设，从而最大程度发挥和体现出政府采购档案的作用与价值。

五、结语

总而言之，政府采购档案管理工作是政府日常政务工作中的重要内容，必须对其加以关注和重视。在当前政府采购管理中还存在一些问题，本文对此进行了分析研究，并对其存在的问题以及相应地解决对策进行阐述和总结，以期能够有效解决已经存在的问题，进一步提高政府采购档案管理工作的效率与水平。

参考文献：

[1]尹艳.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技信息,2014(14):159-159.

[2]袁昌平.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].现代经济信息,2016(36):45+47.

[3]黄艺兰.政府采购档案管理工作面临的瓶颈问题及对策[J].卷宗,2017(5):110-111.

作者:郭超 单位:牡丹江大学