工程物资集中采购风险防控探讨

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摘要：近年来，大型建筑企业深入推进物资集中采购，并取得了良好的成绩。如中国铁建股份有限公司物资集中采购中心2019年实施物资集采工程项目2709个，组织实施采购1064次，涉及采购金额784.52亿元，节约资金16.04亿元。但在实施集采过程中也存在各种问题和风险，需要加以处理和防范。从工程物资集中采购过程中产生风险的原因、风险防控的原则和措施等方面进行了阐述。

关键词：工程物资;集中采购;风险防控

1风险的定义

CIPS将风险定义为：“不希望的结果所发生的概率。”风险管理国际标准（ISO31000:2009）简单地将风险定义为：“不确定性对目标造成的影响”。采购过程中可能会发生各种意外情况，包括人为原因、经济原因、政治原因、自然原因等，导致企业遭受利益或者声誉损失。实际采购过程中，风险是不可避免的，我们不可能消除风险，却可以识别并减轻风险。风险防控是从采购过程中运用各项要素，识别、评估、控制风险，并建立合适的流程方案管控风险的发生。风险在很多方面影响着采购过程，因此企业需要建立一套系统性的方法，持续改善采购过程，确保采购行为达到预定的目标。

2集中采购中的主要风险及产生的原因

各行各业的风险点、风险范围千差万别，本文仅从工程项目物资采购的角度考虑集中采购过程中产生的风险。2.1质量风险。前几年“瘦身钢筋”事件给建筑行业带来了巨大影响，有些厂商为了降低成本“以次充好”供应不合格产品，给工程质量造成巨大安全隐患。施工行业每年因为物资质量不达标而导致建好的建筑物拆掉重建的事件时有发生，采购物资的质量关乎工程质量。2.2供应风险。近年来，国家不断加强生态文明建设，加大了生态环境保护力度，加上2015年国家政策提出“三去一降一补”，导致砂石骨料、钢材、水泥等。大宗物资紧缺，很多工程项目物资供应受到极大的影响，有些区域的项目出现了供应中断，导致施工进度暂缓或者停工待料，不仅增加了项目的施工成本，也影响了工程工期。2.3市场风险。主要产生于外部供应市场中的因素变化，主要表现在价格上的变动，如资源稀缺、市场垄断、国家政策、汇率变动等都会导致物资价格上涨。2019年受“无锡高架桥垮塌事故”影响，各地纷纷整治超载问题致使运输成本增加，物资采购成本升高。2.4法律风险。主要产生于采购供应过程中的违法违规行为，例如采购方泄露标底行为、泄露参与投标单位信息等导致的不公平采购行为，还有投标方投标串标行为等。近几年供应链金融模式发展迅速，资金提供方与操作方共同参与投标的情况屡见不鲜。2.5信誉风险。工程款支付一直都是各施工单位最为头疼的问题。采购合同约定的付款方式比较普遍的是结算后次月支付货款80%，剩余15%货款3个月内支付，剩余5%货款作为质量保证金待质保期满无息支付。通过统计，货款支付周期一般为3个月，支付比例约为50%，根本达不到合同约定的付款标准，尤其到项目后期拖欠货款问题更为严重，致使施工单位履约信誉严重受损。各供应商在参与支付口碑较差施工单位招标的过程中会提高报价，导致采购成本过高，形成恶性循环。

3风险防控的指导思想和原则

3.1风险防控的指导思想。树立科学防控观念，求真务实，以数据和事实为依据。围绕采购工作开展风险防控，服务物资采购大局，促进采购工作的有序开展。围绕依法合规开展风险防控，督促采购人员履职尽责，各部门协调配合，保证防控体系运转。围绕企业战略发展总体部署开展风险防控，积极营造人人参与的风险防控氛围。3.2风险防控坚持的主要原则。3.2.1预防为主，防治结合原则。事前防控胜于事后处理，防火胜于救火。发现风险点及时上报处理，制定防控预案。3.2.2依法合规，兼顾效率原则。确保风险防控符合法律法规和企业规章制度要求，既要简化防控流程体系，又要保障风险防控不影响采购效率和效果。3.2.3相互配合，协调统一原则。风险防控不是一个人、一个部门的责任，而是全体员工和每个部门共同的责任，只有加强沟通，保障上传下达的信息畅通，才能有效防控风险的发生。3.2.4科学防治，实事求是原则。优化企业采购管理，筛查采购过程中的风险点，结合企业实际建立风险防控体系。重调查研究、重证据，客观公正，用事实说话。

4严格防控集中采购过程中的风险

任何风险的发生都会给采购活动带来不利影响，轻则增加生产成本甚至导致亏损，重则影响企业发展。要规避采购中的各类风险，必须加强风险防控管理，提高对风险防控工作的认识。企业高层必须充分理解风险防控是促进企业采购降本增效，提升企业管理水平的重要保障。企业必须制定采购策略并切实执行，完善内控制度和监督采购过程，建立预警系统，用于指导采购风险防控工作。4.1识别和评估风险。如果不能发现风险，就不能对其进行分析、评价、管理。风险防控的前提是识别风险和评估风险，就是发现潜在问题和不确定性事件以及评估其发生的概率和造成的影响，然后根据具体情况制定风险防控策略和处理办法。风险识别主要依赖人的经验和认知，结合风险机构研究成果、采购过程监控、采购环境分析、市场情报收集、管理信息系统、关键事件调查、情境分析、质量监测、审计监督等活动发现管理漏洞并查找原因。风险识别之后，要评估风险发生的概率与影响程度，尽可能量化，以便为下一步的防控奠定基础，从而降低风险发生的可能性和减轻风险事件造成的影响。利用风险评估管理工具进行风险登记、评估、监督和检查风险，制定风险防控计划，并准备执行。4.2风险防控体系建设的主要内容。4.2.1按照质量管理体系的要求，健全物资质量管理制度，完善质量管理流程。强化内部职能管理协同，加强供需双方沟通协调，实现采购物资从源头到终端的全过程管控。目前源头采购方式越来越得到施工单位的认可，源头采购不仅能降本增效，还能保证物资质量。根据各项目实际情况，企业应积极组织源头采购工作，并要求供应商从厂商直接发货到工地，厂商直发率要达到90%以上。加大对物资物流配送过程和生产过程的监控，保障采购物资质量符合标准。另外，要加强对物资进场检验环节把控，保证施工用料符合国家检测标准。4.2.2加强采购计划管理，强化组织协调，畅通物资供应通道。建立物资储备管理制度，合理确定和阶段调整应对风险发生的物资储备数量，防控供应中断。建立应急采购管理预案，防止因不可抗力事件、自然灾害、重大疫情等原因造成的供应中断。4.2.3建立指导价格收集机制。实时监测物资价格行情和汇率波动等情况，指导物资采购工作。中国铁建区域集采中心通过收集“www.mysteel.com”“www.ccement.com”等国内比较有公信力的网站信息，归纳总结分析之后将价格信息到项目物资人员群组之中，供项目物资管理人员掌握市场行情，掌控物资采购节奏。另外，定期区域内采购价格和厂商出厂价格，作为采购招标前的参考标准。4.2.4加强采购管理队伍建设和人才培养。强化采购人员专业知识和职业道德教育，严格按工作职责和业务流程开展采购工作。定期开展法律合规教育培训和采购知识培训。建立黑名单制度，对违规违法供应商禁止参与采购活动。结合法律法规和企业实际，完善采购管理制度和违规违法处罚制度，防堵制度漏洞，健全风险防控体系以及风险处理机制。4.2.5成立风险防控考评小组，采用定期考评与巡视检查相结合的方式，对采购部门日常管理、岗位职责、制度规章、采购预算执行情况、采购信息化、采购流程、采购模式、采购效果等进行定性与定量考评。以中国铁建股份有限公司考评集采中心为例，年度考评分为管理考评分值60分和效益考评分值40分，共计100分。考评分值在80分以下的扣减协议费用，80分按约定支付协议费用，高于80分的在支付协议费用基础上予以奖励。通过考评发现风险点，围堵漏洞，提高采购人员积极性和主动性，营造人人参与风险防控的良好氛围。4.2.6成立采购风险事件协调小组，按照工作流程处理供需矛盾。对于项目不按合同约定支付货款的，协调小组介入协调，维护供应商合法权益，督促项目按合同约定履约，维护企业形象。4.3风险防控体系的运转和执行。4.3.1确立重点。结合企业发展战略、每年的工作重点和目标，按计划逐步开展风险防控。如企业在“品质提升年”要重点加强质量风险防控，防范安全事故发生。4.3.2监督审计。大型建筑企业都会涉及到上级审计、贯标、检查等监督事项，企业要以此为契机，梳理采购过程中发现的问题和风险点，作为日常风险防范的重点。4.3.3信息反馈。利用企业物资管理信息平台大数据分析和风险登记簿收集风险信息，对风险信息进行甄别，发现重大风险点要及时上报处理，并提出补救措施和改进方案。要畅通上报渠道和建立应急反应机制，不断改进完善风险防控体系。4.3.4督促整改。发现风险点要提出整改建议，并督促消除风险、跟踪复查，最后总结分析。对相关会议资料、预案、研讨报告等材料进行备案。4.3.5评价风险。风险防控是系统工程，要做到时刻不能放松，就必定会牵扯大部分精力，因此要对风险事件进行分析评价，分类分级处理，分清轻重缓急，要做到全面防范，重点突出，不能“矫枉过正”影响采购效率。

5结束语

风险防范是一项全流程、全方位的综合性工作。采购管理部门应组织协调各方力量，充分发挥各职能部门的专业优势，积极发挥防控作用；建立起纵向到横向的组织体系，共同协作，优势互补，形成合力，形成全员共同参与的防控格局。工程项目物资采购是企业效益的源泉，也是企业健康持续发展的关键。风险防控作为企业采购管理活动的重要组成部分，要从加强对采购活动关键部位和薄弱环节防范入手，不断优化采购管理活动，降低危害企业事件的发生概率和减轻风险事件对企业的影响。通过切实有效的风险防控，进一步提高企业管理水平和经营质量，为企业降本增效和健康发展保驾护航。风险防控是一项长期坚持的工作任务，主要工作是预防，其次是处理。要做好风险防控工作，就必须树立居安思危的风险意识，做好基础性工作，提高防控效率和防控效果，防止企业受到损失和影响，保障企业顺利实现发展目标。

作者:王天宝 单位:中国铁建股份有限公司物资集中采购上海中心