工程建设虚拟采购中心的构建和管理

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【摘要】工程建设是一项复杂而任务艰巨的工作，工程建设过程中涉及的物资采购、供应等物流活动比较多，在实际运行中必须要做好管理工作，以便提高工程建设质量和效率。随着现代化管理技术的进步和信息管理技术的应用，工程建设管理也必须要融入信息科技技术，优化物资采购管理方法。虚拟采购中心的构建满足了工程建设现代化管理要求，提高工程管理效率，使工程建设工作更好的推行。

【关键词】工程建设管理；虚拟采购中心；构建；管理

工程建设过程中工程项目所需要的物资在工程建造成本中占重要的比重，但是工程建设活动中传统的管理方式已经不能适应目前繁杂的工程程序，导致材料采购和供应业务无法得到充分的发挥[1]。所以必须要建立新的管理模式解决物资采购和供应问题。结合目前信息技术和先进管理对工程项目建设的影响，此次研究探讨虚拟采购中心管理模式，优化材料管理，提高工程建设管理质量。

一、工程项目虚拟采购概念

工程项目虚拟采购中心主要特征：工程项目虚拟采购中心主要是为了服务特定工程项目建设需要而由采购方和供应商为成员组成的项目暂时性联合体。其组织成员以信息技术为基础而联系在一起，相互进行信息沟通，形成采购活动参与各方的信息交互网络。各方充分协作并交互彼此资源，以计算机网络技术为纽带实现物资采购活动各项功能临时性虚拟网络组织[2]。这种管理模式通过虚拟采购中心这一信息平台实现各供应商成员资源和信息的共享，针对一些大项目应用虚拟采购中心能够集中获取采购需求信息，通过集中采购减少不确定性对采购的影响，降低采购成本。

二、虚拟采购中心的应用

工程项目虚拟采购中心的运行基础是信息技术的支持，信息技术的应用为虚拟中心各方提供便利。从项目采购方的角度看，工程项目采购过程就是供应商成员管理的过程[3]。采购方进行供应商管理的流程可以分为采购准备、采购协商、采购执行三个部分。其中采购准备阶段主要是对潜在供应商的选择；采购协商阶段主要是与供应商的商谈，并签订采购订单；采购执行阶段主要包括交货与检验、运输等，以及处理必要的退货和后续服务。采购流程各个阶段流程如下：1.采购准备阶段信息化。这个阶段的主要工作是评估潜在采购产品和供应商，需要产品和供应商名录以及在线检验工具。Agent工具是在互联网上代表客户执行任务的软件，它可以依据特定的采购情形提供问题的解决方案。在准备阶段Agent可以执行查询或过滤潜在产品和供应商。主要是因为Agent能利用自身人工智能特点接受信息分布着有关信息要点的注册，同时能依据这些信息主动通知用户谁能够提供其所需要信息。另外，在线检验产品样本工具的应用能够将部分原本需要实地检验的工作转变成虚拟活动，从而有效加快采购流程，降低采购成本，又能够随时提供所需产品的信息。2.采购协商阶段的采购信息化。这个阶段主要包括与供应商的谈判和订购流程，在谈判过程中采购合同的参数是一定的，在互联网交易机制下，采购方和交易方可以实现网络直接合同协调，然后进行静态定价或者动态定价。在这个过程中电子留言板可以通过特定的采购或销售意向促进采买交易关系，采购方公布采购意图后，供应商可以进行信息匹配；然后供应商开始报价，报价过程中需要用到报价邀请，这个程序的主要特点是供应商和采购商可以直接接触，显著加快采供双方谈判流程；互联网目录的设置，能拿个在多媒体展示的情况下提供产品电子化概览，使潜在供应商从预先设定的产品分类中选择自己所需要的采购的对象。这个程序的特点主要在于可以选择静态价格[4]。互联网拍卖系统是有别于互联网目录的一种系统设置，在拍卖过程中，很多采购者共同竞购一个供应商产品。采购者和供应商均可以作为拍卖的发起者，从而减低采购产品价格，另外还能够显著加快投标和谈判流程。在线谈判系统对于互联网拍卖系统来说，以合同成交价格为核心，对于协商事项超出价格范畴，拓展到其他各种交易条件的商谈，比如采购产品的包装规格、供应商运输方式以及定制加工等。3.采购实施阶段的信息化应用。采购协商完成后签订采购合同，在采购实施阶段主要应用在线物流服务和在线财务服务，在通信平台、物流数据库和物流信息处理只见的写作实现，其中物流数据库为在线物流服务奠定基础；次系统使采供双方能够直接获得特定的数据信息。物流信息处理工具一方面能同步手机物流阶段的相关产品信息，提高物流运作的透明度了另外能对所掌握的商品信息通过统计、分析等处理功能提高物流业务员的准确性。在线财务服务，主要包括财务活动本身、保险、风险控制和会计控制以及支付等。在线财务服务应用工具能够使财务流程更加准确、快速的完成。比如采购方的内部系统能够通过互联网或企业内部我那个直接连接到银行和保险公司，实现财务处理。4.综合应用系统。采购过程中综合性应用系统应用包括协作规划、预测和补货系统（CPFR）：此系统可以支持采购方和供应商之间的合作性采购和供应规划、预测以及存货管理。工程项目物资采购主要以工程建设现场需求拉动物资采购过程。CPFR利用对反馈信息的快速、准确掌控能力提高供应商对工程现场物资需求的水平。另外，也通过互动式协调过程不仅工程采供双方之间的合作，同时使双方共同分析产品设计开发计划和物流计划等信息，增进双方相互理解，使采供双方更加顺畅的完成整个交易过程。

在工程建设管理中，提供虚拟采购服务平台的管理模式，将设计、采购、建造各个阶段成为一个整体，实现全过程、全生命周期的工程项目建设管理。从采购准备阶段、协商阶段、实施阶段等不同方面进行信息化管理，从而有效促进工程项目管理水平的提高，最终降低成本，提高工程效益。

参考文献：

[1]张晓芳,杨维,邵剑超,等.本钢信息化ERP系统优化及技术进步[Z].本钢集团有限公司.2013.

[2]高等学校工程管理虚拟实验室系统研究[Z].建研科技股份有限公司.2010.

[3]李立勇.五景医药销售管理系统的设计与实现[D].四川:电子科技大学,2011.

[4]王伟.西部现代物流发展模式——虚拟物流[C].//中国物流技术协会%中国物流与采购联合会.第三届中国西部现代物流研讨会论文集.2003:19－24.

作者:王聪 单位:江西省咨询投资集团有限公司