财务管理与采购管理资产管理协同研究

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摘要：近年来，中职院校发展不断壮大，财政资金的投入力度加大，教育教学设备等资产采购量大幅增加。在这个过程中对职业院校的采购管理、资产管理进行全方位科学研究就非常有必要。本课题从财务管理的角度出发，协同研究采购管理与资产管理，系统推进优化中职院校财务管理、采购管理、资产管理工作，从而更好地保障职业教育事业的可持续发展。

关键词：中职院校；财务管理；采购管理；资产管理；协同研究

一、财务管理、采购管理与资产管理的现状

（一）财务管理的现状。财务部门已经成为学院的一个重要部门，财务管理发挥着越来越重要的作用。但由于在观念上长期存在重核算轻管理，重部门项目预算和项目控制，轻经济效益，财务管理的弹性相当大，在很大程度上弱化了财务管理的功能。具体表现如下。1.重博弈轻规划。在学校内部资源分配时，有限的教育资源，是用于学校优先发展的优势专业还是用于扶持弱小的专业，也就是“扶强”还是“扶弱”的问题，往往很难抉择，不能同时满足各部门的诉求。内部资源配置主要是通过编制校内预算来实现的，而预算又没有明确的目标，因此校内预算是部门间的“讨价还价”，内部资源配置成为各部门之间“博弈”的结果。2.重投入轻产出。职业院校作为全额拨款或差额拨款的事业单位，所有的资产归国家所有。国家将资产交给学校经营和管理，既不需要偿还也不需要分享经济利益，资产缺乏有效的管理和监督。长期以来的拨款体制，多拨多用、少拨少用的经费管理习惯导致各个学校拼命争取资金，重投入轻产出，只注重资金使用，忽视资金的使用效益。投资过程中，由于缺乏时间价值意识、资金成本意识、风险意识和社会效益意识，没有进行充分的可行性论证，项目就匆忙上马，导致投资效益低下，进而影响学校的可持续发展。3.重审批轻责任。近年来，不少院校已经建立了一套比较完整的审批体系，出台了各自相应的《财务工作手册》，使各项支出的审批规范化。这种审批制度，强调财权的运用，各个层级的领导履行了审批支出的权力，却没有落实承担支出效果的义务，最后把开源节流的责任全部落到财务人员身上，不利于学校财务运行机制的建立。（二）采购管理的现状。近年来，由于国家对职业教育的投入不断增加，学校每年用于采购的资金也越来越多。年度采购预算少则几千万，多则上亿元，大多数是财政性资金，因此学校采购也是政府采购的重要组成部分。为做好采购管理，各级财政部门出台了一系列涉及采购业务的内部控制规范和制度，各学校也积极地推进采购内部控制建设，取得了初步成效，但也还存在一些问题。具体表现如下。1.组织机构不健全，难以相互制衡。很多学校建立了采购工作小组，由校长或副校长担任组长，采购管理部门、财务部门、监察部门负责人为成员，研究处理采购工作中的重大事项。但是决策权、执行权、管理权、监督权的界限不是很明晰。通常采购部门的人既是参与决策者，又是执行者，监察部门的人既是决策者，又是监督者。双重身份的重合会影响到相互制衡。2.采购系统不完善，造成重复购置。按照学校的内控制度，在采购之前均须经过前置审批。但是在实际审批过程中，由于现有的管理体制不完善，导致只要部门提出采购需求、经费允许就可以申请购置；经费申请渠道较多，形成多头申报，使得审批没有落到实处。3.采购需求不合规，采购不能顺利完成。采购需求通常是“谁采购，谁提出”。制订采购需求时要求合规、完整、明确，不得有歧视性条款或者倾向性的限制要求。部分高端的教学设备需要资产使用部门或人员进行采购。由于资产使用部门的人员不熟悉招投标的规则，再加上知识的局限性，在采购时往往让供应商来提供具体商品的需求文件，且缺乏专业论证。这样的采购很容易引起倾向性质疑，导致采购不能及时完成，影响到正常教学和工作。（三）资产管理的现状。资产管理是学校管理中的一个重要组成部分。资产管理逐步实现了信息化，部分学校自主研发或采购了资产管理系统，如国子软件，财政部门也推广了资产管理云平台，大大减轻了资产管理的工作量。但是资产重复录入、资产流失和资产重复购置的状况依旧存在。主要表现如下。1.资产系统不完善。财政部门的资产管理云平台上线时间不长，部分功能还没法实现。国子资产管理软件目前对资产管理来说还具有不可替代性。因此就造成了资产重复录入的情况。资产管理员在国子管理软件中录入，财务人员又要在资产管理云平台上录入，一边是为了资产管理，一边是为了资产折旧，相当于同样的工作要做两次。工作量大且不说，很容易造成两个系统的数据不一致，如资产分类、单位等等，给财务工作造成很大的困扰。2.资产管理力量薄弱。虽然绝大部分学校都已经设置了资产管理职能部门，但总体来说力量还是比较薄弱。因为不够重视，有的学校把技能水平低或没有地方安排的人员安排为资产管理人员，由于业务不熟悉，不能熟练操作电脑，不熟悉资产的分类，不熟悉各个环节的衔接等问题，给资产管理工作增加了难度。3.资产审核、调拨、租赁程序不到位。按照各个学校的做法，在采购前必须要经过资产审核，才能进入采购环节。但是在设置审批流程的时候，存在着流程后置的问题，并将审批权限错误的赋予资产采购人。这样就失去了资产采购审核的意义，容易造成重复采购。职工换岗和部门资产调剂都会带来资产调拨的问题，由谁来做资产变更，程序上没有明确规定，导致资产管理员对资产调拨过程不清楚，只能靠资产清查时来纠偏。学校资产租赁前要先经过财政批准，批复后才允许出租。在实际工作中，经常存在未经批准就出租的情况，或者没有提前报批，导致资产部分时间闲置。

二、财务管理、采购管理与资产管理三者关系与协同

财务预算是采购流程得以展开的依据，即财务管理为采购管理提供依据。采购过程中，财务管理又为采购管理提供资金保障。采购完成，资产入库，是资产管理发生的前提。资产管理过程中又涉及资产处置和清查。没有财务管理，采购流程就无法继续，更不会产生资产管理的对象，三者的关系密不可分。资产管理管理的是资产的实物形态，财务管理管理的是资产的价值形态，如果双方沟通不足，就无法真正体现管理的效果。那么如何妥善解决学院目前财务管理、采购管理与资产管理方面存在的问题？我们不光要“分而化之，还要合而谋之”，其实就是在解决各自问题的基础上，协调好三者之间的关系。（一）预算编制环节的协同。通过财务预算编制来控制采购预算。预算主要解决支出的科学分配问题，实质就是解决“该不该买”和“买多少”的问题。各业务部门根据下一年度的工作目标，提出本部门的采购需求，并提供预算编制的基础资料。资产管理部门收到各业务部门的采购需求和相关资料后，结合资产的存量，进行必要性分析，将初步审核意见提交预算管理小组确定。专业性较强的重大采购项目，须委托校外专家或机构对方案的可行性、计划的科学性和金额的合理性进行综合立项评审。财务部门根据资产管理部门最终确定的采购项目，对采购预算的资金来源进行落实论证，编制采购预算指标。在预算编制环节资产管理部门提前介入，能尽可能地减少重复购置，提高资金使用效率。（二）采购环节的协同。通过财务编报确认书来协同采购管理。采购预算指标批复下达后，业务部门依据采购预算数和实际工作需要，进入采购环节。财务经办人需在政府采购管理系统中编报采购确认书，确定采购方式和预算金额。政府采购方式的选择直接关系到采购工作能否正常进行。由于可选择的采购方式很多，有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、自行采购、竞争性磋商、电子卖场等等，不同的采购方式应遵循不同的程序和要求，采购方式的选择既具有法定性，也具有一定的灵活性。因此，财务经办人在编报采购确认书前，应根据采购事项的具体要求，进行充分沟通，合理确定采购方式。一般学校通过采购付款的内部控制程序来实现财务对采购的监督管理，这能在一定程度上防范采购过程中的差错和舞弊。但财务管理的这种监督作用，多少显得有些被动，与财务管理的地位不太相称。因此，财务人员应实际参与采购过程，参与招标文件的制订，在采购付款条件、采购风险控制等方面提供更专业的意见；监察人员应全程参与采购过程，进行全面监督。（三）验收入库环节的协同。通过采购验收协同财务管理、资产管理。（1）采购完成后，学院要组织采购项目验收。采购与验收是两个不相容的岗位。因此采购经办人可以发起验收申请，但不能同时作为验收人员参与验收。验收成员由资产管理员、使用部门人员、监察人员组成，重大、复杂及专业性较强的项目可聘请校外专家参加验收。（2）验收通过后，采购经办人负责到资产管理部门办理资产入库手续，资产管理员在资产管理软件中办理入库登记，形成资产卡片。财务部门提取资产数据，对资产分类、资产入账价值、计量单位等是否准确进行审核，提出修正意见，并据以计提折旧。目前固定资产分类的国家标准和财务规则规定存在不一致的地方，这是导致账实不符的最主要原因。部分大型仪器的重要零件更换按照材料入库，而不是资产，也导致了账实不符。所以在资产入库时，不仅需要考虑该件物品能否单独使用，同时还要考虑到对该项物品的处理方法。因此，统一资产分类标准，是资产管理和财务管理相结合的关键。（四）资产使用环节的协同。通过资产使用来协同反馈采购管理。资产使用部门或人员领用资产时，必须到资产管理部门办理资产领用手续，资产管理员即在资产管理软件中办理出库登记。资产的使用部门或人员发生变动时，双方人员必须到资产管理部门办理变更手续，资产管理部门要及时在软件内进行更新。教学专用设备必须设置设备使用台账，记录使用时间、地点、人次、设备状况，并由经办人签名。设备使用台账每学期末交给资产管理人员汇总留存，并将结果作为设备采购绩效评价和确定下一年度预算的重要依据。（五）资产处置环节的协同。通过资产处置手续加强资产管理与财务管理的沟通。资产长期使用后不能继续使用或其他原因需要对资产进行处置的，资产使用部门或人员先提出处置申请，资产管理部门审核后会签财务部门，报学院领导批准，最后上报主管部门及财政部门。只有在资产处置最终批复后，才能根据批复要求，对资产进行实物处置，不得擅自在批复之前处置资产。资产处置后，资产管理部门要及时办理资产注销登记，并将资产处置批复、注销登记、处置结果等资料及时送到财务部门办理资产核销手续。（六）资产清查环节的协同。通过资产清查协同财务资产核算账与资产管理台账。资产使用部门自领用资产后需定期进行资产自查，资产管理部门则每年必须进行一次全面清查，将资产数据库中的资产与财务部门登记的资产一一对应，保证账账相符，账实相符。对于清查中发现的问题，应协同财务处按照规定的流程及时进行调整处理。

三、结语

综上所述，通过对财务、采购与资产管理的工作重点及相互之间的关系分析，我们发现财务、采购与资产管理三者相辅相成，是一个不可分割的整体。只有进一步加强各部门之间的有效沟通，提高财务人员、采购人员和资产管理人员的素质，才能有效地协调好三者之间的关系，才能提高资金利用率，才能真正体现管理的效果，才能为学校的健康发展提供更强大的助力。

参考文献:

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[3]杨雅兰.中职学校内部控制新探讨[J].财务与金融，2011（05）.

[4]吴庆霞.论中职学校的内部控制[J].会计师，2013（13）.

作者:童成霜 王连英 章飞飞 陈子欣 单位:浙江交通技师学院