国际工程项目采购管理控制分析

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近年来，在国际工程项目市场投标中，竞争对手恶意的低价中标情况普遍存在，导致国际工程项目资金结算效率越来越低下，因此，国际业主的多元化需求对员工技术能力提出了更高的要求。面对业主的多元化需求及严峻的市场态势，加强国际工程项目物资管理控制，提升物资采购技术水平迫在眉睫。笔者以中油管道物资装备有限公司为例，分析目前国际管道工程项目物资采购存在的问题，并提出了相应的优化策略，以期对国际工程项目采购管理控制提供一定的借鉴。

一、国际管道工程项目物资采购存在的问题

1.工程项目业务量下降，市场竞争激烈。目前，油气长输管道建设系统内管道建设项目步伐放缓，系统外市场竞争愈发激烈。国际大型EPC项目数量锐减，中标项目业主融资不到位或资金链断裂造成项目无法启动或暂停执行的情况也时常发生。各项目采购主体多元化的现象依旧存在，导致国际保供项目业务量急剧下降。加之迫于市场竞争压力，各项目部多采取低价中标策略，项目盈利情况不容乐观，采办分包服务费一降再降，甚至无法兑现，造成保供项目收入被不断压缩。2.价格波动大，施工周期长，不确定影响因素多。国际工程项目投标阶段，很多物资的技术参数不齐全，投标过程中物资询价一般按照中等技术进行询价，为了中标还要尽量压低价格。很多物资的市场价格变动较快，甚至较大。另外，金融汇率也给中标以后物资采购带来了较大挑战，尤其工期较长的工程项目，物资价格波动导致超出概预算的情况时有发生，对成本控制影响较大。国际工程项目一般施工周期较长，中国参建的油气长输管道项目一般都在发展中国家，甚至是在安全动荡较大的国家，致使政治、经济、法律等安全风险较大，因而国际工程项目施工进度受到较大影响，对员工的人身安全也造成较大影响。这在一定程度上对物资采购控制提出了更高的要求，尤其是当地的物资采购控制。3.物资技术更新频繁，对供应商缺乏有效的管理与监控。国际工程项目物资技术文件版次升级较为频繁，有的物资的技术要求多次变更，严重影响了采购效率。在采购过程中，国外业主和项目部指定较多的物资供应商，对很多物资供应商的后期管理控制难度较大，加之部分项目由于资金紧张长期拖欠供应商货款，导致物装供应商的催款函和律师函不断，采购难度和法律风险持续增大。

二、国际工程项目物资采购优化策略

1.加强国际工程项目投标管理。（1）做好前期投标介入工作，多了解业主实际需求，充分了解业主所在国的政治、经济、文化、资源供给状况，以及业主在以往项目中的表现和信用状况。多搜集和了解其他投标商的情况，在投标中做到趋利避害，有的放矢。（2）重视业主批准的供应商目录。有的招标书中，业主会向投标商提供一个批准的供应商目录，其中列明了项目所需的设备/材料的生产商的名称和产地要求。采办的设备/材料的报价要基于该供应商目录进行，否则，脱离该目录后的报价将失去意义。（3）加大与设计部门的沟通力度，重视料单整理环节。采办报价的准确与否很大程度上取决于设计部门提供的数据单及技术参数的正确性、完整性及准确性。在获取设计部门出具的料单后要仔细核对，如果发现错误、遗漏、设计参数不明确时，甚至有任何不明白的地方，要详细记录并与设计相关专业科室沟通解决。随着设计的进一步深化，投标阶段会出现设计变更料单和技术要求的情况。这些都要在采办报价中及时更新。（4）进行投标“后评价”。一个项目投标结束后，无论结果如何，都要对整个投标的过程和结果进行全面、系统的评价和分析。若项目中标，则投标小组总结经验后进行全员共享，以便下一个项目投标借鉴。若项目失败，投标小组需对投标过程进行细致全面的分析，总结出失败的原因教训，作为今后投标的防范。2.加强物资采购技术管理，提升员工物资采购技术水平。组织有关人员对近年来各国际工程项目物资采购技术文件、技术协议书、图纸、质量证明文件等进行整理汇总，并对相近的油气长输管道物资技术进行对比分析，做好技术储备，并上传至公司知识管理系统，全员进行分享。采购单位组织采购业务人员加强物资采购技术文件的学习，结合专业岗位进行技术能力评估，提升采办技术能力。除对技术文件的学习外，要多组织员工到物资生产厂家进行实地考察学习，在掌握厂商生产能力的同时，提升员工对物资真实技术的掌握能力。目前，中油管道物资装备有限公司已整理完成各类物资采购技术文件2000多份、技术协议书1600份、质量证明文件6000多份，技术管理明显加强。3.强化国际工程物资供应商管理。针对国际工程项目，结合实际采购物资，广泛寻源，对寻源物资供应商采购资格准入、生产加工能力、社会信用评价、采购过程评价、合同履约后评价等相关信息进行采集管理，充分掌握供应商资源。针对业主和项目部制定的物资供应商目录，同样要采取生产资质和工厂能力评价。对评价结果不合格的厂商，要立即通知业主和项目部，避免采购过程中发现物资不合格的情况，影响采购进度。同时，应该向国外业主推荐中国的优秀供应商，避免过分依赖国际供应商。必要时，邀请国外业主到国内供应商实地考察，以充分扩大供应商范围，为后期采购提供便利。加强物资合同结算管理，及时与业主和项目部沟通，做好项目清款结算，及时向供应商支付货款，增强双方的互利互信，以便后期采购合作便利。4.加强物资采购总体采办计划编制控制和采购过程关键点控制。（1）加强国际工程项目采办总体计划及采购方案的编制与审核工作。采购总体计划必须充分考虑工程项目施工进度、重点控制工程和里程碑、重点物资供应商名录、重点物资的质量控制措施、物资价格概预算控制、物资采购过程风险及控制措施，等等。总体计划编制完成后，要组织专家进行评审，充分结合大家的意见，使总体采办计划有效。在实际采购控制过程中，及时根据实际调整计划，与业主和项目部做好沟通，避免计划出现较大偏离和影响采购效率。（2）加强物资采购过程关键点控制。物资采办实施过程中，与设计部门充分沟通，减少技术要求变更次数，尤其是对重大技术变更控制，强化技术要求的准确性和及时性。在招标或谈判过程中，要提高招标文件和谈判文件的编制质量，充分考虑采购程序、影响价格的因素、评审标准、供应商资源状况、价格估算情况等，针对潜在投标人提出的疑问，及时做好澄清，从各个工程开始源头控制，减少流标情况的发生。确定了物资中标商，就要加强物资生产质量控制，重点关注物资驻厂监造、出厂检验、第三方复检。加大物资运输过程控制力度，针对不同的项目，采取不同的物资包装方式，以便适应空运、海运、陆运的方式，降低物资运输过程中的质量风险。通过国际工程项目采购管理控制，公司国际工程项目采办能力得到了较大提升，员工技术能力也得到提高，供应商控制能力增强，极大提升了公司的竞争优势，为今后国际工程项目采办市场开发打下了良好基础。

作者:杨雪光 单位:中油管道物资装备有限公司