集中供热企业采购管理研究

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[摘要]采购成本占企业总成本比重大、占用资源多，是企业成本管理的关键。采购也是企业生产经营活动的基础性、支持性工作。做好采购管理工作就必须提高采购需求的计划性，加强风险管理，保障供应的稳定性，做好供应链和价值链管理，建立战略合作关系，维护产业生态和价值增值最终实现的同时实现企业目标。苦练内功，建立健全采购管理制度，提高采购人员专业技能，达到专业、科学采购。加强信息管理，提高信息共享程度，避免信息孤岛，降低沟通成本。最终实现企业采购管理水平提升，为实现企业经营管理目标做好保障工作。

[关键词]采购管理、管理制度、专业胜任能力

企业采购工作具有对企业生产经营影响大、耗费资源多等特点，采购工作为企业生产经营提供了基本物质保障，企业方方面面均离不开采购工作提供的材料、设备、服务。采购质量、采购价格、供货周期、采购管理水平对企业成本管理、质量管理、生产管理等目标的实现影响巨大。企业要实现经营目标，就必须要充分认识到采购管理的重要性，发现目前管理工作存在中的不足，及时消除缺陷和隐患，提升企业采购管理水平。

1采购管理的重要性

通常情况下企业大部分的成本均以对外采购形式发生，采购成本占企业总成本比重大、占用资源多，要实现企业生产运营成本有效降低，提高企业经营效率和效益，加强采购管理、减少供货周期、提高采购质量、控制采购成本，具有重要的现实意义。缩短采购供货周期和供货的及时性可以缩短集中供热项目的建设期、检修期、提高生产率、减少库存、提高资金周转率、增强企业的应变力。采购质量控制到位，能为项目稳定运行打好基础，降低运营成本，减少和避免供热不稳定的风险。做好供应商管理、协作，达成与供应商的双赢，实现节约资金、采购质量提升、降低风险，以快速形成生产能力。通过与市场和供应商接触，可以获取到对企业有用的信息，学习先进技术、工作组织方法、管理经验，达到取长补短，提高产品和服务质量、降低成本的目的。

2采购管理现状

2.1管理制度设计或执行缺陷。采购管理制度是企业众多管理制度之一，是构成企业制度体系的重要部分。各企业会根据自身情况制定的各种管理制度虽然各式各样，但其核心和共同的主旨都是规范和服务于企业的发展，保障企业经营目标的实现。实践中，由于缺少完善的采购制度，不能体现制度对工作的指导和规范作用，导致：出现不合规操作、采购产品质量得不到保证、采购价格难以降低；采购制度和采购人员岗位职责结合性差；采购工作职责难以明确落实到人；采购审批权限划分不明确、审批程序无明确规定等等，降低了企业采购工作效率，增加了采购风险，影响了企业经营业绩。2.2忽视采购人员专业胜任能力。企业忽视采购管理人员的专业胜任能力，缺乏对采购管理人员对于采购管理知识的专业性注重，不关注采购流程。采购人员由于缺少所采购专业基础知识、不了解相关的市场信息和需要采购的材料、设备、服务相关的信息，在与供应商的谈判和议价中处于被动地位，不能可靠衡量采购质量、价格水平、技术状况供应稳定性等因素，对采购的把控力差，采购成本难以降低。2.3采购需求计划管理未有效开展。采购需求的计划性差、没有或很少进行采购需求计划，导致采购总是多次零散采购、频繁应急采购，造成采购部门的采购工作呈现计划采购少、应急采购和临时采购多，降低了采购工作的效率，采购零散难以享受规模效应，同时受要求的供货时间短的影响，难以充分考察甄选到足够的合格供应商，实现充分竞争，采购中的议价能力弱。2.4采购和库存信息共享不到位，物资利用率低。通常情况下，采购由需求部门提出采购需求，采购部门负责采购，到货后由需求部门领用，两者之前属于供求的关系范畴。工作中沟通和联系很少，由于采购和库存信息共享不到位，容易造成有的部门出现材料物资积压而在其他部门则出现短缺，降低物资利用率，增加存货对资金的占用，降低资产周转效率。

3提高采购管理水平的应对措施

3.1建立和健全企业采购管理制度和流程，并保证其顺利实施。根据企业自身情况制定确实可行，高效的管理制度，明确权责权限，职责范围，使得相关人员各司其职，从采购计划到采购实施，合同签订到到货验收，及后期对供应商的评价，做到合理、合规，流程执行顺畅高效。3.2提升采购人员的专业素质，使其具备专业胜任能力。由于集中供热企业对采购部门和采购环节重视不够，企业采购部门人员的专业素养普遍不高，要提高企业采购管理水平，采购人员就具备较高的专业素养，对采购管理、设备专业知识有一定程度的了解。要达到这一目标，企业在聘用采购人员时就必须严格把关，不具备相应专业背景和工作经验的人员不得任职采购岗位，其他岗位调任采购人员必须经过专业培训和学习，经考核合格后方能上岗。此外，企业应加强采购人员的管理、监督、培训，使所有采购人员明确认识公司经营现状、管理现状、采购管理及相关管理制度，充分认识和理解自己的岗位职责，为履行好自己的职责打好基础。通过组织采购人员参加培训和学习，使其对企业经常采购的材料、设备、服务相关的技术和基础知识、市场状况、供应商情况等市场信息和发展趋势、新的采购管理技术和方法的发展有足够的了解，以便采购人员准确理解、掌握企业的需求，在采购实施过程中能从价格、质量、供应周期等方面进行全方位把控，为企业甄选出最恰当的供应商。另外，企业要建立学习型企业的企业文化氛围，倡导全员学习，促使采购人员主动学习和关注行业信息和采购等多方面的知识，提高自身的工作能力和专业素养。组织采购参加各种专业采购培训和会议，不断学习其他企业采购方面的经验，鼓励采购人员及时总结、提炼自己采购工作中的经验，定期通过经验交流会等形式进行内部经验交流，达到相互促进，提高自己专业技能的目的。高效沟通能力和专业谈判能力是优秀的采购人员不可或缺的技能，在重视专业的同时提高沟通、谈判能力，能使采购制度、流程的顺畅运行，降低采购风险，采购工作更加高效地开展，达到采购效率、效益双提升，优质、高效地完成企业的采购任务。3.3加强需求计划管理，改变采购模式。集中供热企业的组织架构复杂，部门繁多，采购量大，同时可能涉及多个在建工程和众多运行维护工作、检修项目，分散零星的采购模式难以与企业需求现状相匹配。企业必须改变需求管理模式、采购模式和采购流程，实施需求计划管理、集中采购以满足企业的现实需求。集中采购是一种高效、节约型的采购方式，更能适应、满足集中供热的特点和现状。集中采购对采购部门的统筹协调能力的要求较采用分散零星采购提出了更高的要求。集中采购模式下必须全面实施计划管理，加强需求计划管理。需求部门必须在规定的时间内提交采购计划，采购部门在对采购计划进行汇总后，按照企业招采制度流程实施招标、询比价等采购工作程序，按规定程序和权限进行审批，最终确定最适合的供应商，签署和履行采购合同。实现采购部门工作的集中规划，有条不紊地推进，减少重复工作、降低采购工作量，提高采购工作效率。集中采购模式能够有效减少企业的采购成本支出，易于采购中形成和利用采购规模效应，有利于和供应商构建战略联盟，建立长期合作关系，增强企业在采购中对质量、价格的把控能力，达到在价格一致的情况下取得质量更好的采购标的物，在质量相同的情况下实现采购价格的降低。同时获得供应商对企业采购合同的优先处理，缩短供货周期，更加及时取得企业所需采购标的物，高效地完成采购任务，减少公司在采购方面出现的风险。3.4加强供应商管理。企业采用集中采购模式对供应商也提出了更高的要求。企业要实现供货效率的提高、供货周期的可控性和供货的稳定性，就必须加强供应商管理工作。企业采购部门首先必须做好供应商信息调查，建立合格供应商库：供应商资质、经营状况、履约情况、信用状况、财务状况等调查；企业的产品的质量现状调查；价格调查；实地考察。其次，在采购过程中必须对供货商进行全程的监督和管理，要求供货商必须严格遵守企业的采购管理办法和流程。第三，必须跟踪供应商履约情况了解和反馈，及时考察市场，及时了解市场动态，开展市场比价等工作。此外，可根据需要对供应商开展企业最新的采购管理制度的培训和相关业务指导，使其及时对相关管理制度有必要的了解必要，规范其供应活动，更好的履行合同。3.5运用即时通讯工具、互联网和管理信息系统等进行采购管理。利用即时通讯工具和互联网，可以实现沟通的及时性，使企业的数据管理、数据共享更加便捷化，信息处理更加高效。集中供热企业的采购需求复杂、要求高，需要从质量、采购周期、价格、规格等方面予以全面把控，因此采购部门运用管理信息系统作为有效的数据管理平台，实现采购过程和信息的全面精准把控和高效使用。合理设置共享访问权限，适当范围公开采购数据，使采购过程和环节透明化。方便需求部门了解采购的需求情况和企业库存状况，实现内部合理调配，不仅能够有效监督，还能够节约资源。采购管理部门利用数据库中的信息，全方位、准确地掌握采购情况，清晰地了解采购的规格、价格、数量、质量和技术要求，便于进行询比价、对比分析和甄选。同时通过查询历史采购信息，了解发展规律和趋势，提高需求计划的准确性和及时性。通过查询，对不同批次的交易进行对比，能够找出差异，发现变化状况，达到有效地形成监督。采购部门通过互联网向供货商发出采购文件，并通过实时通信工具，如微信、QQ、电子邮件等方式进行及时交流和核实，实现采购时间和成本的节约。通过互联网达到足不出户地实现供应商的资料积累和调查，为采购项目获取到更多的合格供应商，实现供应商的充分竞争、实施招标、比价奠定基础，工作更加便利高效。通过信息化手段管理物资的入库和出库，实现台账管理精细化，便于企业及时了解库存状况，便于管理库存，避免重复采购和冗余物资的出现，减少库存和资金占用，提高管理效率。3.6加强采购监督。建立采购管理全面监督和管理机制，确保采购工作中严格执行企业采购管理制度流程，实现采购全流程、规范化监督，有效地减少和避免采购环节上出现的各种问题，实现采购招标、比价和合同签订等工作的公开透明，阳光采购。

4结语

综上所述，对于集中供热企业来说，其采购管理工作面临采购量大、牵涉部门多、采购品种繁杂等诸多特点，要提高采购管理水平，就必须进行需求计划管理和采购模式的改变，在高质、高效地完成采购任务的同时实现采购成本的节约。虽然现在采购管理中还有不少缺陷，但只要企业各级管理层充分重视、采购部门和企业内部各部门团结协作、相互支持，不断进行改进和创新，一定能够实现采购管理水平快速提升和企业健康、有序发展。

【参考文献】

[1]李政姜宏锋.采购过程控制：谈判技巧•合同管理•成本控制[M].北京：化学工业出版社，2010.

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[4]刘宝红.采购与供应链管理：一个实践者的角度（第2版）[M].北京：机械工业出版社,2015.

[5]宫迅伟.如何专业做采购[M].北京：机械工业出版社,2015.

作者:刘宁 单位:北京京能房山热力供应有限公司