高校物资采购管理内部控制措施

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[摘要]分析了推进高校物资采购管理内部控制的重要性，然后重点探讨了高校物资采购管理工作的内部控制措施，以期能够进一步提升高校物资采购管理水平。

[关键词]高校物资；采购管理；内部控制

随着国家教育大众化的实施，高校办学规模越来越大，采购的物资越来越多，如何进行内部控制，将有限的资源实现最大化利用，减少浪费，减少消耗和支出，使更多的材料、设备、用品都得到高效利用，从而减少资源沉积，成为高校重点管理的内容。加强物资采购的内部控制是有效的管理方法。

1推进高校物资采购管理内部控制的重要性

1.1可以进行有效的风险控制。物资采购流程较多，设有多个采购节点，每个节点需要多个环节构成，因此，无论是公司采购还是高校采购，过程都较复杂。其主要环节概括起来就是申请、核对、采购、验收监督和入库保存等等。任何一个节点都不可避免存在着风险，例如保存不当物资功能失效，验收监督不到位，物资以次充好等，给高校教育环境的改善和教育力量带来较大的损失。而内部控制则可以有效降低采购风险，使物资采购进入良性轨道，有效降低了物资的浪费和价值降低风险。1.2可以保障物资采购的正常运行。由于高校设立众多分支机构，不同机构采购物资不同，数量、质量、型号、用途等各不相同，导致采购分支较多。在这样的情况下，多分支采购往往存在采购滞后、数量不足、质量不佳或者是采购超过使用要求时间，导致高校采购业务无法满足教学和管理要求。因此，构建统一的内部控制体系，加强采购分支的内部管理和沟通，才能实现采购业务良性有序进行。1.3可以有效遏制贪腐问题。高校采购物资一般具有数量大的显著特点，在庞大的规模下费用数额也较庞大，容易被一些心智不坚定的采购人员产生冒险心理，从而损害国家利益中饱私囊。而建立内部控制体系后，利益挂钩现象得到有效遏制，采购风险大大降低，大大降低了腐败几率和可能性，使得高校物资采购重新走回正常轨道，真正为教育事业服务。

2高校物资采购管理内部控制措施

2.1强化采购风险的监督与防范措施。物资采购具有一定的风险性，在思想认识上要具有较强的防范理念，时刻提醒自己的责任心不要偏离，对于高层管理人员更要重视采购风险，从内部控制上进行采购管理与采购监督，运用有效的风险评估和防范机制，对采购各环节进行重点监督，重点控制，降低采购风险发生的几率和级别。同时，建立采购档案，对采购风险进行动态控制、岗位控制、多元化控制，从而提升高校物资采购水平、采购管理水平和采购效率。2.2建立健全采购管理与内部控制制度。高校物资采购有序良性运行需要科学合理、完善规范的管理制度为支撑，使物资采购低风险、少腐败，保证内部控制的真正落实。因此，制度的完善至关重要，是采购科学性，内部控制有效性的前提。在建设和完善采购制度时，要周全考虑内部控制的约束性，符合国情，符合高校自身的发展特点和教育层次，符合国家相关法律法规。制度要涵盖采购的所有部门和所有环节，责任落实到所有人员身上，采购流程全部实行内部控制，在事前、事中、事后进行全程动态控制，使内控体系有标准规范科学合理的制度作引导。2.3强化采购人才队伍建设，优化岗位设置。自国家实施政府采购后，高校成立了独立的采购部门，对高校所有的物资采购工作进行独立运行。这种新设立的部门尚处于前期阶段，无论是人才储备还是岗位构架或是责任权力划分等都没有具备成熟的条件，使得采购部门空有其表，无法实现科学合理的采购。因此，高校要着重培养专业的采购人才队伍，使人岗配套，解决一人多岗的问题。同时，实施岗位职权分离策略，达到公共监督的目的，从而保证内部控制的更好落实与实施。2.4推进信息化建设。当前信息化技术、大数据技术、数字技术等在各行各业广泛应用，高校采购同样需要这些技术的支持来实现采购的高效率化、数字化和信息化，实现采购信息共享，有利于实施内部控制的各项规定。运用信息化技术后，物资采购不再需要纸质媒介，所有环节都实施电子化，提高了报送、审批、管理、跟踪等环节的效率，采购信息共享和可追溯性得以实现，物资采购的内部控制更为直接和客观，避免了主观私改的弊端。物资采购得到技术保障后，内控管理、单价公开、专项采购，招标采购等都得到了真正落实。2.5对整个采购过程进行有效监督。当前虽然实施统一采购，实施内部控制采购，但都是采购后的评价，以及整个采购过程均缺乏有效的监督，采购细节并未真正实现内部控制，导致内部控制无法实现自身的功能。因此，在进行物资采购时，为落实内部控制，需要从多方面入手：一是进行全程内部控制，事前、事中、事后均有内控人员的参与的监督管理；二是信息公开，所有采购细节全面透明化管理，信息共享，从而保证采购的公平、公正、公开；三是实施全员监督和第三方监督，加强采购管理，提高管理水平。2.6加强全面管理与控制。当前阶段，高校物资采购主要分三个步骤，一是预算，二是计划，三是实施。看似严谨，但实际缺乏有效的管理，往往导致三步自身独立，无法真正地和谐统一。因此，高校要加强全面管理与控制，使各步骤高效统一，采购管理连贯无死角，将有限的财政资金高效地利用起来，实现物有所用，推动教育事业不断前进。

3结语

新时期，各个高校应认识到内部控制对于物资采购工作的重要性，重视风险防范、制度建设、人才建设与岗位优化、引进信息化技术、对整个采购过程进行有效监督与全面管控。

【参考文献】

[1]刘国菊,刘洪宇.高校采购工作内部控制管理研究[J].现代经济信息，2017(10).

[2]王凤旭.浅析采购环节中的内部控制——以高校采购业务为例[J].中国集体经济，2012(28).

作者:史达 单位:常州信息职业技术学院