企业服务采购中竞争性采购方式探讨

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企业采购活动的标的主要为物资、工程和服务，其中服务类采购因其自身的特有情况，在应用竞争性采购方式时，实践中可能遇到一系列问题和困难，对其原因的分析及缓解措施的探讨，可能对企业服务采购管理有所借鉴和助益。

一、企业服务采购

企业服务采购与物资或工程类采购相比，尤其是与物资采购相比，有若干特有的情况。在企业采购活动中，对采购需求本身的认识和表达，是各类活动的前提和出发点，因为它构成了询价和供应商报价的基础，也是报价评审与合同谈判的立足点，并将最终成为合同执行与验收结算的依据。正是在这一最基础的环节，服务采购与物资采购有较为明显的区别：物资类采购的需求通常清晰而明确，并且易于表达和传递，可以用一段简洁的文字甚至一组编号和代码来精确定义；而服务类采购可能需要专门编制若干页甚至几十页的采购技术规范书来陈述需求，而且即便如此也无法绝对确保其定义的严密和精确。此外许多服务采购项目受其履行方式与成果交付的限制，所面临的市场环境与物资采购也有所不同，其市场的竞争性与可选的供应商数量往往低于物资类采购，例如人力外包、后勤保障、安全保卫、现场口译等服务的供应商往往是地区性的。这种情况在日常生活中也屡见不鲜，在货物贸易的供应商和供应链已经全球化时候，许多服务贸易仍有赖于本土的供应商提供，我们可能发现美国超市中部分货物价格与中国相同甚至低于中国，但同时美国理发服务的价格可能是中国的十倍。

二、企业服务采购中应用竞争性采购方式的问题和困难

采购方式通常包括公开招标、邀请招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等多种类型，如果进一步细分甚至还有子类型或特定类型，但总体上采购方式可以归为竞争性采购与单一来源采购两大类型。除法定招标项目外，在一般项目的采购方式选择中，竞争性采购也因为大家对其流程规范性、采购过程的公开性、以及竞争背景下的性价比或成本优势等的广泛认知而备受推崇。但具体到服务类采购项目，应用竞争性采购方式，在业务实践中遇到了若干问题和困难，包括：（一）供应商对服务需求的理解可能不一致。由于服务类项目本身的特点，对其需求的充分认知和精确定义较为困难，实际工作中服务类需求的多样性、复杂性，以及用户部门的专业配置等情况又加剧了上述困难，部分用户提供的采购需求文件粗糙而模糊、甚至存在遗漏或错误，使得供应商在收到需求文件后的理解可能不一致。这种不一致可能导致需求的反复澄清，并影响采购进度；可能导致多个供应商实际上在以不同的价格基础提交报价，并影响采购本身的有效性；甚至可能在合同执行阶段才发现买卖双方有不同理解和分歧，更尴尬的是买方此时的主张可能无法得到文件的直接支持。（二）供应商数量可能不足。由于服务类项目本身的特点，其市场的竞争性与可选的供应商数量往往低于物资类采购，相对而言更容易发生参与竞价的供应商数量不足的情况，从而导致竞争性采购失败。尤其是服务需求表达不清晰的情况下，考虑参与成本，有限的供应商更容易由于难以确定报价基础而心生退意或者疑虑。实践中，某企业服务项目竞争性采购的一次成功率仅有约60%。（三）报价评审的有效性和质量可能偏低。首先，竞争性采购的报价评审基于规则和文件，如果评审方式选择不当、或者评分细则设计不合理，可能对报价评审的有效性和采购质量造成严重影响。虽然这些问题在物资采购中也存在，但由于其本身的性质，在服务采购中发生的更加频繁、也更突出。例如与服务需求的表达类似，服务采购的评分细则设计本身也更难精确和客观。其次，评审人员的能力和对项目的认识不足，也可能导致评审结果不能反映买方的实际需求。尤其是相对于物资采购，服务采购的评分细则中更容易出现主观性较强的软性指标，而且服务采购的类型也更加庞杂。

三、应对前述困难的对策和建议

针对前述企业服务采购中应用竞争性采购方式的问题困难，在分析原因的基础上，企业可以采取若干措施来缓解和改进，控制偏差和风险，提升服务项目竞争性采购的有效性。（一）提升服务采购需求文件的质量。作为采购活动的出发点和立足点，服务采购需求文件编写的质量至关重要，为规范服务采购需求的识别和表达，提升服务采购需求文件的质量，建议推行模板化管理，制定通用的服务采购技术规范模板。在此基础上，鉴于到服务采购需求类型庞杂、专业跨度大，可以进一步考虑逐步建设专用技术规范模板；对于极个别具有高度专业性的服务采购项目，采购技术规范书可以委托专业机构编制。对于通用的服务采购技术规范书而言，其结构与内容可以考虑项目概述、服务范围、技术要求、适用的规范与标准、责任范围、工作接口、进度与协调、文件提供与交付、验收规定、质量要求、工作条件、后勤条件、培训要求、保险要求等内容。（二）提升服务采购评审表的质量。同样地，在服务采购中应用竞争性采购方式时，考虑制定评审表编写指南，提升服务项目评审表的质量，避免评审内容不具有针对性、指标数量过少、软性指标过于模糊、没有评分细则等问题。（三）选择适当的评审方式。针对服务采购项目，建议研究不同的市场环境下，不同类型服务采购项目的具体特点，推行分类管理，制定和选择适当的评审方式和评审规则，以提高评审的质量和有效性。包括选择公开招标还是询价采购，或者竞争性谈判；评审方式为经评审的最低价法还是综合评估法，或者其他评审方法；综合评估法中技术、商务、质保等权重的设置和计分规则等。例如在培训、咨询等特定类型的服务采购中，服务质量难以事前预算和评价，经评审的最低价法的有效性是存疑的，甚至综合评估法都需要详细设计才能保证效率。因为此类项目，即使表述为文字的服务采购需求和采购技术规范书相同，但不同的供应商、或者同一供应商的不同团队、甚至同一团队的不同状态或阶段，在同一价格下的服务质量可能都是不同的。（四）其他措施。为应对可选供应商数量或积极性不足的情况，在实施供应商开发的同时，也可以通过服务需求的整合与统筹，以及需求计划管理，将小、零、散的服务采购需求整合为有价值和有吸引力的项目；必要时，这种整合甚至可以超越企业本身的边界。此外，对企业服务采购技术、商务、财务等专业人员的能力培养与提升，当然也有其价值，毕竟企业的制度、程序、流程、知识、技能等要素，都以人为载体，需要人来落实和执行。

参考文献：

[1]邵松长.企业采购管理的现状、问题及对策[J].财政监督,2017,（10）:114-117.

[2]孟春.金融企业IT人力外包服务采购若干问题解析[J].招标采购管理,2017,（8）:35-38.

作者:任健 单位:中广核核电运营有限公司